Lựa chọn hệ thống quản lý khách sạn: tự xây hay mua ngoài
Phần mềm quản lý khách sạn (Property Management System) viết tắt là PMS, đã trở thành một phần quan trọng thiết yếu, là trung tâm của hệ sinh thái kinh doanh du lịch lưu trú. Cho dù một khách sạn nhỏ hay tập đoàn, chuỗi khách sạn đa quốc gia, đều đã từng trải qua giai đoạn khởi điểm với câu hỏi: “Liệu nên mua hay tự xây dựng một Hệ thống PMS riêng?”. Mặc dù đó chỉ đơn giản là một câu hỏi Có hoặc Không nhưng để có thể đưa ra câu trả lời đúng, bạn sẽ cần trải qua vô số các cuộc tranh luận, họp bàn, thảo luận, thuyết phục và nhiều đêm thao thức. Dù lựa chọn cuối cùng của bạn là gì thì quyết định đó cũng sẽ ảnh hưởng đến giai đoạn phát triển của doanh nghiệp.
Xây riêng hay mua gói có sẵn - câu hỏi muôn thuở với các chủ khách sạn
Mua hệ thống có sẵn: nhanh và tiện lợi
Hai loại phần mềm quản lý khách sạn đang được sử dụng phổ biến là: Phần mềm PMS lưu trữ dữ liệu tại chỗ (On-Premise) – từ bước triển khai cho đến vận hành giải pháp, từ bảo trì cho đến cập nhật và xây dựng hệ thống các máy chủ (server), tất cả đều được thực hiện cục bộ ngay tại khách sạn. Và thứ hai là hệ thống PMS điện toán đám mây (cloud-based) – nhà cung cấp hệ thống sẽ thực hiện công việc bảo trì máy chủ, hệ thống và phần mềm cho bạn, bạn có thể truy cập tất cả các thông tin bất kỳ lúc nào, bất kể nơi đâu thông qua các trình duyệt web. Một số tên tuổi lớn lớn trong lĩnh vực này kể đến là Opera PMS của Oracle, Protel Air của Protel, Hotelogix PMS của Hotelogix, MSI CloudPM của MSI... Tùy thuộc vào mô hình kinh doanh và nhu cầu quản lý của mình, bạn có thể quyết định lựa chọn sử dụng hệ thống On-Premise hoặc Cloud. Sắp tới, chúng tôi sẽ có một bài viết so sánh chi tiết hai loại Hệ thống quản lý khách sạn On-Premise và Cloud-based, bài viết này sẽ chắc chắn sẽ giúp bạn hiểu hơn để có thể đưa ra lựa chọn.
Sự tiện lợi khi mua hệ thống có sẵn với đầy đủ các tính năng
Một số hạn chế của hệ thống PMS có sẵn hiện nay
Mặc dù nhiều thương hiệu lớn đã gia nhập cuộc chơi, đa phần các hệ thống PMS trên thị trường vẫn còn rất nhiều hạn chế. Dưới đây là một vài điểm cần kể đến.1. Giao diện thiếu trực quan:
Giao diện phần mềm đóng vai trò rất quan trọng trong việc người dùng ra quyết định mua hệ thống. Một phần mềm quản lý khách sạn có giao diện càng dễ hiểu và dễ sử dụng thì người dùng càng học và thích ứng nhanh. Và dĩ nhiên, việc này sẽ giúp giảm thiểu thời gian đào tạo.2. Tùy biến tính năng Đặt chỗ, Phí và Thuế
Việc đặt chỗ nhìn qua có vẻ là một việc đơn giản và khó có thể xảy ra sai sót. Tuy nhiên, khi bạn có nhiều kênh bán hàng tích hợp trong phần mềm quản lý, việc overbooking, sai sót thông tin sẽ diễn ra thường xuyên hơn bạn nghĩ. Rất khó để có thể điều chỉnh tính năng đặt chỗ cho phù hợp với yêu cầu đặc thù của khách sạn, bạn sẽ cần sự giúp đỡ rất lớn từ đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật. Đặc biệt hơn, trong trường hợp chính sách phí và thuế của khách sạn bạn đòi hỏi phức tạp, việc điều chỉnh có thể mất hàng tháng (nếu bạn gặp may) hoặc lâu hơn (nếu không nói là không thể) khi mà sẽ cần một hệ thống thiết kế lại theo yêu cầu riêng.3. Hệ Thống Báo Cáo
Đa số hệ thống báo cáo được cung cấp sẵn theo một khuôn mẫu chung nhất định. Đôi khi, báo cáo mà bạn yêu cầu sẽ không nằm trong hệ thống báo cáo của phần mềm. Người dùng sẽ khá ái ngại khi phải gọi điện nhờ hỗ trợ do có thể họ sẽ chỉ nhận được những câu trả lời như “ngoài khả năng” hoặc “chúng tôi sẽ xem xét bổ sung tại bản cập nhật sau” và sau đó nhận ra rằng yêu cầu này của mình sẽ không bao giờ được đáp ứng. Sẽ rất khó để yêu cầu của bạn được phía nhà cung cấp PMS đánh giá là phù hợp để bổ sung vào phần mềm.
Không phải hệ thống PMS có sẵn nào cũng đem lại các chức năng bạn mong muốn
4. Khả năng tiếp cận và Tích hợp
Bạn không thể truy cập hệ thống PMS từ điện thoại? Mất quá nhiều thời gian hay thậm chí không thể đồng bộ dữ liệu trong thời gian thực? Gặp khó khăn khi tích hợp với các hệ thống Quản lý điểm bán hàng, OTAs, hệ thống Quản lý kênh phân khối hiện tại? Không phải hệ thống PMS nào cũng sẵn sàng hỗ trợ đa tích hợp tới các hệ thống khác. Việc phải lựa chọn hy sinh giữa các hệ thống là chuyện có thể xảy ra.5. Hỗ trợ đa ngôn ngữ và tiền tệ
Kiểm tra kỹ xem liệu hệ thống PMS có hỗ trợ ngôn ngữ và đơn vị tiền tệ địa phương không. Nếu không, sớm muộn nó cũng sẽ ảnh hưởng đến việc vận hành hệ thống và gây ra xung đột với các phần mềm còn lại mà bạn đang sử dụng. Tốt nhất là hệ thống PMS của bạn hỗ trợ tất cả các loại ngôn ngữ và đơn vị tiền tệ, nếu không hãy chuẩn bị tinh thần để đối mặt với nỗi thất vọng hay tệ hơn là bắt đầu lại từ đầu với một hệ thống PMS hoàn toàn mới.6. Dịch vụ Hỗ trợ khách hàng và nâng cấp kịp thời
Việc nhận được sự hỗ trợ kịp thời đôi khi là một thử thách. Phần mềm sẽ đôi lúc không chạy trơn tru như đã hứa, và sẽ rất khó khăn nếu thiếu đi dịch vụ hỗ trợ khách hàng và nâng cấp kịp thời. Không ai muốn chờ 3 ngày làm việc để được hỗ trợ xử lý khi hệ thống của mình gặp lỗi ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động vận hành. Đặc biệt với các hệ thống vận hành cho chuỗi hay tập đoàn thì việc phải phụ thuộc toàn toàn vào đội Hỗ trợ bên ngoài chắc chắn sẽ rất đáng sợ.Xây dựng một Hệ thống quản lý Khách sạn riêng có dành cho tất cả mọi người?
Việc xây dựng một phần mềm mới hoàn toàn từ con số 0 chắc chắn không dành cho bất kỳ ai. Nhất là với các doanh nghiệp lưu trú vừa và nhỏ, đây chắc chắn là một con đường bất khả thi và nằm ngoài khả năng.
Việc tự xây dựng một phần mềm PMS thực sự khó khăn, đặc biệt nếu khách sạn của bạn có quy mô nhỏ
Chi phí cơ hội
Bài toán chi phí cơ hội cho việc tiêu tốn ngân sách để xây dựng phần mềm thay vì tập trung nguồn lực vào các dự án khác mang đến doanh thu lớn hơn cho khách sạn trong giai đoạn ngắn hạn đặt dấu chấm hết cho khả năng đầu tư vào một dự án xây dựng phần mềm.Tiến độ và nguồn lực nhân lực
Dù cho bạn vẫn quyết tâm xây dựng phần mềm của mình, thì việc thuê được một đội ngũ chuyên gia công nghệ đủ sức xây dựng một phần mềm quản lý khách sạn theo đúng tiến độ dự kiến là một việc không hề dễ dàng. Và ngay khi đã có một đội ngũ kỹ sư thì việc này cũng mất ít một-đến-hai năm để hoàn thành.
How many other projects and assets you have to give up in order to build your own hotel management system? Is it worth the trade-off?
Ngân sách
Điều cuối cùng nhưng vô cùng quan trọng: ngân sách? Liệu bạn sẽ có đủ nguồn lực ngân sách cho tới khi sản phẩm hoàn thiện? Con số này có thể khiến người khác thấy choáng và tự thỏa hiệp bằng cách hạ chất lượng. Nhưng dù đã có kế hoạch dự kiến về tiến độ và nguồn tài chính đi chăng nữa, trong quá trình xây dựng, mọi thứ đều có thể đi chệch hướng. Vậy bạn liệu đã chuẩn bị tinh thần cho thất bại này? Thành thật mà nói, hẳn sẽ không có mấy ai có thể gánh chịu được tổn thất tài chính khổng lồ nếu thất bại trong việc xây một hệ thống quản lý khách sạn.Bạn đã có đủ tự tin xây dựng hệ thống cho riêng mình?
Các Công ty đa quốc gia và các Tập đoàn chuỗi khách sạn lớn sẵn sàng đầu tư xây dựng riêng hệ thống quản lý khách sạn. Với các công ty có tầm nhìn dài hạn trong việc mở rộng, việc phụ thuộc vào một đối tác bên ngoài không phải là một ý hay, và trên cả việc trả tiền phí bản quyền lâu dài không bền vững cho bối cảnh thị trường thay đổi thường xuyên. Bên cạnh đó, việc trông chờ vào nhà cung cấp PMS giải quyết các vấn đề đặc thù của khách sạn cũng bất hợp lý. Nhất là nếu như đây là vấn đề chỉ xảy ra một lần duy nhất, nó sẽ bị đưa vào các việc sẽ giải quyết sau do không khiến họ thấy có đủ quan tâm hay lợi ích gì để xử lý ngay. Một phần mềm quản lý khách sạn tự xây dựng đảm bảo rằng phiên bản đó hoàn toàn có khả năng tùy biến, cũng như đi sâu vào xử lý tất cả các vấn đề, lỗi kỹ thuật hay kỳ vọng mà một khách sạn thường phải đối mặt. Người chủ hoàn toàn nắm quyền kiểm soát hệ thống từ việc thu thập dữ liệu đến các rủi ro bảo mật, từ khả năng tương thích với hoạt động vận hành cho đến thân thiện với thiết bị di động, và còn hơn thế nữa.
Building your own hotel management software brings greater value and rewarding if you can go through with it
