Chuyển đổi số trong ngành khách sạn

Chuyển đổi số đã diễn ra trong nhiều thập kỷ nay kể từ mạng internet xuất hiện. Tuy nhiên, trong ngành khách sạn và du lịch, các đại lý du lịch truyền thống vẫn chưa chú trọng đến việc chuyển đổi. Một số người vẫn thích tìm kiếm thông tin được cung cấp từ các đại lý, bằng cách này, khách hàng chỉ nhận được thông tin khi trực tiếp đến liên hệ tại các đại lý. Dịch vụ chậm chạp, tốn thời gian mà không đảm bảo bạn sẽ ra về với tấm vé du lịch trên tay hoặc là phiếu xác nhận đặt phòng khách sạn.

Khi thế giới số phát triển, hành vi khách hàng cũng thay đổi, tạo ra tác động sâu sắc đến ngành khách sạn và du lịch. Khách hàng kỳ vọng sẽ có những trải nghiệm cá nhân hóa, từ việc chọn điểm đến dễ dàng chỉ với vài cú nhấp chuột, thông tin mở rộng về chỗ ở như dịch vụ khách hàng, các hoạt động trải nghiệm, tiện nghi trong phòng và nhiều hơn thế nữa. Liệu khách sạn của bạn có bắt kịp với sự phát triển của chuyển đổi số không? Làm thế nào để đi theo xu hướng số hoá? Trong bài viết này, chúng tôi sẽ “cập nhật” xu hướng chuyển đổi hóa khách sạn hiện nay để bạn có thể tìm được phương hướng riêng để chuyển đổi cho khách sạn của mình.

Chuyển đổi số

Bạn có thể đã nghe qua thuật ngữ này rất nhiều lần trong vài năm trở lại đây, nhưng chính xác thì Chuyển đổi số là gì? Đó là một quá trình thích ứng với công nghệ kỹ thuật số để thay đổi các quy trình kinh doanh hiện tại, thay thế quy trình thủ công bằng quy trình kỹ thuật số. Quá trình này sẽ tác động không nhỏ đến văn hóa doanh nghiệp, nhân viên và cả khách hàng cho dù bạn có muốn hay không.

Nhiều người nhầm lẫn rằng quá trình Chuyển đổi số có thể dễ dàng đạt được bằng cách vận dụng công nghệ tiên tiến nhất vào hoạt động doanh nghiệp của mình. Đây thực chất chỉ là quá trình số hóa, đó là hành động đưa toàn bộ doanh nghiệp của bạn đến với thế giới số. Trong khi Chuyển đổi số rộng hơn rất nhiều. Đó là quá trình vận hành hoạt động doanh nghiệp của bạn theo một cách mới, một cách kỹ thuật hóa. Trong năm 2018, Forbes đã từng đề cập khả năng thất bại cao của các doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số và hầu như không thể đạt được 70% mục đích ban đầu đặt ra. Mỗi cuộc cách mạng mang tính thay đổi cần đến một kế hoạch chiến lược, và quá trình Chuyển đổi số cũng không ngoại lệ.

Vì sao chuyển đổi số mang lại lợi ích cho khách sạn của bạn?

Tích hợp di động

Hầu hết mọi người ngày nay sở hữu ít nhất một thiết bị kỹ thuật số cho mục đích cá nhân. Công nghệ đã ảnh hưởng đến cách mọi người tiếp nhận kiến thức và từ từ thay đổi thói quen mua sắm của bản thân. Việc đặt phòng khách sạn trở nên dễ dàng và nhanh chóng thông qua ứng dụng di động hoặc trang web khách sạn trực tuyến. Nếu khách sạn của bạn tích hợp phần mềm quản lý khách sạn trên thiết bị di động, khách hàng có thể chủ động hơn trong mọi việc, từ nhận phòng đến đặt dịch vụ phòng, từ việc chọn phòng đến mở khoá thông minh và trả phòng tự động mà không cần trực tiếp tiếp xúc với bất kỳ nhân viên nào.

Một số khách sạn nâng tầm trải nghiệm dịch vụ bằng cách cung cấp các công cụ tăng cường trải nghiệm thực tế ảo. Khách hàng có thể khám phá các tiện nghi khách sạn, nhà hàng, bãi biển, bảo tàng, cửa hàng và quán cà phê ở khu vực lân cận. Những phương thức này đã được áp dụng rộng rãi để các khách sạn cạnh tranh với các đối thủ và chứng tỏ sự thích nghi nhanh chóng của họ với công nghệ tiên tiến nhất.

Tối ưu hóa các hoạt động hàng ngày với IoT

IoT là một mạng lưới các thiết bị vi tính, máy móc và kỹ thuật số tương tác với nhau thông qua internet để nâng cao trải nghiệm người dùng. Thông qua công nghệ hiện đại, ngành khách sạn đã đón đầu IoT và áp dụng bằng cách cho phép hệ thống Quản lý khách sạn tương tác với các thiết bị kỹ thuật số cá nhân của khách.

Việc này giúp đẩy nhanh việc vận hành của khách sạn. Không còn các thủ tục giấy tờ thủ công để nhận phòng và việc phân công dọn phòng được đồng bộ với bộ phận lễ tân thông qua phần mềm quản lý khách sạn. Các khách sạn cũng lắp đặt các đèn cảm biến ánh sáng có thể tự động thay đổi mức độ ánh sáng dựa vào điều kiện ánh sáng tại phòng, TV nhận diện giọng nói trong phòng. Nó làm giảm bớt khối lượng lớn công việc quầy lễ tân và cắt giảm chi phí vận hành của khách sạn.

Tối đa hóa trải nghiệm của khách hàng

Với sự trợ giúp của công nghệ hiện đại, khách sạn của bạn có thể nhận được luồng dữ liệu liên tục từ khách hàng như trải nghiệm hoặc đánh giá của họ. Việc cải thiện hoạt động vận hành của khách sạn dựa vào việc phân tích những dữ liệu này. Bạn có thể dùng những dữ liệu này để cá nhân hóa trải nghiệm của khách hàng, cung cấp các gói khuyến mãi phù hợp với các phân khúc khách hàng.
Không thể phủ nhận những lợi ích mà quá trình chuyển đổi số mang lại. Doanh nghiệp của bạn có thể đang nằm tại một trong sáu giai đoạn của quá trình chuyển đổi số dưới đây. Liệu bạn có biết mình đang ở giai đoạn chuyển hoá nào? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu sơ lược qua các giai đoạn này.

6 giai đoạn chuyển đổi số

Giai đoạn 1: Kinh doanh thông thường

Trong giai đoạn này, bạn vẫn giữ nguyên cách bạn đang vận hành hiện tại trong công việc kinh doanh của mình.

Giai đoạn 2: Hiện tại và chủ động

Chuyển sang giai đoạn 2, bạn bắt đầu nhận ra sự cạnh tranh và nhu cầu thử nghiệm những ý tưởng mới, áp dụng công nghệ vào thực tiễn kinh doanh. Đương đầu với thử thách, khó khăn. Hãy tìm cách khắc phục và chậm rãi nhận thấy doanh nghiệp của bạn đang chuyển mình.

Giai đoạn 3: Chính thức hóa

Đừng đứng yên trong vùng an toàn, bạn hãy mạo hiểm bắt đầu triển khai, thử nghiệm áp dụng công nghệ mới. Đây là giai đoạn bắt đầu quá trình chuyển đổi. Các thử nghiệm mang lại kết quả tốt. Hãy đưa doanh nghiệp của bạn tự tin tiến về phía trước. Trong giai đoạn này, bạn sẽ thấy những thay đổi trong văn hóa doanh nghiệp của mình. Sẽ không có được sự chuyển đổi nếu không có những thay đổi này.

Giai đoạn 4: Chiến lược

Trong giai đoạn này, các phòng ban trong doanh nghiệp của bạn nhận ra sức mạnh của công nghệ kỹ thuật số. Tất cả đều để tạo ra một lộ trình chiến lược mới. Các quản lý cấp cao sẽ đưa ra chiến lược thay đổi. Doanh nghiệp của bạn sẽ có những cách tiếp cận và đầu tư linh hoạt hơn, phân định công việc và các vai trò của nhân sự rõ ràng hơn.

Giai đoạn 5: Hội tụ

Khi đã hoàn thành lộ trình chiến lược, đã đến lúc thành lập một nhóm chuyên gia để đạt được các mục tiêu chiến lược, hãy đảm bảo bạn luôn theo dõi sát sao quá trình chuyển đổi số. Văn hóa và cấu trúc tổ chức doanh nghiệp có thể đã thay đổi trong giai đoạn này. Bạn gần như đã sẵn sàng trên đường đến sự thành công.

Giai đoạn 6: Sáng tạo và thích ứng

Các doanh nghiệp đến được giai đoạn này đồng nghĩa với chuyển đổi số đã là một phần của doanh nghiệp của bạn. Đó là khi đội ngũ lãnh đạo cấp cao nhất của doanh nghiệp hiểu và thấy được những lợi ích của chuyển đổi số. Họ chấp nhận việc thay đổi không ngừng là điều cần thiết đối với doanh nghiệp. Doanh nghiệp của bạn chủ động tiếp cận các công nghệ hiện đại và thích ứng nhanh chóng, dễ dàng với thế giới số không ngừng phát triển.

Những nỗ lực thực hiện để hướng tới quá trình chuyển đổi số không chỉ đặt áp lực và khó khăn lên ban lãnh đạo mà còn cả đội ngũ nhân viên. Không rời khỏi vùng an toàn sẽ dần đưa doanh nghiệp của bạn đến sự lỗi thời và tương đồng với thất bại. Trong thời đại công nghệ phát triển như hiện nay, việc chuyển đổi số trở nên thiết yếu, đặc biệt là trong ngành khách sạn.

Nếu bạn đang tìm kiếm lời khuyên và ý kiến của các chuyên gia về chuyển đổi số, cùng theo dõi buổi Hội thảo trực tuyến của chúng tôi với chủ đề Chuyển đổi số trong ngành Khách sạn dưới đây. Đừng quên đón xem bài viết của chúng tôi về cách định hình quá trình chuyển đổi số của bạn, những thách thức bạn có thể gặp phải trong quá trình chuyển đổi số và cách thức vượt qua chúng và tiến tới thành công trong bài blog tuần tới.

 

Learn More

Cách tiếp cận mới cho giải pháp quản lý khách sạn – CiHMS đã sẵn sàng bước vào thế giới

Mọi công đoạn được hoàn thành sớm hơn một ngày so với kế hoạch – thời hạn deadline đặt ra để hoàn tất việc chuyển đổi việc vận hành giải pháp quản lý khách sạn mới – CiHMS cho toàn bộ 35 cơ sở khách sạn của khách hàng. Đây có thể là điểm dừng cho Dự án triển khai phần mềm quản lý khách sạn đối với khách hàng nhưng đối với chúng tôi, đây mới chỉ là bước khởi đầu. Việc phát triển hệ thống quản lý khách sạn của chúng tôi vẫn chưa dừng lại tại đây, thay vào đó, nó vẫn không ngừng được cập nhật để thích ứng với thế giới công nghệ đang phát triển nhanh chóng như hiện nay. Những phản hồi tích cực mà chúng tôi nhận được từ khách hàng sau một quý chuyển dữ liệu sang CiHMS đã củng cố niềm tin của chúng tôi để chia sẻ giải pháp quản lý mang tính đổi mới, linh hoạt, đa tính năng và có khả năng mở rộng của mình cho ngành Khách sạn.

Đội ngũ chúng tôi quyết định đem giải pháp quản lý khách sạn CiHMS bước vào thế giới

Chúng tôi muốn giúp những người đang tìm kiếm về giải pháp quản lý khách sạn PMS “phù hợp nhất” với họ, đảm bảo tự động hóa tối đa các hoạt động kinh doanh và hỗ trợ nhân viên làm việc với năng suất cao nhất. Làm thế nào CiHMS có thể giúp bạn và khách sạn của bạn đạt được tất cả những điều trên một cách an toàn và không mắc phải sự cố? Cùng tìm hiểu dưới đây là một số tính năng nổi bật của CiHMS:

Giải pháp quản lý khách sạn toàn diện

Thay vì lo lắng về việc tích hợp nhiều hệ thống quản lý khác nhau cho khách sạn, thì với CiHMS, chúng tôi đem tới một giải pháp quản lý khách sạn toàn diện, hệ thống “tất cả trong một” dành cho bạn. CiHMS giúp tự động hóa mọi hoạt động kinh doanh của bạn, từ lễ tân cho tới hậu sảnh (back office). Giải pháp quản lý khách sạn cung cấp nền tảng đặt phòng tập trung, đảm bảo giá phòng và các chính sách được đồng bộ đồng thời từ các đại lý du lịch tới bộ phận lễ tân của bạn. Giải pháp cũng được cài đặt hệ thống báo cáo tập trung, đảm bảo bạn có thể tạo các báo cáo tại mọi thời điểm cho bất kỳ cơ sở nào thuộc chuỗi khách sạn của mình mà không cần vận dụng bất kỳ một thao tác thủ công nào. Hồ sơ khách hàng của bạn cũng sẽ được tạo ngay sau khi tiến hành đặt phòng và cập nhật liên tục cho tới ngày họ rời khỏi khách sạn. Nếu bộ phận tiền sảnh được hỗ trợ bởi hệ thống đặt phòng phức hợp, bộ phận hậu sảnh có thể nhờ vào tính năng Buồng phòng của chúng tôi, tính năng này sẽ hỗ trợ theo dõi tất cả trạng thái buồng phòng và cho phép khách gửi yêu cầu khi cần. Hệ thống sẽ nhắc nhở nhân viên thường xuyên để đảm bảo không có yêu cầu nào bị bỏ sót hoặc công việc nào chưa được hoàn thành.

Chúng tôi cung cấp cho khách sạn của bạn giải pháp quản lý khách sạn toàn diện CiHMS với nền tảng điện toán đám mây

Ngoài ra, CiHMS là một giải pháp quản lý khách sạn dựa trên nền tảng đám mây. Điều này cho phép bạn có quyền truy cập vào tất cả các tính năng trên một cách thuận tiện bằng thiết bị di động. Hơn nữa, nếu bạn đang sử dụng hệ thống On-premise (tại chỗ), việc chuyển sang sử dụng CiHMS sẽ giúp bạn giảm những gánh nặng về khoản tài chính cho công nghệ thông tin(Để tìm hiểu kĩ hơn, hãy đọc bài blog của chúng tôi “Cloud vs On-premise PMS: Đâu là giải pháp tối ưu cho khách sạn?”)

Bên cạnh giải pháp quản lý khách sạn PMS, CiHMS còn bao gồm 6 phân hệ khác: Quản lý giá và quỹ phòng (RRM), Kiểm soát vá so sánh giá (RSS), Đặt phòng dành cho đại lý (PTA), Quản lý kênh phân phối (DCM), Đặt phòng trung tâm (CRS), Quản lý nhà hàng (POS – F&B). Mỗi sản phẩm đều có tính năng riêng biệt:

  • Quản lý kênh phân phối (DCM): là công cụ cốt yếu bạn cần để quản lý phòng và giá từ hàng trăm kênh phân phối toàn cầu. Đồng bộ giá và quỹ phòng theo thời gian thực. Tránh tình trạng overbooking, đồng thời giúp tối đa công suất phòng khách sạn.
  • Đặt phòng trung tâm (CRS): cái tên nói lên tất cả, hệ thống tập trung tất cả thông tin đặt phòng từ tất cả các kênh phân phối. CRS cung cấp báo cáo chi tiết và cái nhìn tổng quan nhanh về tình hình kinh doanh của khách sạn
  • Quản lý giá và quỹ phòng (RRM): với chức năng chính đã được mô tả đầy đủ trong tên gọi, RRM giúp tối ưu việc thiết lập giá phòng, mã giá và loại phòng. RRM cho phép các khách sạn thiết lập điều kiện thay đổi giá phòng theo nhu cầu của khách sạn, chẳng hạn như theo mùa, những ngày đặc biệt (ngày lễ và cuối tuần), thời gian lưu trú tối thiểu, v.v… Thông tin hiệu suất giá phòng được thể hiện trên báo cáo đa dạng như đồ thị hoặc biểu đồ, giúp đưa ra quyết định chính sách giá nhanh chóng.
  • Kiểm soát và so sánh giá (RSS): hỗ trợ thu thập thông tin giá phòng từ đối thủ cạnh tranh cũng như từ các kênh phân phối khác nhau theo khu vực địa lý, với các giá được phân loại theo hạn mức, khuyến mãi và điều kiện. Tất cả dữ liệu đều được cập nhật theo thời gian thực và được xuất báo cáo chi tiết. Hệ thống cung cấp những dữ liệu chi tiết và đa chiều để nhanh chóng xác định tiềm năng thị trường và phát triển các chiến lược giá hợp lý.
  • Đặt phòng dành cho Đại lý (PTA): kết nối khách sạn của bạn với các đại lý du lịch. Hệ thống này cho phép các đại lý du lịch đặt và quản lý phòng khách sạn dựa trên các kế hoạch mà khách sạn đã đề ra. Các khách sạn cũng có thể thiết lập phân quyền truy cập và quản lý các đại lý khi cần thiết, đồng thời cho phép họ tìm kiếm, kiểm tra giá và tình trạng phòng trống, điều chỉnh hoặc hủy đặt phòng.
  • Quản lý nhà hàng (POS / FnB): Cho phép theo dõi trạng thái bàn theo thời gian thực với sơ đồ nhà hàng được bố trí một cách toàn diện, rõ ràng trên hệ thống. Dễ dàng thiết lập menu, sơ đồ các bàn, giá sản phẩm, thuế, khuyến mãi. Các thiết bị máy POS được hỗ trợ giúp cập nhật dữ liệu trên hệ thống theo thời gian thực, từ đặt món tới thông báo bếp.

Tất cả những phân hệ trên đều được tích hợp sẵn với giải pháp quản lý khách sạn nền tảng đám mây CiHMS. Mọi hoạt động và chi tiết đều được ghi lại theo thời gian thực trên toàn bộ hệ thống và cơ sở khách sạn, giúp bạn kiểm soát và đồng bộ với hoạt động khách sạn của mình. CiHMS thực sự là một giải pháp quản lý khách sạn toàn diện mà khách sạn của bạn luôn tìm kiếm.

Giao diện thân thiện với người dùng

Một phần mềm với giao diện tốt sẽ giúp tăng cường tương tác và trải nghiệm của mọi người với sản phẩm. Hiển nhiên, điều đó cũng giảm thiểu thời gian đào tạo cho người dùng và vô hình chung gia tăng năng suất của họ. Một ví dụ đơn giản về một giao diện thân thiện có thể giúp người dùng lựa chọn sản phẩm nhanh chóng mà không cần hướng dẫn chi tiết, đó chính là mua sắm trực tuyến. Bạn có nhớ những lần lướt web tìm kiếm sản phẩm mà không có bộ lọc? Bố cục website quá phức tạp và bạn không thể quay lại trang chủ? Giờ đây, những website mua sắm trực tuyến đã có những bố cục rõ ràng hơn nhiều. Mọi người có thể dễ dàng tìm kiếm các sản phẩm mong muốn, tìm kiếm chọn lọc theo nhu cầu, “Thêm vào giỏ hàng” bất kỳ lúc nào họ muốn, thanh toán đơn hàng bằng thẻ chỉ bằng vài thao tác đơn giản. Giờ đây, điều khó khăn nhất đối với khách hàng chính là tìm cách thoát khỏi thói quen mua sắm trực tuyến của họ.

Giao diện của hệ thống quản lý khách sạn cũng tương tự như vậy, thiết kế đơn giản và chuẩn xác, khuyến khích người dùng chủ động học hỏi và nắm rõ quy trình. Giao diện được thiết kế dựa trên phương pháp tiếp cận hành vi của khách hàng từ bên ngoài. Khi bạn đã đăng nhập vào hệ thống CiHMS, một bảng điều khiển với các chỉ số tùy chỉnh quan trọng đối với khách sạn sẽ được hiển thị. Thiết kế phẳng và tối giản giúp điều hướng dễ dàng hơn khi truy cập phần mềm, để có thể tập trung hơn vào phân tích những số liệu thống kê cần thiết theo thời gian thực. Xét cho cùng, không phải người lập trình, người thử nghiệm hay người thiết kế, mà trải nghiệm của khách hàng mới là quan trọng nhất.

Giao diện CiHMS được lấy cảm hứng từ thiết kế phẳng và tối giản. Hệ thống quản lý khách sạn cũng được thiết kế dựa trên cách tiếp cận hành vi của khách hàng. Xin lưu ý rằng các tính năng beta có thể không có sẵn cho tất cả khách hàng. Nếu bạn cần hỗ trợ, đừng do dự mà hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ

Đa tích hợp

Mặc dù hệ thống quản lý khách sạn của chúng tôi được trang bị đầy đủ với những phân hệ quản lý vận hành khách sạn. CIHMS vẫn có thể dễ dàng tích hợp với nhiều phần mềm khác của bên thứ 3, tùy theo yêu cầu của khách sạn của bạn, chẳng hạn như SAP (phần mềm hoạch định doanh nghiệp ERP), Salesforce, nhận dạng khuôn mặt, thẻ từ, hóa đơn điện tử, VinID, v.v… Hệ thống có thể được truy cập thông qua ứng dụng di động, cho phép nhân viên quản lý cập nhật thông tin và nhận nhiệm vụ với thiết bị di động của họ. Với hồ sơ khách hàng 360 độ được tích hợp sẵn, CiHMS cho phép bạn tạo, lưu trữ và truy cập vào hồ sơ hoàn chỉnh của khách hàng: từ lịch sử đặt phòng cho đến những yêu cầu đặc biệt, mang đến cho khách hàng trải nghiệm được cá nhân hóa trong mỗi lần lưu trú.

Chúng tôi đã hợp tác với Traveloka, Agoda, Trip.com, Booking.com, TripAdvisor, meituan.com và cũng như hàng trăm kênh phân phối toàn cầu khác. Bạn có thể cập nhật giá và phòng cho tất cả các kênh phân phối từ CiHMS. Thay vì phải đăng nhập vào từng kênh và chỉnh sửa giá một cách thủ công như trước đây, CiHMS cho phép bạn chỉ cần thao tác trên một nền tảng duy nhất. Hệ thống sẽ tự động điều chỉnh những thay đổi giá này trên tất cả các kênh đã được kết nối. Điều này cũng được áp dụng tương tự với tình trạng phòng trống của bạn. Những thông tin về giá và phòng sẽ được đồng bộ hóa trên toàn bộ mạng lưới phân phối của bạn.

Khả năng tích hợp với nhiều kênh phân phối và nhiều phần mềm khác của bên thứ 3 cho phép tự động hóa quy trình kinh doanh mà không mắc lỗi thủ công

Giải pháp quản lý khách sạn mở rộng đáp ứng từ khách sạn đến khu chung cư đô thị

Ngoài giao diện, hệ thống quản lý khách sạn của chúng tôi cũng cực kỳ linh hoạt. Hệ thống áp dụng không chỉ cho các khách sạn, mà các chuỗi, căn hộ dịch vụ và cả các tòa chung cư. Giải pháp quản lý khách sạn đám mây – CiHMS hỗ trợ quản lý nhiều cơ sở cùng một lúc. Bạn sẽ có thể liên kết các cơ sở này một cách dễ dàng và tạo ra dữ liệu tập trung từ bất kỳ thiết bị di động nào. Điều này giúp bạn kiểm soát, duy trì hoạt hoạt động vận hành liền mạch tại các cơ sở.
CiHMS sắp xếp hợp lý khối lượng công việc từ tiền sảnh tới bộ phần Buồng phòng, giúp mọi người luôn nắm rõ tình trạng phòng, đánh giá chất lượng phục vụ của nhân viên và đồng bộ sơ đồ phòng theo thời gian thực.

Giải pháp quản lý khách sạn của chúng tôi cung cấp sự rành mạch trong việc sắp xếp hợp lý khối lượng công việc từ bộ phận Lễ tân đến Buồng phòn

Bảo mật là chìa khóa thành công

Quyền riêng tư về dữ liệu của khách sạn và khách hàng là mối quan tâm hàng đầu trong ngành lưu trú. Những dữ liệu này bao gồm những thông tin riêng tư của khách hàng, như thẻ ngân hàng và thông tin liên lạc cá nhân của họ; doanh thu của khách sạn, chiến lược giá, v.v… Việc để lộ những dữ liệu này ra bên ngoài mang tới hậu quả khó lường, không những ảnh hưởng đến danh tiếng khách sạn mà còn để lại gánh nặng nghiêm trọng về tài chính. Đó là lý do tại sao chúng tôi đã chú trọng hơn đến tiêu chuẩn bảo mật trong quá trình xây dựng CiHMS, đảm bảo rằng khách hàng của chúng tôi không gặp phải vi phạm bảo mật trong bất kỳ trường hợp nào.

Giải pháp quản lý dịch vụ khách sạn CiHMS đã được cấp chứng nhận PCI-DSS (Tiêu chuẩn bảo mật dữ liệu ngành thẻ thanh toán) – tiêu chuẩn để bảo vệ thông tin chủ thẻ khi được xử lý và lưu trữ tại các ngân hàng, doanh nghiệp thanh toán điện tử và HTNG (Công nghệ khách sạn thế hệ tiếp theo) – đảm bảo các sản phẩm công nghệ khách sạn có giao diện đạt tiêu chuẩn ngành. Vào cuối quý này, chúng tôi sẽ nhận chứng chỉ ISO 27001 – chứng nhận hệ thống và dữ liệu khách sạn được bảo vệ bởi các chính sách và quy trình kiểm soát bảo mật hiệu quả; và ISO 27018 – tiêu chuẩn bảo mật thông tin cá nhân trên đám mây. Bằng cách đạt được các tiêu chuẩn bảo mật đã được chứng nhận này, chúng tôi – CiHMS đang nỗ lực minh bạch dữ liệu cho khách hàng của mình, đảm bảo dữ liệu của họ luôn ở chế độ riêng tư và đặc quyền.

Tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật để chắc chắn hệ thống quản lý khách sạn của chúng tôi đủ đảm bảo bảo mật dữ liệu và quyền riêng tư của khách sạn của bạn

Chúng tôi đã phát triển CiHMS không giới hạn trong phạm vi các hoạt động của khách sạn mà để đáp ứng các yếu tố chưa được kiểm chứng của ngành khách sạn. Với công nghệ ngày một phát triển, phần mềm của chúng tôi phải liên tục thích ứng và cập nhật để phù hợp và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của những khách hàng đam mê công nghệ. Chúng tôi tôn trọng mọi khách hàng, từ các doanh nghiệp vừa và nhỏ đến các tập đoàn lớn; và chúng tôi tin tưởng rằng CiHMS có thể điều chỉnh để đáp ứng các yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp của bạn một cách dễ dàng. Đây là bài viết cuối cùng trong chuỗi bài “Cách chúng tôi tạo nên CiHMS – Hệ thống quản lý khách sạn của riêng mình”. Đây là một cột mốc đáng kỉ niệm và nâng cao tinh thần đồng đội, sự lãnh đạo, và những giá trị cốt lõi để chúng tôi có được vị trí như ngày hôm nay. Nếu bạn chưa dùng thử CiHMS, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn riêng về những giải pháp phù hợp với doanh nghiệp và đạt được mục tiêu, nắm bắt cơ hội phát triển và chuyển đổi số ngành kinh doanh khách sạn của bạn.

Bạn đã đọc hết các bài viết khác của chúng tôi trong loạt bài này chưa? Dưới đây là tổng hợp những bài viết trong cùng chủ đề này:

Learn More

CiHMS – Phần mềm quản lý khách sạn từ vạch xuất phát trở thành giải pháp siêu tối ưu

15 tháng lập trình, 4 tháng hoàn thành thử nghiệm thí điểm và 1 tháng ròng rã để thử nghiệm hiệu suất hoạt động. Vậy mà, chỉ với 98 ngày, chúng tôi đã thành công triển khai hệ thống quản lý khách sạn mới CiHMS cho toàn bộ 35 cơ sở khách sạn của khách hàng. Những khách sạn đó không chỉ đơn thuần là khách sạn thành phố, mà còn bao gồm các chuỗi khách sạn và khu nghỉ dưỡng cao cấp với hơn 1000 phòng, tích hợp các khu sinh thái và khu phức hợp vui chơi giải trí. Ngay cả những chuyên gia tham gia tư vấn cùng chúng tôi vào thời điểm đó cũng đề xuất rằng chúng tôi sẽ mất tối thiểu 21 tuần để thiết lập và vận hành hệ thống cho mỗi khách sạn. Những gì chúng tôi đạt được là một kỷ lục khó có thể phá vỡ.

Việc triển khai phần mềm quản lý khách sạn tại 35 cơ sở trong vòng 98 ngày tưởng chừng như không thể, nhưng chúng tôi đã làm được!

Kiểm tra thực tế

Mặc dù 5 tháng thử nghiệm thí điểm và hiệu suất còn gặp nhiều khó khăn, nhưng đối với chúng tôi, giai đoạn triển khai thực tế sau này mới thật sự là thử thách, khó khăn nhất. Ý nghĩ ngày quan trọng đang đến gần khiến chúng tôi vừa phấn khích vừa căng thẳng. Trong toàn bộ quá trình, đội của chúng tôi đã không thể rời mắt khỏi màn hình. Tại sao? Đây chính là lý do:

1. Hệ thống lưu trữ tại chỗ (on-premise) mà khách hàng của chúng tôi đang sử dụng tại thời điểm đó được coi là một trong những hệ thống PMS chi tiết và phức tạp nhất thế giới. Hệ thống PMS được cài đặt riêng ở mỗi khách sạn của khách hàng với cơ sở dữ liệu không tập trung, dẫn đến những vấn đề đau đầu và đầy thử thách trong việc truy xuất các báo cáo và hoạt động vận hành trong khách sạn mà chúng tôi đã đề cập trong bài blog đầu tiên của chuỗi chủ đề này (Bạn có thể tìm hiểu thêm tại bài blog “Lựa chọn hệ thống quản lý khách sạn: tự xây hay mua ngoài”). Điều đó cũng có nghĩa là chúng tôi phải di chuyển dữ liệu, xác thực và “tập trung hóa” chúng để sẵn sàng cho khách hàng sử dụng. Nghe thật rắc rối phải không?

2. Tổng số phòng tại thời điểm đó đã vượt quá 14.000 phòng. Chúng tôi có hơn 10 cơ sở khách sạn với hơn 500 phòng. Đồng nghĩa với số lượng lưu trữ dữ liệu cho từng phòng là quá lớn.

3. Khách hàng của chúng tôi có các mô hình khách sạn đa dạng: khách sạn thành phố, căn hộ khách sạn, khách sạn cao cấp, khu nghỉ dưỡng, khu nghỉ dưỡng kết hợp với công viên giải trí và khu sinh thái… Mỗi mô hình đều có cách thiết lập cấu trúc và chức năng khác nhau.

Trước khi đưa vào hoạt động chính thức phần mềm quản lý khách sạn của mình, chúng tôi phải tiến hành kiểm nghiệm thực tế.

4. Các khách hàng đã sử dụng nhiều tính năng khác nhau được tích hợp với hệ thống PMS hiện có: Buồng phòng, Quản lý quỹ và giá phòng, Quản lý vận chuyển, Giặt là, Cơ sở vật chất, Cổng đặt phòng, FnB,… Việc đảm bảo các tính năng được tích hợp hoàn hảo để duy trì hoạt động kinh doanh của khách hàng là ưu tiên hàng đầu của chúng tôi.

5. SOP (Quy trình vận hành tiêu chuẩn) của khách sạn và quy trình triển khai phần mềm tại mỗi cơ sở đều không giống nhau và không có quy chuẩn nhất định. Điều này có nghĩa là phải tiến hành đào tạo thật kỹ lưỡng, nếu không, có khả năng dữ liệu nhập sẽ không được đồng nhất.

6. Thời hạn cam kết với khách hàng để hoàn tất triển khai chuyển đổi giải pháp quản lý khách sạn mới – CiHMS cho các cơ sở là trước ngày 31 tháng 12 năm 2020. Thời gian bắt đầu là từ ngày 31 tháng 7. Điều đó có nghĩa là chúng tôi chỉ có vỏn vẹn 5 tháng. Thời gian có hạn và chúng tôi không được phép để xảy ra bất kỳ sai sót nào. Áp lực thực sự rất lớn!

Kế hoạch chiến tối ưu

Dường như chúng tôi luôn đồng hành với những thử thách. Làm việc với những dự án như thế này cùng với deadline cụ thể không khác gì tham gia một trận chiến đầy cam go. Để có thể hoàn thành đúng thời hạn và đảm bảo rằng chúng tôi không bỏ qua bất kỳ “thách thức” nào, thì một kế hoạch chiến lược ổn định là điều cần thiết. Đầu tiên, chúng tôi phải phát triển một kế hoạch đào tạo cuốn chiếu và triển khai hoàn thiện dựa theo mô hình kinh doanh khách sạn, doanh thu và khu vực. Điều này giúp chúng tôi tối ưu hóa chi phí và nguồn nhân lực tại các cơ sở.
Thứ hai, chúng tôi phải sắp xếp và phân bổ lại nguồn nhân lực của mình một cách phù hợp để đào tạo nhân viên của khách hàng một cách hiệu quả. Song song đó, đội phát triển tại công ty phải phối hợp nhịp nhàng với đội triển khai tại cơ sở để giải quyết những sự cố kỹ thuật bất ngờ thông qua Jira, danh sách kiểm tra trực tuyến,… để đảm bảo quá trình triển khai không bị ngắt quãng.

Đội ngũ tại văn phòng luôn luôn hỗ trợ và phối hợp trong quá trình triển khai giải pháp quản lý khách sạn mới cho 35 cơ sở của khách hàng.

Đội ngũ tại văn phòng luôn luôn hỗ trợ và phối hợp trong quá trình triển khai giải pháp quản lý khách sạn mới cho 35 cơ sở của khách hàng.

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, những tài liệu đào tạo và thực hành được phân loại tùy thuộc vào các mô-đun riêng của phần mềm và quy trình vận hành của khách sạn. Điều này cho phép nhân viên của khách sạn có thể chủ động tham gia các khóa đào tạo của họ, và có thể lựa chọn khóa học phù hợp với thời gian và phạm vi công việc của bản thân. Từ những tài liệu đào tạo đó, họ có thể dùng để đào tạo lại cho đội ngũ nhân viên mới hoặc tự tổ chức các buổi workshop thực hành. Mọi người đã rất quyết tâm và kiên định. Hoàn thành đúng deadline (thời hạn công việc) là điều duy nhất cả đội nghĩ đến lúc bấy giờ.

Chế độ triển khai: BẬT

Chúng tôi có một số nhóm triển khai on-site (tại chỗ) chịu trách nhiệm cài đặt hệ thống PMS tại cơ sở của khách hàng, đào tạo nhân viên về cách sử dụng phần mềm và báo cáo lại cho nhóm văn phòng nội bộ nếu phát sinh bất kỳ lỗi hay sơ sót nào. Trong giai đoạn triển khai, chúng tôi thấy rằng, thời gian triển khai chung tại mỗi cơ sở sẽ rơi vào khoảng 17 ngày:

  • 2 ngày để xác thực, hoàn thành chuyển dữ liệu, đảm bảo sau khi kết thúc không có dữ liệu nào bị bỏ sót, thất lạc hoặc hư hỏng.
  • 12 ngày để đào tạo cách sử dụng CiHMS và tiến hành quá trình tích hợp.
  • 3-4 ngày để hệ thống hoạt động sau khi thông qua UAT – Kiểm thử chấp nhận của người dùng (do người dùng cuối thực hiện để xác nhận rằng các tính năng đều hoạt động như mong đợi)

Nếu chờ đợi cho đến khi hoàn tất việc triển khai tại 1 địa điểm rồi mới chuyển đến khu vực tiếp theo, chúng tôi có thể sẽ mất gần 2 năm để hoàn thành giai đoạn triển khai. Vậy nên, chúng tôi đã tiến hành đồng thời việc đào tạo trực tiếp cho nhân viên của khách sạn cùng lúc với việc cho dừng phần mềm PMS cục bộ hiện tại và đồng thời đưa vào hoạt động giải pháp quản lý khách sạn toàn diện mới – CiHMS.

Ngày hoàn thành triển khai đã tới, giải pháp quản lý khách sạn CiHMS của chúng tôi đã sẵn sàng hoạt động trên 35 cơ sở của khách hàng.

Ngày hoàn thành triển khai đã tới, giải pháp quản lý khách sạn CiHMS của chúng tôi đã sẵn sàng hoạt động trên 35 cơ sở của khách hàng.

Đội ngũ on-site (tại chỗ) của chúng tôi đã phải di chuyển rất nhiều, đặc biệt là vào cuối tuần, để tiết kiệm thời gian đi lại giữa các khách sạn. Nhiều đội on-site đã làm việc tại các cơ sở khác nhau tại cùng một thời điểm. Điều này giúp cho việc dừng phần mềm PMS hiện có và chuyển tiếp sang hoạt động trên giải pháp quản lý khách sạn CiHMS mới một cách nhanh chóng và dễ dàng cho nhiều cơ sở khách sạn trong cùng một ngày. Đội phát triển tại công ty luôn túc trực trong tư thế sẵn sàng hỗ trợ 24/7. Thật sự rất cảm kích thảnh quả tuyệt vời mà đội ngũ phát triển của CiHMS đã mang lại. Với khả năng nhanh chóng phát hiện vấn đề, sửa chữa, vá lỗi và chuyển tiếp sang vấn đề khác một cách liên tục không ngừng nghỉ. Chúng tôi bắt gặp sự hào hứng khi họ tìm ra giải pháp, sự vui mừng khi giải quyết được các vấn đề và sự trân trọng lẫn nhau giữa các thành viên trong nhóm khi hoàn thành việc triển khai tại mỗi cơ sở.

Ngày CiHMS được đưa vào hoạt động chính thức tại cơ sở cuối cùng, đó là ngày 30 tháng 12 năm 2020. Tức là đúng 1 ngày trước thời hạn khách hàng đã đặt ra. Cả đội đã vỡ òa trong niềm vui và hạnh phúc! Thành công này không làm chúng tôi dừng bước, thay vào đó, chính nó đã cho chúng tôi sự tự tin để mở ra những cánh cửa mới cho giải pháp quản lý khách sạn của mình, để khám phá và tiếp nhận những thử thách tiếp theo. Dự án của khách hàng có lẽ đã kết thúc ở đây, nhưng đối với chung tôi, đây chỉ mới là bước khởi đầu.

Chúng tôi đã học hỏi được rất nhiều trong suốt quá trình này và chúng tôi tự hào về tất cả những gì chúng tôi đã – đang thực hiện, và cả những gì chúng tôi sẽ đạt được trong tương lai. CiHMS có đủ những tiềm năng mà chúng tôi vẫn chưa có cơ hội để giới thiệu hết với các bạn. Ở bài blog tiếp theo, chúng tôi sẽ tiết lộ tần tần tật về CiHMS – giải pháp quản lý khách sạn toàn diện với những tính năng tối ưu cũng như những kế hoạch tương lai. Và cuối cùng, hãy nhớ like và chia sẻ hành trình xây dựng giải pháp quản lý khách sạn CiHMS của chúng tôi với bạn bè của mình nhé. Hẹn gặp các bạn ở bài blog tuần sau.

Learn More

Lễ ra mắt giải pháp quản lý khách sạn toàn diện CiHMS

Vào ngày 9/4/2021, buổi lễ ra mắt chính thức của CiHMS – giải pháp quản lý khách sạn tối ưu được tổ chức tại Gem Center, thành phố Hồ Chí Minh. Chân thành cảm ơn tất cả các khách mời đã dành thời gian đến tham gia cột mốc trọng đại này cùng với CiHMS. Chúng tôi vô cùng cảm kích và vinh dự được chào mừng quý khách hàng, các nhà đầu tư, cùng các chuyên gia trong ngành khách sạn cũng như công nghệ thông tin tại buổi lễ. Mặc dù phần mềm đã và đang được sử dụng rộng rãi tại các khách sạn từ đầu năm nay, chúng tôi nhận thấy CiHMS xứng đáng có một buổi lễ ra mắt đúng nghĩa cho riêng mình. Đây cũng là ngày kỷ niệm để ghi nhận những đóng góp không ngừng nghỉ từ toàn thể đội ngũ CiHMS trong suốt hai năm qua.

Giải pháp quản lý khách sạn - CiHMS đã chính thức ra mắt vào ngày 9/4/2021 vừa qua cùng với các khách mời là khách hàng, nhà đầu tư cũng như những chuyên gia công nghệ thông tin và ngành khách sạn

Buổi lễ ra mắt cho CiHMS – giải pháp quản lý khách sạn hàng đầu diễn ra vào ngày 9/4/2021 vừa qua

CiHMS là một giải pháp quản lý khách sạn tối ưu giúp biến đổi và hoàn thiện quá trình vận hành khách sạn một cách toàn diện. CiHMS cho phép bạn tự động hóa các hoạt động vận hành thường ngày từ quần lễ tân đến bộ phận hậu sảnh. Giá phòng, định phần phòng, và tình trạng phòng dễ dàng được cập nhật chỉ từ một nền tảng duy nhất. Đồng thời được đồng bộ hóa tại mọi thời điểm với hàng trăm kênh OTA trong và ngoài nước áp dụng cho tất cả các khách sạn nằm trong mạng lưới của bạn. Ngoài ra, CiHMS còn cung cấp một hệ thống đặt phòng tập trung để bạn có thể nhanh chóng nắm bắt tình hình kinh doanh của doanh nghiệp qua các báo cáo chi tiết chỉ trong một cú click chuột.

CiHMS cung cấp một hệ thống đặt phòng tập trung giúp nắm quản lý tình hình kinh doanh qua các báo cáo chi tiết chỉ trong một cú click chuột

Trên hết, giải pháp quản lý khách sạn của chúng tôi được xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây, nghĩa là bạn có thể truy cập vào hệ thống từ bất kỳ đâu tại bất kỳ thời điểm nào từ các thiết bị cầm tay hoặc máy tính có kết nối internet. Công nghệ điện toán đám mây giải thoát các doanh nghiệp khỏi những gánh nặng về kinh tế. Không có bất kỳ chi phí phát sinh trong việc đầu tư xây dựng hạ tầng IT hoặc tuyển dụng nhân viên IT chuyên quan sát theo dõi và bảo trì hệ thống. Tạm gác các lo âu về nâng cấp phần mềm, hệ thống cũng như bảo trì cho doanh nghiệp. Hãy giao hết những công việc ấy cho CiHMS.

Hệ thống quản lý khách sạn CiHMS được xây dựng trên nền tảng đám mây, hỗ trợ truy cập vào hệ thống từ bất kỳ đâu tại bất kỳ thời điểm nào từ các thiết bị cầm tay hoặc máy tính có kết nối internet

Tương thích với hầu hết các phần mềm của bên thứ 3, dễ dàng mở rộng theo tốc độ tăng trưởng của doanh nghiệp, CiHMS là một giải pháp quản lý khách sạn cực kỳ linh hoạt nhưng vẫn đảm bảo tính an toàn. Chúng tôi tôn trọng tính bảo mật thông tin của quý khách hàng và luôn có những ưu tiên hàng đầu trong vấn đề này. Đó là lý do mà hệ thống CiHMS đạt được các chứng nhận quốc tế như PCI-DSS, HTNG và đang trong quá trình chờ cấp chứng chỉ ISO 27001, ISO 27018 để luôn minh bạch thông tin đối với khách hàng, cùng lúc bảo vệ họ khỏi những mối lo về ăn cắp dữ liệu từ bên ngoài. (Để hiểu hơn về các tính năng sản phẩm của CiHMS, bạn có thể đọc thêm tại tại đây)

Tổng Giám Đốc Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh phần mềm VinHMS đã chỉ sẽ về cuộc hành trình xây dựng giải pháp khách sạn toàn diện CiHMS với các khách mời tại buổi ra mắt sản phẩm

Tại buổi lễ ra mắt, ông Nguyễn Văn Hoàng – Tổng Giám Đốc công ty đã có những chia sẻ về hành trình xây dựng giải pháp quản lý khách sạn CiHMS từ những ngày đầu

Thay vì phải chi một khoản tiền lớn để mua phần mềm quản lý khách sạn tại chỗ (on-premises), CiHMS cho phép khách hàng thanh toán theo hình thức gói dịch vụ một cách kinh tế hơn: gói Essential phù hợp với các khách sạn nhỏ, Plus nhắm đến các khách sạn 3 và 4 sao, Boutique & Premium dành riêng cho phân khúc khách sạn 5 sao, resort nghỉ dưỡng hoặc mô hình khách sạn tập đoàn. Trong buổi lễ ra mắt, Ông Nguyễn Văn Hoàng – Tổng Giám Đốc Công ty Cổ phần sản xuất và kinh doanh phần mềm VinHMS đã có những chia sẻ: “CiHMS được xây dựng dựa trên các công nghệ tiên tiến nhất, giúp cho các khách sạn vận hành hiệu quả hơn, cắt giảm chi phí đến mức tối thiểu, và cung cấp cho khách hàng những trải nghiệm tuyệt vời nhất. Với khả năng liên kết đến hàng trăm kênh OTAs trong và ngoài nước, CiHMS mở cho các doanh nghiệp nhiều cơ hội tiếp cận đến các thị trường lớn toàn cầu với giá trị doanh thu thu về cao hơn gấp nhiều lần”. Buổi lễ ra mắt đã khép lại với nhiều ấn tượng đẹp. Đây là cả một hành trình dài của CiHMS. Xin cám ơn tất cả đã có mặt tham dự buổi ra mắt của CiHMS. Đây là một kỉ niệm mà chúng tôi sẽ mãi ghi nhớ.

Cùng xem lại một số hình ảnh tại sự kiện:

Ông Huỳnh Phúc Vinh – Giám đốc khối Sản phẩm giới thiệu về nền tảng kỹ thuật của giải pháp quản lý khách sạn CiHMS

Ông Nguyễn Minh Nhựt – Quản lý kinh doanh chia sẻ về những tính năng nổi bật và lợi ích khi sử dụng CiHMS

CiHMS được xây dựng dựa trên các công nghệ tiên tiến nhất và cung cấp cho khách hàng những trải nghiệm tuyệt vời nhất

Tại buổi lễ, quý khách hàng đã có được trải nghiệm thực tế về hệ thống giải pháp của CiHMS

Đón nhận nhiều sự quan tâm về sản phẩm của quý khách hàng, các nhà đầu tư, cùng các chuyên gia trong ngành khách sạn

Bạn có biết về hành trình của CiHMS không? Hãy đọc qua serie bài: “Lựa chọn hệ thống quản lý khách sạn: tự xây hay mua ngoài?” để tìm hiểu thêm nhé!

Learn More

Quá trình xây dựng CiHMS giải pháp quản lý khách sạn – Thất bại “hiệu quả”

Lịch thử nghiệm cho giải pháp quản lý khách sạn của chúng tôi trong suốt 4 tháng liên tục

Phiên bản khả dụng đầu tiên (MVP) của Phần mềm quản lý khách sạn CiHMS được hoàn thành sau 4 tháng lập trình không ngừng nghỉ khởi đầu từ con số 0 tròn trĩnh. Ngay sau đó, phần mềm được đưa ngay vào giai đoạn thử nghiệm thí điểm vào tháng 9 năm 2019. Phiên bản Alpha đầu tiên của CiHMS – Phần mềm quản lý khách sạn – đã được cài đặt và chạy thử nghiệm (Pilot test) tại các khách sạn thành phố trong hệ thống. Trong khoảng thời gian này, các phiên bản Beta, Gamma và Delta cũng lần lượt được ra đời. Toàn bộ quá trình thử nghiệm chính thức kết thúc vào tháng 12 năm 2019.

Chúng tôi nghĩ rằng mình đã hiểu tất cả các tính năng của sản phẩm một cách tường tận nhất, cho đến khi thực sự bước vào giai đoạn thử nghiệm thực tế, trong sự hỗ trợ và tư vấn cặn kẽ của các chuyên gia và cố vấn chuyên nghiệp trong lĩnh vực này. Dần nhận ra mọi thứ không thể chỉ dựa trên lý thuyết, và phần mềm quản lý khách sạn của chúng tôi cũng vậy. Chỉ có những quy trình thực tiễn và các tương tác thật trong cuộc sống mới có thể cho chúng tôi thấy được những thiếu sót trong phần mềm quản lý khách sạn của mình. Nhờ đó, chúng tôi đã có thể tìm hiểu, cải thiện và điều chỉnh các tính năng và cập nhật không ngừng để giúp hệ thống PMS nâng cao hiệu quả.

Trong bài viết hôm nay, chúng tôi muốn chia sẻ với bạn kinh nghiệm cá nhân của chúng tôi đúc kết được trong suốt giai đoạn thử nghiệm thí điểm và cách chúng tôi giải quyết và phát triển từ những thất bại ấy.

Thử nghiệm thí điểm là gì?

Trong phát triển phần mềm, pilot testing chính là công việc kiểm tra phần mềm của bạn hoạt động như thế nào trong điều kiện vận hành thực tiễn. Việc này cho phép chúng tôi xác minh tính khả thi, chi phí, thời gian, rủi ro và hiệu suất của hệ thống PMS trong quy mô nhỏ, thời gian thử nghiệm ngắn hạn, trước khi triển khai hệ thống một cách toàn diện cho khách hàng. Thử nghiệm này cũng giống như các buổi nhạc kịch diễn tập trước khi công diễn chính thức tại sân khấu, nhưng dành cho phần mềm quản lý của bạn. Để các thử nghiệm thí điểm diễn ra suôn sẻ nhất, trước khi thực hiện, chúng tôi phải:

  • Xây dựng kế hoạch cho quá trình thử nghiệm
  • Lên lịch trình thử nghiệm
  • Triển khai và thử nghiệm
  • Đánh giá thử nghiệm
  • Điều chỉnh & lặp lại

Quá trình thử nghiệm đã được lên kế hoạch cẩn thận để đảm bảo việc triển khai diễn ra suôn sẻ

Trong thời gian thử nghiệm, sẽ có lúc chúng tôi phải đưa ra quyết định quan trọng. Quyết định này được đưa ra sau khi thu thập, đánh giá các dữ liệu thử nghiệm và phải nằm trong một trong các phương án sau:

  • Từng bước tiến về phía trước (Stagger Forward): Thêm ứng viên vào nhóm thử nghiệm
  • Quay lại (Rollback): Khôi phục nhóm thử nghiệm về trạng thái trước đó
  • Đình chỉ (Suspension): Dừng thử nghiệm thí điểm
  • Vá lỗi và tiếp tục (Patch and continue): Triển khai các bản vá lỗi để giải quyết lỗi và tiếp tục thử nghiệm thí điểm

Cột mốc thử nghiệm đầu tiên: Khách sạn thành phố

Chúng tôi triển khai theo kế hoạch và thực hiện chúng từng bước một . Thử nghiệm đầu tiên được thực hiện ở các khách sạn phố. Chúng tôi bắt đầu giảm tải tất cả siêu dữ liệu của khách sạn bao gồm chi tiết thông tin khách sạn, số lượng phòng, loại phòng v.v. vào phiên bản alpha của CiHMS. Hệ thống được chạy thử nghiệm trong một tháng, đồng thời giá phòng và quản lý đặt phòng cũng được nhập thành công vào các cổng đặt phòng của các đại lý du lịch để đồng bộ giá phòng của hệ thống khách sạn trong thời gian thực.

Sau đó chúng tôi nhận được những khiếu nại và nảy sinh xung đột với bộ phận lễ tân về các chức năng sản phẩm cũng như những kỳ vọng của họ về phần mềm CiHMS. Họ liên tục so sánh giữa hệ thống cũ và hệ thống mới khiến đội ngũ lập trình thực sự mệt mỏi. Chúng tôi không chỉ phải chú ý nhiều hơn đến trải nghiệm người dùng mà còn phải đáp ứng các yêu cầu phát sinh từ nhóm lễ tân. Quá trình kiểm toán đêm, là quá trình đánh giá và kiểm soát dòng tiền hàng ngày ra vào khách sạn, thật sự rất khác biệt với những gì chúng tôi hiểu về nó.

Phiên bản Beta được phát hành chủ yếu để sửa một số lỗi xảy ra và lập trình lại tính năng kiểm toán đêm dựa trên vận hành thực tiễn cóp nhặt từ bộ phận lễ tân. Khi phiên beta được đưa vào hoạt động, các nhân viên mới bắt đầu nhìn nhận phần mềm. Họ nhận ra rằng họ dành ít thời gian hơn trong việc kiểm toán đêm so với phần mềm quản lý khách sạn trước đây. Mọi thứ giờ đây được tự động hóa chỉ với một cú nhấp chuột.

Cột mốc thử nghiệm thứ hai: Resort, Spa và Chuỗi phức hợp khách sạn

Sau khi đánh giá dữ liệu, chúng tôi chọn phương pháp “Stagger forward”, tức là thêm các ứng viên trong trường hợp này là các khách sạn vào nhóm thử nghiệm thí điểm. Những khách sạn mới có mô hình hoạt động tương đối phức tạp và được liên kết với nhiều hệ thống. Cột mốc này có tính thử thách cao nhưng hoàn thành nó sẽ mang lại cảm giác cực kỳ thỏa mãn cao các thành viên như cả đội vừa giật được giải thưởng vậy.

Quá trình thử nghiệm gặp nhiều rủi ro và thách thức nhưng chúng tôi chưa bao giờ lùi bước

Có rất nhiều lần chúng tôi buộc phải khôi phục hệ thống về trạng thái cũ do xảy ra lỗi tích hợp với các phần mềm hiện có trong khách sạn. Tuy nhiên, những điều này không làm cả đội nản lòng. Chúng tôi học cách đứng lên từ những thất bại, vá lỗi và tiếp tục cho đến khi không còn lỗi nữa thì thôi. Đến cuối tháng 11 năm 2019, phiên bản Gamma của CiHMS đã được phát hành cùng chức năng tích hợp toàn diện với hệ thống SAP – Hệ thống kế toán tài chính của khách hàng và các hệ thống quản lý khác.

Cột mốc thử nghiệm thứ ba: Hoàn thiện hệ thống

Đây là giai đoạn thử nghiệm cuối cùng sau khi thành công vận hành giải pháp phần mềm khách sạn trong hai tháng liền. Chúng tôi có dữ liệu “hoàn hảo” so với hệ thống phần mềm quản lý khách sạn lưu trữ tại chỗ (on-premise). Một tín hiệu đáng mừng cho cả đội. Tất cả các tính năng đều dựa trên các quy trình thực tế và các hoạt động thực tiễn của khách sạn, không còn là những giả định từ lý thuyết. Điều này giúp loại bỏ các tính năng không thực tế và không cần thiết mà các nhà cung cấp khác thường đề xuất là những “tính năng bổ sung” mà khách hàng sẽ không bao giờ dùng đến. Chúng tôi tuân thủ theo quy trình: Thực hiện, Xác thực, Điểu chỉnh/ Thay đổi và lặp lại.

Quá trình thử nghiệm hệ thống quản lý khách sạn được bắt đầu vào tháng 09/2019 và chính thức kết thúc vào tháng 12/2019

Mặc dù CiHMS chỉ mới gia nhập thị thường giải pháp quản lý khách sạn vào khoảng một năm, bốn tháng thử nghiệm đã giúp CiHMS trưởng thành và phát triển nhanh chóng về mặt sản phẩm nói chung cũng như công ty nói riêng.

Thử nghiệm hiệu suất hoạt động của phần mềm tại Nha Trang

Ngoài giai đoạn thử nghiệm thí điểm, chúng tôi cũng đã thực hiện kiểm tra hiệu suất hoạt động tại một khách sạn của khách hàng ở Nha Trang. Cuộc thử nghiệm được tham gia với hơn 200 nhân viên tại khách sạn. Mọi người được yêu cầu đăng nhập vào hệ thống và hoàn thành tất cả các công việc hàng ngày của họ như đặt phòng, nhận phòng, trả phòng, đặt chỗ nhà hàng, v.v. vào cùng một thời điểm.

Thử nghiệm này đã chứng minh được rằng hệ thống của chúng tôi có thể xử lý số lượng khủng người dùng đồng thời, đảm bảo không bị quá tải và hệ thống không bị sập khi đưa phần mềm vào hoạt động với đầy đủ tính năng tại tất cả các khách sạn trong hệ thống của khách hàng. Chúng tôi rất may mắn khi có được sự hỗ trợ từ nguồn nhân lực của khách sạn khách hàng để thực hiện cuộc thử nghiệm này. Nếu không có sự giúp đỡ và hỗ trợ của họ, sẽ rất khó khăn cho chúng tôi để tìm một số lượng nhân sự lớn như vậy, đào tạo họ thực hiện các thủ tục khách sạn như những nhân viên thực thụ và đưa họ vào môi trường thử nghiệm để thực hiện thử nghiệm này.

Phương pháp Agile

Cách tiếp cận tối ưu được dùng trong phát triển phần mềm là phương pháp Agile, là phương pháp kết hợp tương tác giữa các nhóm tự tổ chức và đa chức năng với khách hàng. Với phương pháp này, cả đội có thể đảm bảo việc hoàn thành sản phẩm theo từng giai đoạn, mang lại sự linh hoạt và tính thích ứng trong nhu cầu thay đổi của doanh nghiệp cũng như phản hồi của khách hàng.

Phương tháp Agile đã được áp dụng trong quá trình phát triển phần mềm quản lý khách sạn CiHMS

Tại CiHMS, phương pháp Agile đã được áp dụng từ những ngày đầu và đây cũng là một hướng đi mang tính chiến lược với chúng tôi. Không như phương pháp waterfall, nhân viên phân tích kinh doanh (BA) phải đưa ra thông tin mô tả sản phẩm rõ ràng, dài dòng, và mất rất nhiều thời gian cùng với các yêu cầu kỹ thuật. Việc thay đổi bất kỳ thông tin hoặc yêu cầu nào liên quan đến các mô tả đã đưa ra cũng cực kỳ tốn kém và thậm chí là bất khả thi do những ảnh hưởng liên đới. Người BA này sẽ kiểm soát và vận hành dự án này xuyên suốt thời gian thực hiện dự án.

Với phương pháp Agile, chủ sở hữu sản phẩm và nhà phân tích kinh doanh của chúng tôi không cần phải có kinh nghiệm trong quá trình thực hiện. Họ tiếp cận khách hàng để có những câu chuyện từ người dùng (user stories). Từ đó, cả đội cùng xem xét và sắp xếp sự ưu tiên trong danh sách tính năng sản phẩm, chia các tính năng vào các khoảng thời gian (sprint) phù hợp với dự trù thời gian hoàn thành công việc được đề xuất bởi chính những thành viên sẽ đảm nhận phần việc này của nhóm. Những buổi họp thường nhật, lên kế hoạch cho các sprint, xem xét và đánh giá để thúc đẩy quá trình xây dựng và tiến trình hoàn thành sản phẩm một cách nhanh nhất.

Phương pháp này cũng được áp dụng trong quá trình thử nghiệm thí điểm. Chúng tôi có thể dễ dàng tiếp cận đến những khó khăn mà khách hàng đang gặp phải, tạo ra những câu chuyện dùng mới, cải thiện và phát hành bản nâng cấp kịp thời. Phương pháp Agile đã thay đổi văn hoá làm việc của chúng tôi để trở nên minh bạch hơn, xem trọng con người hơn là quy trình công việc và công cụ, chú trọng vào phần mềm hơn là tài liệu, kết hợp tương tác với khách hàng hơn là các điều khoản và hợp đồng. Và trên hết, là việc thích ứng nhanh chóng với sự thay đổi hơn là cứng nhắc làm việc theo kế hoạch định sẵn.

Quá trình thử nghiệm kết thúc cũng là lúc chúng tôi sẵn sàng cho công cuộc triển khai toàn diện tại tất cả các khách sạn trong hệ thống của khách hàng. Toàn bộ quá trình được triển khai trong thời gian kỷ lục, vượt xa sự mong đợi ban đầu của các chuyên gia tư vấn và của chính cả đội. Để biết những thành tựu chúng tôi đã đạt được, hãy đón xem bài viết tiếp theo của chúng tôi: “Triển khai Hệ thống quản lý khách sạn: Từ tay trắng thành người hùng.”

Learn More

Hệ thống quản lý khách sạn toàn diện – CiHMS: Hành trình xây dựng sản phẩm

Câu chuyện của chúng tôi, CiHMS, bắt đầu từ một tình huống thử thách từ khách hàng: xây dựng một hệ thống quản lý toàn diện, bao quát hết các nhu cầu kinh doanh vận hành. Trước khi đến với chúng tôi, họ đang sử dụng một trong những phần mềm on-premise nổi tiếng trên thế giới, sau quá trình lựa chọn sàng lọc kỹ càng. Tuy nhiên hệ thống này vẫn chưa đáp ứng được hoàn toàn các yêu cầu kinh doanh cũng như giải quyết các vấn đề vận hành họ đang gặp phải.

Và đây chính là cơ hội của chúng tôi.

Khởi điểm

Trước khi bắt tay vào xây dựng hệ thống, chúng tôi đề ra rõ mục tiêu và định hướng mà hệ thống cần đạt được:

  1. Tối ưu hoá doanh thu là ưu tiên hàng đầu
  2. Tối ưu hoạt động vận hành, cắt giảm thời gian quy trình làm việc
  3. Nâng cao trải nghiệm người dùng

Ba mục tiêu trên là nền móng cho mọi kế hoạch chiến lược xây dựng hệ thống sản phẩm CiHMS, để thỏa mãn được mong muốn của khách hàng.

Một hệ thống quản lý khách sạn bao gồm đầy đủ các phân hệ từ lễ tân, buồng phòng, quản lý kênh phân phối, giá & quỹ phòng, cho đến cổng thanh toán. Tất cả đều có quan hệ mật thiết và không thể tách rời, để giúp cho một khách sạn vận hành trơn tru. Câu hỏi dành cho chúng tôi: nên bắt đầu từ đâu?

Đó chỉ mới là về khía cạnh mặt vận hành, còn về mặt kỹ thuật, có rất nhiều thứ cần phải cân nhắc và đem lên bàn thảo luận. Nên sử dụng ngôn ngữ lập trình nào cho tối ưu? Java? Node.js? Ruby? Python? PHP? .NET? Có nên kết hợp ngôn ngữ lại? Sử dụng lưu trữ nào thích hợp? Cơ sở hạ tầng xây dựng nên thế nào?..

Sau một thời gian thảo luận nghiên cứu, chúng tôi quyết định xây dựng hệ thống quản lý đặt phòng trung tâm (CRS – central reservation system) trước tiên. Chúng tôi thiết kế một hệ thống quản lý trung tâm bao quát được tất cả thông tin đặt phòng đến từ tất cả các nguồn phân phối. Một hệ thống như CRS sẽ rất có ích cho khách sạn, đặc biệt trong mùa cao điểm.

Nói về khách hàng của chúng tôi, đây là chuỗi khách sạn bao gồm cả khu nghỉ dưỡng, vui chơi và sân gôn. Hệ thống khách sạn bao phủ rất nhiều tỉnh thành, và có thể tiếp lên đến 3000 khách trong thời gian cao điểm. Với hệ thống quản lý on-premise cũ, được thiết lập riêng biệt cho từng cơ sở, dữ liệu lưu trữ rời rạc không được cập nhật liên tục, việc này dẫn đến khó khăn trong khâu quản lý đặt phòng chéo giữa các cơ sở, việc overbook là không thể tránh khỏi.

Ngoài ra, khách hàng của chúng tôi còn có hệ thống đại lý du lịch khá lớn và đôi khi việc đặt phòng, cập nhật thông tin giữa nhân viên khách sạn và đại lý trở nên cồng kềnh và gặp nhiều trở ngại vì hệ thống hiện tại không có khả năng.

Hệ thống đặt phòng trung tâm khi đưa vào vận hành sẽ giải quyết hết được các vấn đề bên trên. Sau 6 tháng nghiên cứu và xây dựng, hệ thống CRS của chúng tôi đã tích hợp thành công vào hệ thống on-premise PMS lúc đấy. Cắt giảm đáng kể khối lượng thời gian quản lý đặt phòng cho khách sạn.

Tiếp đó, chúng tôi tập trung vào xây dựng hoàn thiện hệ thống quản lý khách sạn PMS và tập trung cải thiện vận hành khách sạn. Việc này mất 9 tháng tiếp theo. Và không chỉ dừng lại đó, chúng tôi vẫn và đang hoàn thiện hệ thống mỗi ngày để nâng cao trải nghiệm người dùng cuối.

Những thách thức

Nguồn lực

Tìm được người bạn đồng hành phù hợp là quá trình đòi hỏi kiên nhẫn. Với quỹ thời gian eo hẹp, việc tuyển dụng lúc đó khá căng thẳng và quyết liệt. Chúng tôi sử dụng vừa nguồn lực bản thân và cả công ty thuê ngoài. Có thời điểm chúng tôi làm việc với hàng trăm lập trình viên đến từ hơn 30 công ty thuê ngoài khác nhau. Ngoài đối tác về kỹ thuật, chúng tôi rất cảm kích sự hỗ trợ, tư vấn từ các đối tác chiến lược.

Thời gian

Chúng tôi đặt ra kế hoạch thời gian nghiêm ngặt: 24 tháng để hoàn thành. Một cột mốc không hề đơn giản. Điều này nghe có vẻ rất bất khả thi nhưng với chúng tôi, không gì là không thể. Chúng tôi hoàn thành toàn bộ các tính năng trong vòng 18 tháng, trong đó hệ thống quản lý đặt phòng là quan trọng và mất 6 tháng để hoàn thiện. Mọi nỗ lực đòi hỏi sự tâm huyết, tính kỷ luật, sự phối hợp giữa các nhóm để đạt được mục đích cuối cùng.

The Digital Transformation Journey Hành trình chuyển đổi số

Thuật ngữ “chuyển đổi số” chắc hẳn không còn quá xa lạ. Đó là sự tích hợp công nghệ kỹ thuật số vào tất cả các lĩnh vực kinh doanh, thay đổi hoạt động, văn hóa doanh nghiệp và mang lại giá trị cho khách hàng. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp của bạn phải liên tục đổi mới. Nó trở nên cấp thiết đối với bất kỳ doanh nghiệp nào muốn duy trì tính cạnh tranh trong thời đại công nghệ không ngừng phát triển này.

Hệ thống quản lý khách sạn CiHMS là một phần trong công cuộc chuyển đổi số trong ngành khách sạn. Hệ thống PMS mới tạo chỗ cho sự sáng tạo trong việc cải thiện quy trình, hệ thống hiện đại. Nó mang đến một cách tiếp cận mới cho ngành khách sạn để khám phá những cơ hội mới đang chờ đợi phía trước sau khi hoàn thiện các giao thức hoạt động, quy trình làm việc trôi chảy, đảm bảo đáp ứng sự hài lòng của khách hàng và tối đa hóa doanh thu.

Hệ thống quản lý khách sạn CiHMS mang đến cho chúng tôi cơ hội để đào tạo nhân viên khách sạn trở thành chuyên gia trong công việc họ đang làm, đưa ra quyết định, cải thiện các thủ tục, sản phẩm và dịch vụ của khách sạn dựa trên dữ liệu thực tế và phân tích báo cáo xuất ra từ hệ thống. CiHMS hướng tới việc giúp khách sạn bắt tay vào con đường riêng của họ trong hành trình chuyển đổi số.

“Tập hợp cùng nhau là điểm bắt đầu. Gắn bó cùng nhau là tiến triển. Làm việc cùng nhau là thành công.”

-Henry Ford-

Đọc thêm về “Chuyển đổi số trong ngành khách sạn” trong mục Bài viết hoặc tham khảo hội thảo trực tuyến của chúng tôi về chủ đề này tại đây.

Sau khi hoàn thành phát triển sản phẩm, đó chính là lúc bước vào giai đoạn thử nghiệm và hoàn thiện. Tất cả sẽ được chia sẽ vào bài viết tiếp theo của chúng tôi, “Hoàn thiện hệ thống CiHMS: bài học qua những thất bại”.

Learn More

Cloud vs On-premise PMS: Đâu là giải pháp tối ưu cho khách sạn?

Đây có thể được coi là một trong những chủ đề được thảo luận nhiều nhất trong lĩnh vực phần mềm khách sạn: nên chăng chuyển đổi sang giải pháp điện toán đám mây (Cloud), hay giữ vững lập trường sử dụng tiếp phần mềm lưu trữ tại chỗ (On-premises). Những người chủ khách sạn am hiểu công nghệ sẽ thiên về phương án sử dụng công nghệ đám mây. Vậy sự khác nhau chính giữa 2 giải pháp này là gì?

Về định nghĩa, On-premise là giải pháp theo công nghệ truyền thống, dữ liệu được lưu trữ trên máy chủ cục bộ. Phần mềm sau đó được cài vào cơ sở hạ tầng của khách sạn.

Ngược lại, On cloud là mô hình điện toán sử dụng công nghệ máy tính và internet, và dữ liệu được lưu trữ trên Cloud và người dùng có thể truy cập từ bất cứ nơi đâu, bấy kỳ thiết bị nào.

Cloud based Property Management Software has been dominating the hospitality management software industry as its benefit has outperformed On-premises PMS
Việc chuyển đổi từ On-premise sang Cloud đã và đang diễn ra trên diện rộng. Vậy Cloud có những lợi ích gì để tạo nên làn sóng chuyển đổi này? Dưới đây chúng tôi sẽ phân tích vài điểm khác biệt nổi bật giữa 2 giải pháp.

Khác biệt kỹ thuật

Hệ thống on-premises PMS đòi hỏi một số lượng thiết bị phần cứng, máy chủ nhất định so với một hệ thống sử dụng Cloud. Lợi ích là chủ khách sạn toàn quyền quyết định trong: lưu trữ dữ liệu, cài đặt hệ thống, chức năng, nâng cấp thay đổi hệ thống tuỳ chỉnh. Đương nhiên việc này cũng đồng nghĩa rằng chủ khách sạn phải quản lý một hệ thống máy chủ cố định, cần đến những hệ thống đi kèm, và một đội ngũ kỹ thuật luôn túc trực để đảm bảo vận hành không gặp sự cố.  

The cloud-based Property Management System takes care of all the servers, maintenance, upgrades, updates and back-up for you

 

Việc sao lưu hay di chuyển dữ liệu trong trường hợp này sẽ là một bài toán khó. Và về lâu dài sẽ ngốn rất nhiều tài nguyên và nhân lực, trong khi hiệu quả đem lại không cao.

Với hệ thống sử dụng Cloud, những công việc và trách nhiệm kể trên sẽ được bên nhà cung cấp dịch vụ quán xuyến. Lợi ích đem lại là: hệ thống luôn được cập nhật, công nghệ luôn được cải tiến, server ổn định, lịch trình bảo trì thường xuyên. Và trên hết, việc nâng cấp sao lưu dữ liệu cũng sẽ được thực hiện thường xuyên bởi nhà cung cấp.

Chi phí 

Đối với hệ thống on-premise thì chi phí bỏ ra ban đầu là khá lớn. Ngoài phí giấy phép sử dụng hệ thống thì còn phải kể đến các khoản kinh phí ngầm như: cơ sở hạ tầng, thiết bị phần cứng, máy chủ máy trạm, nhân sự IT, phí bảo trì hệ thống… Tuỳ thuộc vào quy mô khách sạn, tổng các chi phí này có thể tăng dần. Nếu làm một phép toán nho nhỏ chúng ta sẽ dàng thấy rằng chi phí đầu tư này là quá tầm đối với quy mô khách sạn vừa và nhỏ.

Not all can handle the financial burden of purchasing a hospitality management system in a long term


Hệ thống Cloud có chi phí đầu vào thấp hơn nhiều so với On-premise. Đây là một sự khẳng định! Nhà cung cấp sẽ thu phí giấy phép và dịch vụ cộng một khoản chi phí cho thiết lập cấu hình ban đầu. Không thu phí server, bảo trì, hay nhân lực. Đây thực sự là một giải pháp tối ưu cho khách sạn vừa và nhỏ.

Khả năng linh hoạt & mở rộng  

Nếu bạn đề cao giá trị việc truy cập hệ thống bấy kể nơi đâu, bất kỳ thời gian nào và bất cứ thiết bị thì câu trả lời duy nhất là sử dụng hệ thống Cloud. Hệ thống PMS của bạn được lưu trữ trên internet, thiết kế thân thiện cho thiết bị di động giúp việc truy cập trở nên dễ dàng.

Đối với hệ thống On-premise, cho dù bạn thiết lập được một hệ thống cho phép truy cập từ máy ngoài thì không thể đảm bảo việc truy cập từ xa không gặp sự cố. Hơn nữa theo dõi dữ liệu theo thời gian thực là điều không thể đối với on-premise. Đây là nhược điểm lớn so với Cloud.

Giải pháp điện toán đám mây (cloud) có khả năng cho phép mở rộng tuyệt đối trong trường hợp bạn tăng hay giảm quy mô khách sạn.

Tích hợp 

Hệ thống on-premise đã có mặt trên thị trường từ rất lâu, và đã phát triển một hệ sinh thái khác phong phú từ phần mềm kế toán, máy bán hàng, hệ thống nhà hàng đến hệ thống quản lý phòng và nhiều hơn thế. Tuy nhiên quá trình triển khai tích hợp những hệ thống như thế thường phức tạp và mất khá nhiều thời gian.

On Premises PMS has been around for years with plenty of 3rd party integrations

Tuy ra đời sau nhưng hệ sinh thái Cloud đang phát triển rất nhanh và mạnh mẽ, các công ty tham gia vào cuộc đua này liên tục cập nhật và phát triển để theo kịp công nghệ điện toán đám mây. Cách thức tích hợp của Cloud rất đơn giản và nhanh gọn nhờ vào phương thức giao tiếp mở (open API). Không phủ nhận rằng hệ thống Cloud vẫn đang đi sau On-premise về số lượng tính năng, khả năng tích hợp.

Tính bảo mật 

Tâm lý số đông của chủ khách sạn là họ sẽ mất quyền kiểm soát nếu dữ liệu không được lưu trữ trên máy chủ nội bộ. Đây là cách nghĩ truyền thống và hiện còn phổ biến trong ngành khách sạn tại Việt Nam.

Trên thực tế, mọi người thường quên đi những tiêu chuẩn an ninh bảo mật áp dụng cho việc lưu trữ dữ liệu cục bộ. Ví dụ như: hạn chế quyền ra vào phòng máy chủ, thường xuyên sao lưu dữ liệu và giám sát 24/7. Vậy nên việc bị tấn công an ninh, ăn cắp dữ liệu là điều có thể xảy ra.

In-house hospitality management system needs strict security protocols to make sure up-time remains high


Tất cả hệ thống sử dụng điện toán đám mây hiện nay đều tuân thủ theo những nguyên tắc, tiêu chuẩn an ninh bảo mật khắt khe nhất như PCI DSS hay ISO 27001 an ninh thông tin. Tùy theo nhu cầu sử dụng, khách sạn có thể lựa chọn giữa điện toán đám mây bao gồm Private Cloud (đám mây riêng), Public Cloud (đám mây công cộng) hoặc lai giữa hai loại trên (Hybrid Cloud). Với Cloud, bạn không còn phải lo lắng về vấn đề bảo mật, sao lưu dữ liệu, kết nối hệ thống hay nguy cơ bị tấn công hệ thống.

Giải pháp nào tối ưu hơn?

Sau khi phân tích các ưu thế nhược điểm giữa 2 giải pháp thì không thể phủ nhận rằng giải pháp Cloud đem lại nhiều lợi ích và tối ưu hơn so với On-premises:

  • Không tốn kém chi phí hạ tầng, máy chủ, nhân lực IT
  • Chi phí trả cho nhà cung cấp là cố định
  • Truy cập dữ liệu theo thời gian thực
  • Tích hợp nhanh chóng, dễ dàng
  • Tính bảo mật cao và hoạt động ổn định

Với những lợi ích kể trên thì không ngạc nhiên khi thấy xu hướng chuyển đổi từ on-premise sang cloud đang thịnh hành. Với hệ thống cloud, điều mà khách sạn cần đó là một đường truyền internet mạnh và ổn định. Thực tế, việc chuyển đổi từ on-premise sang cloud là hoàn toàn khả thi và bạn nên cân nhắc việc thay đổi này.

Theo dõi các bài viết tiếp theo trong cùng chủ đề về hành trình xây dựng hệ thống quản lý khách sạn.

Learn More

Lựa chọn hệ thống quản lý khách sạn: tự xây hay mua ngoài

Phần mềm quản lý khách sạn (Property Management System) viết tắt là PMS, đã trở thành một phần quan trọng thiết yếu, là trung tâm của hệ sinh thái kinh doanh du lịch lưu trú. Cho dù một khách sạn nhỏ hay tập đoàn, chuỗi khách sạn đa quốc gia, đều đã từng trải qua giai đoạn khởi điểm với câu hỏi: “Liệu nên mua hay tự xây dựng một Hệ thống PMS riêng?”. Mặc dù đó chỉ đơn giản là một câu hỏi Có hoặc Không nhưng để có thể đưa ra câu trả lời đúng, bạn sẽ cần trải qua vô số các cuộc tranh luận, họp bàn, thảo luận, thuyết phục và nhiều đêm thao thức. Dù lựa chọn cuối cùng của bạn là gì thì quyết định đó cũng sẽ ảnh hưởng đến giai đoạn phát triển của doanh nghiệp.

Property Management System is crucial to any hotel owner

Xây riêng hay mua gói có sẵn – câu hỏi muôn thuở với các chủ khách sạn

Bài viết này sẽ giúp bạn có một cái nhìn tổng quan về việc xây dựng một hệ thống PMS để có thể đưa ra quyết định đúng đắn cho doanh nghiệp mình. Và biết đâu đây chính là bước khởi đầu cho cuộc cách mạng Chuyển đổi số cho doanh nghiệp.

Mua hệ thống có sẵn: nhanh và tiện lợi

Hai loại phần mềm quản lý khách sạn đang được sử dụng phổ biến là: Phần mềm PMS lưu trữ dữ liệu tại chỗ (On-Premise) – từ bước triển khai cho đến vận hành giải pháp, từ bảo trì cho đến cập nhật và xây dựng hệ thống các máy chủ (server), tất cả đều được thực hiện cục bộ ngay tại khách sạn. Và thứ hai là hệ thống PMS điện toán đám mây (cloud-based) – nhà cung cấp hệ thống sẽ thực hiện công việc bảo trì máy chủ, hệ thống và phần mềm cho bạn, bạn có thể truy cập tất cả các thông tin bất kỳ lúc nào, bất kể nơi đâu thông qua các trình duyệt web.

Một số tên tuổi lớn lớn trong lĩnh vực này kể đến là Opera PMS của Oracle, Protel Air của Protel, Hotelogix PMS của Hotelogix, MSI CloudPM của MSI…

Tùy thuộc vào mô hình kinh doanh và nhu cầu quản lý của mình, bạn có thể quyết định lựa chọn sử dụng hệ thống On-Premise hoặc Cloud. Sắp tới, chúng tôi sẽ có một bài viết so sánh chi tiết hai loại Hệ thống quản lý khách sạn On-Premise và Cloud-based, bài viết này sẽ chắc chắn sẽ giúp bạn hiểu hơn để có thể đưa ra lựa chọn.

A Ready made Hospitality Management System seems to be economically efficient and sustainable to small hotel owners

Sự tiện lợi khi mua hệ thống có sẵn với đầy đủ các tính năng

Việc mua một phần mềm PMS có sẵn sẽ rất thuận tiện. Liệt kê tất cả các yêu cầu của bạn ra, sau đó so sánh với các tính năng mà phần mềm PMS đó đang cung cấp. Và voila! Phần mềm sẽ được lắp đặt xong chỉ sau vài ngày. Điều này chắc chắn sẽ có lợi nếu mô hình khách sạn của bạn có quy mô nhỏ hoặc vừa. Những lợi ích mà hệ thống PMS này mang lại có thể thấy được trong một thời gian ngắn ngay sau khi cài đặt. Điều này đồng nghĩa với việc bạn có thể đạt được mức ROI (tỷ suất hoàn vốn) cao hơn một cách nhanh chóng. Một điểm cộng nữa khi mua một hệ thống PMS đóng gói sẵn là chi phí triển khai sẽ chỉ bằng một phần rất nhỏ so với việc tự xây dựng nên cả một hệ thống.

Một số hạn chế của hệ thống PMS có sẵn hiện nay

Mặc dù nhiều thương hiệu lớn đã gia nhập cuộc chơi, đa phần các hệ thống PMS trên thị trường vẫn còn rất nhiều hạn chế. Dưới đây là một vài điểm cần kể đến.

1. Giao diện thiếu trực quan:

Giao diện phần mềm đóng vai trò rất quan trọng trong việc người dùng ra quyết định mua hệ thống. Một phần mềm quản lý khách sạn có giao diện càng dễ hiểu và dễ sử dụng thì người dùng càng học và thích ứng nhanh. Và dĩ nhiên, việc này sẽ giúp giảm thiểu thời gian đào tạo.

2. Tùy biến tính năng Đặt chỗ, Phí và Thuế

Việc đặt chỗ nhìn qua có vẻ là một việc đơn giản và khó có thể xảy ra sai sót. Tuy nhiên, khi bạn có nhiều kênh bán hàng tích hợp trong phần mềm quản lý, việc overbooking, sai sót thông tin sẽ diễn ra thường xuyên hơn bạn nghĩ. Rất khó để có thể điều chỉnh tính năng đặt chỗ cho phù hợp với yêu cầu đặc thù của khách sạn, bạn sẽ cần sự giúp đỡ rất lớn từ đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật. Đặc biệt hơn, trong trường hợp chính sách phí và thuế của khách sạn bạn đòi hỏi phức tạp, việc điều chỉnh có thể mất hàng tháng (nếu bạn gặp may) hoặc lâu hơn (nếu không nói là không thể) khi mà sẽ cần một hệ thống thiết kế lại theo yêu cầu riêng.

3. Hệ Thống Báo Cáo

Đa số hệ thống báo cáo được cung cấp sẵn theo một khuôn mẫu chung nhất định. Đôi khi, báo cáo mà bạn yêu cầu sẽ không nằm trong hệ thống báo cáo của phần mềm. Người dùng sẽ khá ái ngại khi phải gọi điện nhờ hỗ trợ do có thể họ sẽ chỉ nhận được những câu trả lời như “ngoài khả năng” hoặc “chúng tôi sẽ xem xét bổ sung tại bản cập nhật sau” và sau đó nhận ra rằng yêu cầu này của mình sẽ không bao giờ được đáp ứng. Sẽ rất khó để yêu cầu của bạn được phía nhà cung cấp PMS đánh giá là phù hợp để bổ sung vào phần mềm.

Frustration and disappointment happen every time you export a report that does not meet your requirement from your hospitality Property Management System

Không phải hệ thống PMS có sẵn nào cũng đem lại các chức năng bạn mong muốn

4. Khả năng tiếp cận và Tích hợp

Bạn không thể truy cập hệ thống PMS từ điện thoại? Mất quá nhiều thời gian hay thậm chí không thể đồng bộ dữ liệu trong thời gian thực? Gặp khó khăn khi tích hợp với các hệ thống Quản lý điểm bán hàng, OTAs, hệ thống Quản lý kênh phân khối hiện tại? Không phải hệ thống PMS nào cũng sẵn sàng hỗ trợ đa tích hợp tới các hệ thống khác. Việc phải lựa chọn hy sinh giữa các hệ thống là chuyện có thể xảy ra.

5. Hỗ trợ đa ngôn ngữ và tiền tệ

Kiểm tra kỹ xem liệu hệ thống PMS có hỗ trợ ngôn ngữ và đơn vị tiền tệ địa phương không. Nếu không, sớm muộn nó cũng sẽ ảnh hưởng đến việc vận hành hệ thống và gây ra xung đột với các phần mềm còn lại mà bạn đang sử dụng. Tốt nhất là hệ thống PMS của bạn hỗ trợ tất cả các loại ngôn ngữ và đơn vị tiền tệ, nếu không hãy chuẩn bị tinh thần để đối mặt với nỗi thất vọng hay tệ hơn là bắt đầu lại từ đầu với một hệ thống PMS hoàn toàn mới.

6. Dịch vụ Hỗ trợ khách hàng và nâng cấp kịp thời

Việc nhận được sự hỗ trợ kịp thời đôi khi là một thử thách. Phần mềm sẽ đôi lúc không chạy trơn tru như đã hứa, và sẽ rất khó khăn nếu thiếu đi dịch vụ hỗ trợ khách hàng và nâng cấp kịp thời. Không ai muốn chờ 3 ngày làm việc để được hỗ trợ xử lý khi hệ thống của mình gặp lỗi ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động vận hành. Đặc biệt với các hệ thống vận hành cho chuỗi hay tập đoàn thì việc phải phụ thuộc toàn toàn vào đội Hỗ trợ bên ngoài chắc chắn sẽ rất đáng sợ.

Xây dựng một Hệ thống quản lý Khách sạn riêng có dành cho tất cả mọi người?

Việc xây dựng một phần mềm mới hoàn toàn từ con số 0 chắc chắn không dành cho bất kỳ ai. Nhất là với các doanh nghiệp lưu trú vừa và nhỏ, đây chắc chắn là một con đường bất khả thi và nằm ngoài khả năng.

Building a Hotel Management Software is not easy for small businesses, especially with the huge budget and lack of human resources

Việc tự xây dựng một phần mềm PMS thực sự khó khăn, đặc biệt nếu khách sạn của bạn có quy mô nhỏ

Chi phí cơ hội

Bài toán chi phí cơ hội cho việc tiêu tốn ngân sách để xây dựng phần mềm thay vì tập trung nguồn lực vào các dự án khác mang đến doanh thu lớn hơn cho khách sạn trong giai đoạn ngắn hạn đặt dấu chấm hết cho khả năng đầu tư vào một dự án xây dựng phần mềm.

Tiến độ và nguồn lực nhân lực

Dù cho bạn vẫn quyết tâm xây dựng phần mềm của mình, thì việc thuê được một đội ngũ chuyên gia công nghệ đủ sức xây dựng một phần mềm quản lý khách sạn theo đúng tiến độ dự kiến là một việc không hề dễ dàng. Và ngay khi đã có một đội ngũ kỹ sư thì việc này cũng mất ít một-đến-hai năm để hoàn thành.

The opportunity cost will always be questioned whenever obstacles and unexpected circumstances occur during your hotel management system building stage

How many other projects and assets you have to give up in order to build your own hotel management system? Is it worth the trade-off?

Ngân sách

Điều cuối cùng nhưng vô cùng quan trọng: ngân sách? Liệu bạn sẽ có đủ nguồn lực ngân sách cho tới khi sản phẩm hoàn thiện? Con số này có thể khiến người khác thấy choáng và tự thỏa hiệp bằng cách hạ chất lượng. Nhưng dù đã có kế hoạch dự kiến về tiến độ và nguồn tài chính đi chăng nữa, trong quá trình xây dựng, mọi thứ đều có thể đi chệch hướng. Vậy bạn liệu đã chuẩn bị tinh thần cho thất bại này? Thành thật mà nói, hẳn sẽ không có mấy ai có thể gánh chịu được tổn thất tài chính khổng lồ nếu thất bại trong việc xây một hệ thống quản lý khách sạn.

Bạn đã có đủ tự tin xây dựng hệ thống cho riêng mình?

Các Công ty đa quốc gia và các Tập đoàn chuỗi khách sạn lớn sẵn sàng đầu tư xây dựng riêng hệ thống quản lý khách sạn. Với các công ty có tầm nhìn dài hạn trong việc mở rộng, việc phụ thuộc vào một đối tác bên ngoài không phải là một ý hay, và trên cả việc trả tiền phí bản quyền lâu dài không bền vững cho bối cảnh thị trường thay đổi thường xuyên.

Bên cạnh đó, việc trông chờ vào nhà cung cấp PMS giải quyết các vấn đề đặc thù của khách sạn cũng bất hợp lý. Nhất là nếu như đây là vấn đề chỉ xảy ra một lần duy nhất, nó sẽ bị đưa vào các việc sẽ giải quyết sau do không khiến họ thấy có đủ quan tâm hay lợi ích gì để xử lý ngay.

Một phần mềm quản lý khách sạn tự xây dựng đảm bảo rằng phiên bản đó hoàn toàn có khả năng tùy biến, cũng như đi sâu vào xử lý tất cả các vấn đề, lỗi kỹ thuật hay kỳ vọng mà một khách sạn thường phải đối mặt. Người chủ hoàn toàn nắm quyền kiểm soát hệ thống từ việc thu thập dữ liệu đến các rủi ro bảo mật, từ khả năng tương thích với hoạt động vận hành cho đến thân thiện với thiết bị di động, và còn hơn thế nữa.

If you have all it takes to build your own property management system, the process will be rewarding toward the end

Building your own hotel management software brings greater value and rewarding if you can go through with it

Tóm lại, nếu bạn có kiến thức sâu rộng về ngành dịch vụ khách sạn, thông suốt, am hiểu rõ ràng từ quy trình cho tới hoạt động vận hành thực tế từ tiền sảnh đến hậu sảnh. Đồng thời, bạn còn sở hữu một nhóm kỹ sư trình độ cao, tin tưởng và cam kết về kết quả có thể đạt được; vậy thì chẳng có lý do gì lại không tự xây dựng một hệ thống quản lý khách sạn của riêng mình. Tất cả các yếu điểm sẽ điều được giải quyết nến bạn đáp ứng đủ hai tiêu chí này; Về mặt lợi ích, nó sẽ góp phần vẽ nên sứ mệnh, tầm nhìn, phương hướng và tái khẳng định khoản đầu tư của bạn là hoàn toàn xứng đáng. Hãy nhớ rằng sự kiên nhẫn, bền bỉ chính là người bạn của bạn.

Đây có lẽ là một bài viết khá dài, và chúng tôi hi vọng rằng bạn đã tìm ra câu trả lời cho câu hỏi mà mình đang kiếm tìm. Vậy bạn sẽ chọn làm gì: Tự xây dựng hay Mua sẵn? Trả lời bên dưới cho chúng tôi biết nhé. Chúng tôi rất mong chờ lắng nghe câu chuyện của bạn.

Learn More

Làm thế nào để đẩy mạnh đặt phòng trực tiếp cho khách sạn của bạn

Không thể phủ nhận rằng OTA là kênh quảng bá đặt phòng tốt, đồng thời mang lại nguồn doanh thu đáng kể cho khách sạn. Tuy nhiên, để có thể tối đa doanh thu, giảm thiểu chi phí thì việc tối ưu hóa nguồn thu từ đặt phòng trực tiếp là điều hết sức cần thiết.

Đặt phòng trực tiếp (Direct Booking) được hiểu là khi du khách đặt phòng trực tiếp với khách sạn mà không thông qua bất kì bên trung gian nào khác. Có nhiều hình thức thực hiện đặt phòng trực tiếp, ví dụ như qua điện thoại, email hoặc phổ biến nhất là qua website chính thức của khách sạn đã được tích hợp công cụ đặt phòng – booking engine.

Vậy làm thế nào để tối ưu hóa đặt phòng trực tiếp cho khách sạn của bạn?

1. Tối ưu hóa website

Đầu tiên hãy đặt mình vào vị trí khách hàng, suy nghĩ như khách hàng để hiểu xem điều gì khiến họ đưa ra quyết định đặt phòng. Khách tìm đến trang web của bạn phải thoả mãn được các câu hỏi và vấn đề họ đang gặp phải trước khi đặt phòng. Bạn cần biến website của mình là nơi cung cấp thông tin chính xác, hấp dẫn nhất về phòng ốc và khách sạn. Và hãy luôn cập nhật các thông tin này một cách liên tục để lấy niềm tin khách hàng.

Việc tối ưu thiết kế, bố cục, vị trí sắp đặt nút bấm, hình ảnh trên web cũng hết sức quan trọng. Website của bạn không chỉ đẹp và bắt mắt để tạo ấn tượng ban đầu mà còn phải bố cục thông minh rõ ràng để đem lại trải nghiệm người dùng tốt nhất có thể.

Tiếp theo, phải đảm bảo website của bạn có thể hiển thị tích ứng trên mọi loại thiết bị, đặc biệt là di động. Ngoài ra, cũng cần lưu ý đến tìm kiếm Google. Cần đảm bảo website của bạn được hiện diện trên trang tìm kiếm của Google.

2. Tinh gọn quy trình đặt phòng

Việc tích hợp hệ thống Booking Engine lên website là cần thiết, tuy nhiên liệu quy trình đặt phòng của hệ thống đã được tối ưu? Hãy học tập từ các trang OTA, quy trình đặt phòng trên website cần đơn giản và nhanh chóng từ khâu tìm kiếm đến lúc thanh toán.

Ngoài ra, hãy đảm bảo hệ thống đặt phòng của bạn hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán, cũng như khả năng tích hợp tới nhiều hệ thống quản lý khác như PMS, CRS.

3. Doanh thu trên số phòng hiện có – RevPAR (Revenue Per Available Room)

Đầu tiên, bạn cần đảm bảo giá phòng trên website phải giống với giá bán trên các kênh OTA. Trước khi đưa ra quyết định đặt phòng, khách hàng luôn so sánh giá, không chỉ giữa các khách sạn với nhau, mà còn giữa các kênh khác nhau cho cùng một khách sạn. Và mọi người thường có xu hướng nghĩ rằng giá trên OTA là giá tốt nhất. Bạn cần chứng minh điều này là không còn đúng nữa: đặt phòng trên website khách vẫn có thể có giá tốt như kênh OTA, và còn được hưởng thêm những chính sách ưu đãi khác.

Vậy để tăng thêm giá trị cho kênh đặt phòng website, bạn có thể tặng khách một số dịch vụ cộng thêm hay có chính sách hoàn hủy tốt hơn so với các kênh OTA. Ngoài ra, các chương trình hậu mãi, khách hàng thân thiết cũng là cách tốt để giữ khách tiếp tục quay lại và đặt phòng trực tiếp với bạn.

4. Quảng bá hình ảnh

Hãy sử dụng mạng xã hội để quảng bá hình ảnh khách sạn của bạn. Tăng sự hiện diện của thương hiệu trên các kênh truyền thông để thu hút khách hàng đến với kênh website của khách sạn. Cách dễ dàng để tăng sự hiện diện là chia sẻ hình ảnh du lịch, địa điểm theo xu hướng, các dịp lễ hội trên các trang như Facebook, Instagram, Tiktok.

Learn More

Các chỉ số quản trị doanh thu mà mọi khách hàng cần biết (Phần 2)

Tình hình kinh doanh của khách sạn được đo lường và thể hiện qua các chỉ số quản trị doanh thu. Tiếp theo phần trước “Các chỉ số quản trị doanh thu mà mọi chủ khách sạn cần biết (Phần 1)”, chúng ta cùng đi tiếp qua 6 chỉ số quản trị doanh thu quan trọng còn lại.

7. Tỉ lệ doanh thu trực tiếp – DRR (Direct Revenue Ratio)

Tỉ lệ doanh thu trực tiếp DRR là gì?

DRR là chỉ số thể hiện tỉ lệ doanh thu đến từ những lượt đặt phòng trực tiếp như website, điện thoại, email với khách sạn so sánh với doanh thu đến từ các kênh khác như đại lý và OTA (Booking.comExpediaAgoda,…). Các bên thứ ba thường đi đôi với tỉ lệ chia hoa hồng, khiến doanh thu và lợi nhuận của bạn bị ảnh hưởng. Thông thường chỉ số này ít nhất là 40%.

Công thức tính chỉ số DRR:

(Doanh thu đặt phòng trực tiếp) ÷ (Tổng doanh thu) x 100 = %DRR

Ví dụ minh hoạ:
Nếu trong tháng, khách sạn của bạn đạt doanh thu $40,000 và trong đó doanh thu đến từ khách đặt phòng trực tiếp với khách sạn là $20,000 thì chỉ số DRR được tính như sau:
DRR = $20,000 doanh thu đặt phòng trực tiếp ÷ $40,000 tổng doanh thu x 100% = 50%

Làm thế nào để cải thiện chỉ số DRR

  • Xây dựng lượng khách hàng trung thành

Bạn hãy lưu trữ hồ sơ khách hàng đã từng lưu trú tại khách sạn và gửi cho họ những chương trình khuyến mãi đặc biệt. Như vậy, khi họ quay lại, họ sẽ liên hệ trực tiếp với khách sạn của bạn mà không phải thông qua các kênh đặt phòng trung gian. Khi bạn xây dựng được lượng khách hàng trung thành, bạn sẽ có được nguồn doanh thu trực tiếp ổn định.

  • Sử dụng mạng xã hội

Bạn hãy tạo trang mạng xã hội cho khách sạn của mình để giúp bạn tiếp cận trực tiếp với các khách hàng tiềm năng. Các trang mạng xã hội như Facebook và Instagram là công cụ hữu ích để quảng bá hình ảnh khách sạn cũng như dẫn khách đến với các kênh liên lạc trực tiếp của khách sạn. Bạn cũng có thể cập nhật các chương trình ưu đãi trên các trang mạng xã hội để nâng cao tối đa lượng đặt phòng trực tiếp.

  • Tạo đặc quyền khi đặt phòng trực tiếp

Để khuyến khích khách hàng đặt phòng trực tiếp với bạn, hãy cho họ những đặc quyền khi đặt phòng qua website của khách sạn hoặc liên hệ trực tiếp. Miễn phí đưa đón sân bay, nhận phòng sớm, trả phòng muộn,… là những đặc quyền bạn có thể trao cho các khách hàng liên hệ trực tiếp, không thông qua kênh đặt phòng trung gian.

8. Đánh giá nhóm đối thủ cạnh tranh – Hotel comp sets

Nghiên cứu và đánh giá các đối thủ cạnh tranh là việc cực kỳ quan trọng, dù bạn đang kinh doanh trong bất kỳ lĩnh vực nào. Xác định được các nhóm đối thủ trực tiếp, bạn sẽ so sánh và tham chiếu được tiềm năng của các đối thủ cũng như đưa ra định hướng cạnh tranh cho khách sạn của bạn.

Xác định nhóm đối thủ cạnh tranh

Nhóm khách sạn cạnh tranh trực tiếp của bạn có thể được xác định qua những yếu tố sau:

  • Định vị trên thị trường:

Điều quan trọng nhất khi xác định các đối thủ cạnh tranh là định vị bạn và đối thủ trên thị trường. Để định vị được vị trí của bạn và các đối thủ trên thị trường, bạn hãy tìm hiểu những yếu tố sau: Loại hình cơ sở lưu trú của các đối thủ là gì? Quy mô của họ như thế nào? Khách hàng mục tiêu của họ là ai? Bạn hãy so sánh và đánh giá những khách sạn nào sẽ là đối thủ trực tiếp của bạn, từ đó, bạn sẽ đưa ra được chiến lược cạnh tranh tối ưu nhất.

  • Dịch vụ cung cấp:

Cũng như việc định vị khách sạn của bạn trên thị trường, xác định sản phẩm dịch vụ bạn cung cấp cho khách hàng rất quan trọng để định hình doanh nghiệp của bạn. Bạn cần xem xét những đối thủ cung cấp dịch vụ tương tự với bạn. Nếu bạn cung cấp dịch vụ nghỉ dưỡng cao cấp, bạn sẽ không phải đối thủ cạnh tranh trực tiếp với những khách sạn cung cấp phòng nghỉ kèm các tour khám phá.

Phân tích thị trường

Sau khi đã xác định được các nhóm đối thủ của bạn trên thị trường, bước tiếp theo là so sánh và phân tích thị trường.

Bước 1: Xác định nhóm đối thủ cạnh tranh
Bước 2: Đánh giá điểm mạnh và điểm yếu của bạn
Bước 3: Tăng cường cải thiện và phát triển

Để vượt lên trên các đối thủ cạnh tranh, bạn phải luôn tìm hiểu, so sánh và đối chiếu mọi yếu tố (họ đang cung cấp những dịch vụ nào, đối tượng khách hàng họ đang nhắm đến là ai…) Và hãy đặt mình vào vị trí của khách hàng để hiểu được tiêu chuẩn và mong muốn của họ từ dịch vụ mà bạn và các đối thủ đang cung cấp.

9. Chỉ số chi phí tiếp thị trên mỗi lượt đặt phòng – MCPB (Marketing Cost Per Booking)

Chi phí tiếp thị trên mỗi lượt đặt phòng MCPB là gì?

MCPB là chỉ số đo lường chi phí cần thiết để thu hút khách hàng mới. Với chỉ số MCPB, bạn không chỉ biết được chi phí bạn phải bỏ ra để có được khách hàng mới mà bạn còn có thể đánh giá mức độ hiệu quả của các chiến dịch quảng bá thương hiệu.
Cũng như các doanh nghiệp ngành nghề khác, các chủ khách sạn phải đầu tư vào khâu quảng bá thương hiệu để thu hút khách du lịch tiềm năng. Trước khi tính toán chi phí tiếp thị trên mỗi lượt đặt phòng, bạn cần thống kê tổng ngân sách cho các chi tiêu quảng cáo, tiếp thị.

Làm thế nào để tính toán chỉ số MCPB?

Bước đầu tiên để tính toán chi phí MCPB là tìm hiểu khách hàng đã tìm thấy bạn qua phương tiện nào và họ đã đặt phòng qua kênh nào. Bạn có thể chạy một chiến dịch quảng cáo thông qua mạng xã hội và theo dõi lượt đặt phòng trực tiếp. Nếu lượt đặt phòng trực tiếp không gia tăng đáng kể thì bạn sẽ phải xem xét và thay đổi chiến lược quảng cáo.

Để đánh giá độ hiệu quả của các kênh đặt phòng, bạn có thể tính toán như sau:

Tổng doanh thu từ một kênh đặt phòng hoặc chiến dịch quảng cáo nhất định trừ cho tổng chi phí marketing của chiến dịch đó
Bạn có thể áp dụng cách tính trên cho tất cả các kênh đặt phòng để đánh giá kênh nào hiệu quả nhất và kênh nào không đạt hiệu quả như mong muốn.

10. Đánh giá trên Tripadvisor

Tripadvisor là một trong những trang đánh giá và xếp hạng có ảnh hưởng nhất tới ngành nhà hàng khách sạn và du lịch. Tiếng nói của khách hàng có sức mạnh rất lớn và ảnh hưởng trực tiếp đến vị trí xếp hạng khách sạn và tỉ lệ đặt phòng của bạn.

Cách gia tăng đánh giá trên Tripadvisor

Trước khi tìm hiểu cách cải thiện vị trí xếp hạng của bạn trên Tripadvisor, bước đầu tiên bạn phải có được thật nhiều đánh giá từ khách hàng.

  • Tạo trải nghiệm ấn tượng cho khách hàng

Điều căn bản nhất để có được đánh giá từ khách hàng là bạn cung cấp cho họ trải nghiệm tốt nhất khi lưu trú tại khách sạn của bạn. Bạn phải cung cấp trải nghiệm vượt trên cả mong đợi của khách khiến họ phải để lại đánh giá và chia sẻ trải nghiệm của họ cho những người khác.

  • Khuyến khích khách viết đánh giá

Bạn cần khuyến khích khách hàng để lại đánh giá và cảm nghĩ của họ về trải nghiệm lưu trú của họ. Bạn có thể yêu cầu nhân viên lễ tân khuyến khích khách viết đánh giá khi khách trả phòng, hoặc bạn có thể sử dụng phần mềm lưu trữ hồ sơ khách hàng và gửi email cảm ơn kèm đường dẫn đến trang đánh giá Tripadvisor sau khi khách kết thúc kì lưu trú của họ. Hành động tuy nhỏ nhưng có thể sẽ có ảnh hưởng lớn đến thương hiệu của bạn.

Cách cải thiện xếp hạng trên Tripadvisor

Lưu ý rằng đánh giá và xếp hạng khách sạn của bạn trên Tripadvisor không hẳn luôn luôn ăn khớp với nhau. Chẳng hạn như bạn có thể có được nhiều nhận xét tốt nhưng xếp hạng khách sạn của bạn lại không cao. Sau đây là thuật toán mà Tripadvisor sử dụng để xếp hạng một khách sạn:

  • Các đánh giá gần đây nhất:

Hãy đảm bảo bạn thường xuyên có những đánh giá mới trên Tripadvisor. Các đánh giá càng gần đây nhất càng tạo được sự tin tưởng cho những khách hàng tiềm năng. Những đánh giá đã cũ sẽ không mang lại giá trị cao cho khách sạn của bạn.

  • Số điểm đánh giá:

Độ tích cực của các bài đánh giá từ khách hàng cũng sẽ gây ảnh hưởng đến xếp hạng của bạn. Xếp hạng trên Tripadvisor của bạn sẽ được cải thiện khi khách sạn của bạn có được những đánh giá tốt và được điểm cao.

  • Số lượng đánh giá:

Khách sạn của bạn càng có nhiều đánh giá tích cực sẽ giúp thứ hạng của bạn trên Tripadvisor được cải thiện đáng kể. Hãy luôn luôn khuyến khích khách hàng để lại đánh giá tích cực cho bạn. Hơn nữa, bạn hãy thường xuyên tương tác và phản hồi với những đánh giá chưa tốt để cải thiện độ hài lòng của khách.

11. Đánh giá trên Booking.com

Booking.com – kênh đánh giá, xếp hạng và đặt phòng

Được thành lập vào năm 1996, giờ đây, Booking.com trở thành một trong những trang đặt phòng và đánh giá lớn nhất thế giới. Khách có thể viết đánh giá, đồng thời cũng có thể đặt phòng ngay trên một nền tảng duy nhất. Chính vì thế, trang Booking.com trở thành kênh có sức ảnh hưởng rất lớn đến các khách sạn trên thế giới.

Làm thế nào để gia tăng lượt đánh giá của bạn?

Tương tự như Tripadvisor, có 2 bước bạn cần làm để có được nhiều lượt đánh giá: Tạo trải nghiệm vượt hơn mong đợi cho khách và khuyến khích khách viết đánh giá sau khi kết thúc kỳ lưu trú của họ. Đặc biệt, nếu khách hàng của bạn đặt phòng thông qua trang Booking.com thì bạn chắc chắn sẽ không muốn bỏ lỡ bài đánh giá của họ trên Booking.com. Vậy làm thế nào để cải thiện thứ hạng trên Booking.com?
Booking.com cho phép khách hàng tìm kiếm khách sạn theo nhu cầu và sở thích thông qua bộ lọc tìm kiếm chẳng hạn như khách sạn có bể bơi, có dịch vụ spa,… Vì thế, bạn nên luôn cập nhật trang booking.com của mình. Điều này sẽ giúp khách sạn của bạn được xuất hiện trong nhiều lượt tìm kiếm hơn.
Theo Booking.com, cách tốt nhất để nâng cao thứ hạng tìm kiếm là bạn phải cập nhật thường xuyên những dịch vụ trong khách sạn của bạn trên trang booking.com và cung cấp những ưu đãi đặc biệt. Nếu trang của bạn luôn được cập nhật những thông tin và dịch vụ liên quan đến khách hàng mục tiêu, chắc chắn bạn sẽ xuất hiện ở vị trí tốt trong các lượt tìm kiếm của họ.

12. Mức độ hài lòng của khách hàng

Có thể cho rằng mức độ hài lòng của khách là một trong những chỉ số quan trọng nhất mà bạn phải quan tâm đến. Có một số yếu tố cần tính đến khi đo lường sự hài lòng của khách. Tuy nhiên, có hai yếu tố chính yếu ảnh hưởng đến mức độ hài lòng của khách về khách sạn của bạn:

  • Dịch vụ thiết yếu

Bạn là người cung cấo những dịch vụ thiết yếu cho khách hàng: nơi ăn, chốn ngủ. Khách sạn là ngôi nhà thứ hai của khách. Vì vậy, điều quan trọng là bạn phải đảm bảo khách sạn của bạn sạch sẽ, thoải mái, an toàn và tiện nghi.

  • Nhân viên thân thiện

Một yếu tố khác ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách trong ngành khách sạn là nhân viên khách sạn. Sự niềm nở tiếp đón và nụ cười của nhân viên luôn khiến khách hàng cảm thấy thoải mái và hài lòng. Vì đội ngũ nhân viên là những người trực tiếp tiếp xúc với khách hàng, sự hài lòng của khách sẽ phụ thuộc hoàn toàn vào những nhân viên ấy. Vì vậy, bạn hãy chắc chắn rằng đội ngũ nhân viên thực hiện tốt công việc của họ, thân thiện và niềm nở.

Cách đo lường sự hài lòng của khách hàng

Rất đơn giản để biết được mức độ hài lòng của khách hàng: Bạn có thể khuyến khích họ đánh giá kỳ nghỉ của họ trên các nền tảng đánh giá trực tuyến (Tripadvisor, Booking.com, v.v.). Hoặc bạn có thể gửi bảng khảo sát chất lượng dịch vụ qua email hoặc khi khách trả phòng.

Làm thế nào để cải thiện sự hài lòng của khách

Có rất nhiều điều bạn có thể làm để nâng cao trải nghiệm của khách và từ đó cải thiện sự hài lòng của khách hàng của bạn. Đôi lúc những điều nhỏ nhặt là thứ tạo nên sự khác biệt lớn. Nếu trải nghiệm của khách được cá nhân hoá, như trang trí phòng thật lãng mạn cho cặp đôi hoặc một chiếc bánh mừng sinh nhật khách hàng, khách của bạn sẽ cảm thấy họ được quan tâm đặc biệt. Chỉ với câu nói “Tôi hy vọng bạn đã có kỳ nghỉ tuyệt vời” cũng có thể tạo ấn tượng với khách hàng và họ có thể cho bạn biết những điều bạn có thể cải thiện cho kỳ nghỉ tiếp theo của họ.

Nếu năm 2020 là năm có nhiều biến động với ngành khách sạn thì năm 2021 hứa hẹn nhiều sự chuyển mình và vực dậy của ngành. Nắm được 12 chỉ số quan trọng của khách sạn là một trong những cách giúp bạn kiểm soát và đảm bảo bạn có được phương hướng cần thiết để phát triển.

Learn More