Để có thể quản lý hiệu quả hoạt động kinh doanh khách sạn, bạn cần hiểu và theo dõi sát sao các chỉ số đo lường doanh thu quan trọng. Đặc biệt trong năm 2021 đầy thách thức, việc quản trị và cải thiện 12 chỉ số hiệu suất sau lại càng cần thiết hơn.

1. Tỉ lệ lấp đầy trung bình – AOR (Average Occupancy Rate)

Chỉ số AOR là gì?

AOR là tỉ lệ phần trăm số phòng có người ở so với tổng số phòng của khách sạn trong một khoảng thời gian nhất định. AOR là một trong những chỉ số quan trọng nhất trong ngành khách sạn vì nó thể hiện công suất hoạt động của khách sạn. Chỉ số AOR là nền tảng để tính toán chỉ số lợi nhuận GOPPAR. Chỉ số AOR nên từ 65% trở lên trong một năm để đạt được hoạt động kinh doanh tốt.

Công thức tính chỉ số AOR:

(Tổng số phòng được sử dụng) ÷ (Tổng số phòng hiện có) x 100 = % AOR

Ví dụ minh hoạ:

Trong một tháng, khách sạn của bạn có 65 phòng được sử dụng trong tổng số 100 phòng. Vậy chỉ số AOR khách sạn của bạn trong tháng đó sẽ là:

65 phòng được sử dụng ÷ 100 phòng hiện có = 65% AOR

Làm thế nào để cải thiện tỉ lệ công suất phòng trung bình?

• Trải nghiệm khách hàng

Bạn cần tạo ra trải nghiệm độc đáo khi khách hàng sử dụng dịch vụ lưu trú tại khách sạn của mình. Một trải nghiệm tuyệt vời và độc nhất sẽ giúp khách sạn của bạn tăng khả năng cạnh tranh nhờ những đánh giá ‘có cánh’ từ khách hàng.

• Chế độ đãi ngộ đặc biệt cho khách hàng ưu tiên

Lưu trữ thông tin khách hàng để khi khách quay lại sử dụng dịch vụ của bạn, họ sẽ có được sự trải nghiệm và chăm sóc đặc biệt. Việc tạo ra sự thoải mái và cá nhân hoá trải nghiệm tại khách sạn của bạn giúp ích rất nhiều để xây dựng khách hàng trung thành.

• Mở chuỗi khách sạn

Với thị trường khách hàng doanh nhân hoặc đi công tác, bạn có thể mở một chuỗi khách sạn tại những địa điểm chiến lược. Điều này sẽ giúp đa dạng hoá thương hiệu của bạn và bạn sẽ dễ dàng trở thành sự lựa chọn của các doanh nghiệp cho những chuyến đi công tác.

• Các chương trình khuyến mại đặc biệt

Hãy nghiên cứu đối tượng khách hàng bạn đang nhắm đến. Từ đó xây dựng một chương trình khuyến mãi đặc biệt dành cho nhóm khách hàng đó để thu hút họ đến với khách sạn của bạn.

2. Giá bán phòng trung bình một ngày – ADR (Average Daily Rate)

Chỉ số ADR là gì?

ADR là chỉ số tính toán giá trung bình cho mỗi phòng khách sạn được bán trong một ngày nhất định. Đây là một trong những chỉ số phổ biến nhất của ngành khách sạn. Chỉ số ADR dùng để đo lường hiệu quả kinh doanh của khách sạn.

Công thức tính chỉ số ADR:

(Doanh thu từ hoạt động bán phòng) ÷ (Số phòng đã bán) = ADR

Ví dụ minh hoạ: Nếu khách sạn của bạn đạt được doanh thu 100 triệu từ 50 phòng, vậy chỉ số ADR của bạn sẽ là: ADR = 100 triệu doanh thu ÷ 50 phòng = 2 triệu

Lưu ý: Khi tính toán chỉ số ADR, bạn không được bao gồm trong công thức những phòng chưa thanh toán, phòng ở miễn phí cho nhân viên…

Làm thế nào để cải thiện chỉ số ADR?

• Tăng giá phòng

Một trong những cách đơn giản nhất để cải thiện chỉ số ADR là bạn gia tăng mức giá phòng tại cơ sở của bạn. Tuy nhiên, bạn cần nghiên cứu kỹ chiến lược giá để đưa ra mức tăng hợp lý nhất.

• Tập trung vào khách hàng tiềm năng lớn

Những trang OTA có thể cung cấp cho bạn thông tin về những khách hàng tiềm năng mang về chỉ số ADR cao. Chẳng hạn như nhóm khách hàng doanh nhân thường được xem là nhóm khách hàng có giá trị cao. Tập trung thu hút đối tượng khách hàng này sẽ giúp bạn cải thiện chỉ số ADR.

3. Doanh thu trên số phòng hiện có – RevPAR (Revenue Per Available Room)

Chỉ số RevPAR là gì?

RevPAR là một trong các chỉ số phổ biến được chủ khách sạn quan tâm nhất. Chỉ số này thể hiện doanh thu trên mỗi phòng có sẵn (bao gồm phòng có khách lẫn không có khách).

Sự khác biệt giữa ADR và RevPAR:

Chỉ số ADR chỉ thể hiện doanh thu của phòng có khách ở. Trong khi đó, RevPAR thể hiện được doanh thu phòng và tỉ lệ đặt phòng của khách sạn. Nói cách khác, chỉ số RevPAR thể hiện bức tranh tổng thể hơn về tình hình doanh thu phòng thực dựa trên số phòng mà khách sạn đang có.

Công thức tính chỉ số RevPAR:

Giá bán phòng trung bình một ngày (ADR) x Công suất phòng trung bình (AOR) = RevPAR

Hoặc

Doanh thu bán phòng ÷ Số phòng có thể bán = RevPAR

Ví dụ minh hoạ:

Nếu có 200 phòng để bán, với giá bán phòng trung bình hàng ngày ADR là $100 và công suất trung bình là 80%, mang lại cho bạn tổng doanh thu là $16.000, bạn có thể tính RevPAR bằng cách:

$100 (ADR) x 80% (AOR) = $80 (RevPAR)

$ 16,000 (Doanh thu bán phòng) / 200 (Số phòng có thể bán) = $ 80 (RevPAR)

Làm thế nào để cải thiện chỉ số RevPAR của bạn?

• Thay đổi giá phòng dựa trên nhu cầu thị trường

Để nâng cao chỉ số RevPAR, bạn cần cải thiện chỉ số ADR và AOR. Bạn có thể giảm giá phòng vào mùa thấp điểm để gia tăng chỉ số AOR và tăng giá phòng vào mùa cao điểm để nâng cao chỉ số ADR và tổng thể bạn sẽ cải thiện được chỉ số RevPAR.

• Đẩy mạnh các gói khuyến mãi

Bạn có thể tạo các gói khuyến mãi để thu hút khách hàng. Chẳng hạn như gói khuyến mãi dành cho các cặp đôi gồm phòng nghỉ và bữa tối lãng mạn, hoặc bạn các gói khuyến mãi gồm phòng nghỉ và các địa danh, thắng cảnh gần khách sạn.

• Áp dụng chiến lược upselling

Một trong những cách cải thiện chỉ số RevPAR hiệu quả là upselling. Bạn có thể cung cấp các dịch vụ khác nhằm mục đích nâng cao doanh thu chẳng hạn như bữa sáng trên giường, nâng cấp phòng ở, dịch vụ phòng,…

4. Tổng doanh thu trên số phòng hiện có – TrevPAR (Total Revenue Per Available Room)

Chỉ số TrevPAR là gì?

TrevPAR là chỉ số dùng để xem xét tổng doanh thu đến từ tất cả các bộ phận mà mỗi phòng có thể mang về cho khách sạn. Chỉ số này vẽ ra bức tranh tổng thể về tiềm năng và hiệu quả hoạt động của khách sạn của bạn.

Sự khác biệt giữa TrevPAR và RevPAR:

TrevPAR thể hiện tổng doanh thu mỗi phòng mang về bao gồm cả các dịch vụ như nhà hàng, spa, minibar,… Trong khi đó, RevPAR chỉ thể hiện doanh thu từ tiền thuê phòng.

Công thức tính chỉ số TrevPAR:

(Tổng doanh thu) ÷ (Tổng số phòng hiện có) = TrevPAR

Ví dụ minh hoạ:

Giả sử bạn sở hữu khách sạn với 30 phòng. Tổng doanh thu khách sạn đã bao gồm ăn uống, quầy bar và các dịch vụ khác của tháng trước là $30000. Chỉ số TrevPAR được tính như sau:

$30000 tổng doanh thu ÷ 30 phòng = $1000 TrevPAR

Làm thế nào để cải thiện chỉ số TrevPAR?

• Lưu trữ hồ sơ khách hàng

Hãy cố gắng thu thập các thông tin về chuyến đi của khách hàng của bạn. Chẳng hạn như vị khách ấy đi công tác, đi du lịch cùng gia đình, bạn bè, hay kỷ niệm ngày cưới,… Hay loại phòng ưu thích của khách, khách thích sử dụng thức uống nào,… Với lần quay trở lại, bạn có thể phục vụ họ tốt hơn và họ sẽ sẵn sàng chi tiền nhiều hơn cho dịch vụ của bạn.

• Cải thiện các dịch vụ tại khách sạn

Cách cải thiện chỉ số TrevPAR rõ rệt nhất chính là cải thiện tất cả các dịch vụ mà khách sạn của bạn cung cấp. Hãy đảm bảo quầy bar của bạn hoạt động hiệu quả, spa cung cấp dịch vụ tuyệt hảo, dịch vụ phòng tốt nhất,… Đáp ứng được những điều đó, chắc chắn bạn sẽ thấy sự tăng trưởng chỉ số TrevPAR.

• Chiến lược upsell

Bạn có thể áp dụng chiến lược upsell với rất nhiều dịch vụ trong khách sạn của bạn. Từ khu vực đỗ xe đặc biệt, nâng cấp phòng, đến nâng cấp gói dịch vụ spa cao cấp,… Hãy chắc chắn rằng chiến lược upsell phải đáp ứng được sự hài lòng và nâng cao trải nghiệm của khách tại khách sạn của bạn.

5. Tổng lợi nhuận hoạt động trên số phòng hiện có – GopPAR (Gross Profit Per Available Room)

Chỉ số GopPAR là gì?

Đây là chỉ số thể hiện hiệu quả hoạt động của khách sạn thông qua các chỉ số về lợi nhuận và thu chi từ các bộ phận trong khách sạn. Với chỉ số GopPAR, bạn có thể nắm bắt được tình hình tài chính của khách sạn.

Sự khác biệt giữa TrevPAR và GopPAR:

TrevPAR cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về hoạt động của khách sạn dựa trên doanh thu. Còn chỉ số GopPAR cung cấp cái nhìn sâu hơn về hiệu quả hoạt động của khách sạn dựa trên lợi nhuận của khách sạn.

Dựa vào chỉ số TrevPAR, có thể bạn sẽ thấy khách sạn hoạt động rất tốt với con số doanh thu tuyệt vời. Tuy nhiên, nếu chi phí hoạt động quá cao, chỉ số GopPAR sẽ giúp bạn nhận ra con số lợi nhuận không như bạn mong đợi và bạn sẽ phải kiểm soát lại chi phí hoạt động.

Công thức tính chỉ số GopPAR:

(Tổng doanh thu) – (Chi phí hoạt động) = Tổng doanh thu hoạt động (Gross Operating Profit – GOP)

(Tổng doanh thu hoạt động GOP) ÷ (Tổng số phòng hiện có) = GopPAR

Ví dụ minh hoạ:

Giả sử bạn có 10 phòng khách sạn, tổng doanh thu hoạt động (GOR) năm trước là $100,000. Cách tính toán chỉ số GopPAR như sau:

$100,000 GOR ÷ 10 phòng = $10,000 GopPAR

Làm thế nào để cải thiện chỉ số GopPAR?

• Gia tăng doanh thu

Tăng doanh thu của khách sạn sẽ giúp gia tăng chỉ số GopPAR. Có rất nhiều cách cải thiện doanh thu khách sạn của bạn. Chẳng hạn như thay đổi giá phòng nghỉ, thu phí gói internet tốc độ cao,… Tuy nhiên, bạn cần đưa ra chiến lược giá phù hợp với chất lượng dịch vụ mà bạn cung cấp.

• Giảm thiểu chi phí hoạt động

Ngoài việc gia tăng doanh thu, việc cắt giảm chi phí hoạt động cũng sẽ góp phần cải thiện chỉ số GopPAR của bạn. Bạn có thể sử dụng các phần mềm quản lý để cắt giảm chi phí nhân sự trong khách sạn. Bạn cũng nên lưu ý, việc cắt giảm chi phí hoạt động khách sạn tuyệt đối không được gây ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách tại khách sạn của bạn.

6. Thời gian lưu trú trung bình – ALOS (Average Length of Stay)

Chỉ số ALOS là gì?

ALOS là thời gian lưu trú trung bình của khách trong một gai đoạn nhất định. Nói cách khác, đây là chỉ số thể hiện số đêm khách lưu trú tại khách sạn của bạn. Khi theo dõi chỉ sôs ALOS, bạn sẽ biết được các khách hàng của bạn lưu trú ngắn ngày hay dài ngày. Nhờ đó, bạn có thể thiết lập chiến lược ‘giữ chân’ khách hàng tại khách sạn của bạn lâu hơn.

Công thức tính chỉ số ALOS:

(Tổng số lượng đêm ở) ÷ (Tổng số lượng đặt phòng) = ALOS

Ví dụ minh hoạ:

Giả sử trong tháng vừa rồi bạn có 60 đêm phòng được đặt và 12 lượt đặt phòng. Vậy thời gian lưu trú trung bình ALOS của khách hàng của bạn trong tháng đó sẽ là: 60 ÷ 12 = 5 đêm

Làm thế nào để cải thiện chỉ số ALOS?

• Thiết lập thời gian lưu trú tối thiểu

Một trong những cách làm tăng chỉ số ALOS là ra hạn mức thời gian lưu trú tối thiểu (2 đêm, 3 đêm,…) Cách này sẽ giúp cải thiện rõ rệt chỉ số ALOS đặc biệt vào mùa thấp điểm.

• Chính sách giá linh hoạt

Bạn có thể áp dụng chính sách khuyến mãi cho khách lưu trú dài hạn. Chẳng hạn như bạn có thể áp dụng giảm giá từ 5 đến 15% cho khách lưu trú từ 5 đêm trở lên. Như thế bạn sẽ thu hút được khách hàng lưu trú lâu hơn tại khách sạn của bạn.

Ngoài kênh bán phòng trực tiếp hay online (OTA) thì đại lý du lịch cũng là một trong những kênh phân phối chính đem lại lượng khách lớn cho khách sạn. Hệ thống Booking Portal hay hệ thống đặt phòng dành cho đại lý sẽ giúp cho việc quản lý đặt phòng giữa khách sạn và đại lý trở nên hiệu quả và dễ dàng hơn.

Cơ chế hoạt động của Booking Portal

Hệ thống Booking Portal được thiết kế nhằm giúp tự động hóa quy trình đặt phòng khách sạn cho các đại lý, quản lý đặt phòng và các thông tin dịch vụ đi kèm. Là hệ thống kết nối giữa đại lý du lịch và bộ phận đặt phòng của khách sạn, giúp cho việc quản lý thông tin đặt phòng giữa hai bên hiệu quả hơn.

• Đối với đại lý du lịch

Với hệ thống Booking Portal, các đại lý có khả năng xem được thông tin về quỹ phòng và giá phòng của toàn bộ hệ thống khách sạn theo thời gian thực. Có thể dễ dàng tiến hành tìm kiếm và đặt phòng trực tiếp tới khách sạn. Ngoài ra còn có các chức năng được phân quyền theo cấp như xem lịch sử đặt phòng, điều chỉnh, bổ sung hoặc hủy đặt phòng.

• Đối với khách sạn

Booking Portal giúp khách sạn quản lý thông tin và đặt phòng của đại lý. Cho phép cập nhật thông tin về loại phòng, giá phòng, tình trạng phòng đến cho đại lý.

Ưu điểm của hệ thống

Ưu điểm nổi bật đầu tiên kể đến là thông qua Booking Portal, việc đặt phòng giữa khách sạn và các đại lý trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Các thông tin về phòng, chính sách giá hay đơn đặt phòng đều được cập nhật nhanh chóng và theo thời gian thực đến cho đại lý. Nếu như theo cách truyền thống thì đại lý phải tốn thời gian liên lạc để lấy thông tin phòng và giá trước khi đặt phòng. Và đôi khi thông tin nhận được chưa phải là chính xác và cập nhật mới nhất.

Với hệ thống Booking Portal, quy trình được tự động hóa và thông tin được cập nhật theo thời gian thực giúp giảm thời gian và chi phí xử lý yêu cầu đặt phòng. Hơn nữa, giảm thiểu các lỗi sai sót ghi nhận thông tin đặt phòng giữa các bên. Ngoài ra, với Booking Portal, việc mở rộng kết nối với nhiều bên đại lý hay đối tác chiến lược trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết và không tốn thêm chi phí vận hành.

Liên hệ với chúng tôi ngay để được tư vấn chi tiết hơn về giải pháp dành cho quản lý đại lý Booking Portal!

Ngành thực phẩm và dịch vụ ăn uống là một trong những ngành hàng phát triển mạnh mẽ tại Việt Nam. Bất kể là một quán cà phê hay chuỗi nhà hàng thì bạn đều cần đến một hệ thống quản lý để giúp điều hành và quản trị việc kinh doanh một cách hiệu quả nhất.

Trong bài viết này chúng tôi sẽ nói về hệ thống quản trị nhà hàng FnB và điểm bán hàng POS, một trong những công cụ hỗ trợ đắc lực cho việc kinh doanh dịch vụ ăn uống.

Quản lý toàn diện

Với sự kết hợp giữa phần mềm và phần cứng, ứng dụng quản lý nhà hàng POS/FnB hỗ trợ mọi mô hình kinh doanh nhà hàng, giúp bạn tối ưu hóa hoạt động với các chức năng chính như:

• Quản lý thông tin nhà hàng, bao gồm: danh sách tầng, sơ đồ khu vực, vị trí bàn ăn
• Thiết lập thực đơn, sơ đồ bàn, chương trình khuyến mãi
• Kết nối đồng bộ dữ liệu cho các điểm bán hàng POS
• Máy POS cho phép xử lý: tách – nhập đơn hàng, xem lịch sử đơn hàng, áp dụng khuyến mãi, gửi thông báo cho bếp hoặc quầy bar
• Quản lý thu chi, báo cáo kinh doanh chi tiết hàng ngày
• Quản lý nhân viên, ca làm việc

Ngoài ra, một hệ thống FnB toàn diện phải có khả năng tích hợp với hệ thống quản lý khác như PMS và tích hợp đa ứng dụng.

Những lợi ích đem lại

So sánh việc sử dụng hệ thống quản lý POS/FnB với việc sử dụng các máy tính tiền đơn thuần trong kinh doanh nhà hàng, có thể dễ dàng nhận thấy các ưu thế và lợi ích sau:

• Tiết kiệm thời gian, chi phí: Mọi thao tác tạo đặt món, lên đơn hay tính tiền cho khách đều được thao tác nhanh chóng ngay trên thiết bị POS hoặc ứng dụng di động. Hay như thông tin món được gửi đến bếp một cách nhanh chóng và chính xác. Nhân viên không cần phải ghi chép tay và nhập lại trên máy tính tiền.
• Giảm thiểu sai sót: Bảng giá, menu đều được cập nhật và đồng bộ sẵn, nhân viên thao tác chọn dễ dàng và chính xác. Tránh được các rủi ro sai sót trong quá trình nhập tay với máy tính tiền.
• Báo cáo chính xác, chi tiết: Máy tính tiền truyền thống không cho phép bạn quản lý các giao dịch diễn ra hay các thông tin đi kèm. Với hệ thống POS/FnB bạn hoàn toàn kiểm soát được mọi hoạt động đang diễn ra. Những bản báo cáo chi tiết được cập nhật theo thời gian thực.
• Nâng cao dịch vụ khách hàng: cách phục vụ trở nên chuyên nghiệp hơn khi áp dụng máy POS và hệ thống quản lý FnB, cải thiện đáng kể đến trải nghiệm và ấn tượng khách hàng dành cho nhà hàng của bạn.

Hệ thống quản lý nhà hàng POS/FnB

Hệ thống POS/FnB hỗ trợ quản lý toàn diện hoạt động kinh doanh của một hoặc nhiều nhà hàng khác nhau trong cùng một hệ thống. POS/FnB được thiết kế với giao diện thân thiện dễ sử dụng, dữ liệu được lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây nên có độ đồng bộ nhanh chóng trên tất cả các thiết bị.

Ngoài các tính năng đã nêu trên, đặc biệt, POS/FnB tích hợp được với hệ thống quản lý khách sạn PMS, có khả năng thực hiện thanh toán tại phòng nhằm cung cấp một giải pháp quản lý chuỗi nhà hàng trong khách sạn.

Những cải tiến trong thời đại công nghệ 4.0 có sức thúc đẩy mạnh mẽ đến mọi hoạt động kinh doanh & lĩnh vực. Vậy nên, để tăng lợi thế cạnh tranh hãy lựa chọn cho nhà hàng của bạn một hệ thống quản lý bán hàng POS/FnB chuyên nghiệp. Liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn kĩ hơn!

Làm thế nào để có thể tối ưu hoá việc quản lý đặt phòng và doanh thu đến từ hàng trăm kênh đặt phòng khác nhau từ đại lý đến OTA đến website? Hệ thống đặt phòng trung tâm CRS sẽ là câu trả lời bạn đang tìm kiếm.

CRS là gì?

CRS (Central Reservation System) hay còn gọi hệ thống đặt phòng trung tâm, được hiểu là một hệ thống giúp quản lý toàn bộ thông tin đặt phòng của khách sạn từ tất cả các kênh phân phối. CRS kết nối và tích hợp đa chiều đến các hệ thống liên quan như PMS – hệ thống quản lý khách sạn, RRM – hệ thống quản lý giá & quỹ phòng để đồng bộ dữ liệu phòng từ đó cung cấp cho các kênh phân phối khác nhau.
Hệ thống đặt phòng trung tâm CRS cho bạn cái nhìn tổng quan tình hình kinh doanh của khách sạn, từ báo cáo doanh thu của từng khách sạn trong một chuỗi, doanh thu từ các kênh bán hàng đến thông tin chi tiết từng đơn đặt phòng.

Một số tính năng chính của hệ thống CRS

Những tính năng chính sau giúp hệ thống CRS quản lý chặt chẽ đặt phòng của khách sạn trên các kênh phân phối:

• Bảng điều khiển trực quan thể hiện báo cáo doanh thu đến từ các kênh phân phối của tất cả cơ sở khách sạn cùng chuỗi
• Cho phép lọc hiển thị theo kênh phân phối, khách sạn, loại hình lưu trú, ngày đặt…
• Kiểm soát chính xác số lượng và thông tin đặt phòng
• Số liệu được cập nhật theo thời gian thực
• Kết nối và tích hợp đa chiều với nhiều hệ thống quản lý khách sạn khác nhau cùng nhiều cổng thanh toán và thẻ thanh toán quốc tế

Vì sao cần hệ thống CRS?

Quản lý một khách sạn nhỏ hay mô hình AirBnB với trên dưới 10 phòng, có thể bạn sẽ nghĩ một hệ thống như CRS là không cần thiết. Nhưng CRS có thể đem lại rất nhiều giá trị và giải quyết các vấn đề mà bạn đang phải đối mặt:

1. Tăng cơ hội bán hàng: Hệ thống CRS có khả năng liên kết khách sạn của bạn với hàng trăm kênh đặt phòng. Kết hợp CRS với Channel Manager – hệ thống quản lý kênh phân phối, bạn có thể dễ dàng mở rộng cơ hội bán hàng đến hàng triệu khách hàng ở tất cả các kênh OTA toàn cầu mà không cần băn khoăn về việc quản lý vận hành.
2. Tăng doanh thu qua đặt phòng trực tiếp: Việc tăng số lượng đặt phòng trực tiếp luôn là điều các khách sạn mong muốn vì giúp giảm được chi phí hoa hồng cho kênh phân phối. Tích hợp hệ thống CRS cho phép bạn vận hành kênh bán hàng trực tiếp hiệu quả hơn với trải nghiệm đặt phòng không thua kém các kênh OTA.
3. Hạn chế lỗi đặt phòng: Việc đồng bộ toàn bộ thông tin đặt phòng từ các kênh và hệ thống khác nhau thông qua CRS giúp bạn giảm thiểu được những lỗi hay xảy ra như đặt trùng, nhầm phòng, sai thông tin khách, hay overbooking.
4. Tiết kiệm thời gian, chi phí vận hành: Với cách làm thủ công, bộ phận đặt phòng phải lấy thông tin đặt phòng từ các kênh phân phối và nhập tay vào hệ thống quản lý của khách sạn. Nay với CRS, hệ thống tự động nhận, gửi và đồng bộ thông tin đặt phòng từ các hệ thống kênh phân phối sang các hệ thống quản lý khách sạn. Việc này giúp giảm được thời gian vận hành cho bộ phận đặt phòng cũng như chi phí quản lý cho khách sạn.
5. Quản lý doanh thu hiệu quả: Toàn bộ dữ liệu, báo cáo doanh thu, tình trạng đặt phòng, quỹ phòng trên hệ thống CRS đều được cập nhật theo thời gian thực. Do đó, bạn có thể nhanh chóng theo dõi tình hình doanh thu hay xuất báo cáo bất kỳ lúc nào. Đặc biệt đối với chuỗi khách sạn thì tính năng này còn giúp bạn quản lý được doanh thu của tất cả các cơ sở bất kể vị trí địa lý.

Có cần CRS khi đã có PMS?

Là một người quản lý hoặc chủ khách sạn, chắc hẳn bạn cũng đang đặt ra câu hỏi tương tự.
PMS (property management system) là hệ thống giúp quản lý mọi vận hành của khách sạn từ lễ tân đến buồng phòng. Sự khác biệt chính giữa hệ thống CRS và PMS nằm ở cách phân bổ, lưu trữ dữ liệu. PMS quản lý các hoạt động nhận và trả phòng, lưu trữ hồ sơ khách hàng, quản lý thông tin khách sạn, phòng ốc và quản lý công việc của nhân viên. Hệ thống CRS cung cấp kết nối thông tin đặt phòng từ các kênh phân phối đến hệ thống PMS và đưa ra báo cáo chi tiết về tình hình doanh thu. Nhưng trên hết, hai hệ thống này hỗ trợ cho nhau để tạo nên sự tối ưu hoàn toàn vận hành cho khách sạn từ lúc nhận đặt phòng đến lúc khách trả phòng. Sử dụng kết hợp hệ thống PMS cùng CRS sẽ là công cụ phục vụ đắc lực cho việc mở rộng quy mô kinh doanh khách sạn và giúp công việc quản lý trở nên đơn giản và hiệu quả hơn.

Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn kỹ hơn về những giải pháp đáp ứng cho nhu cầu của bạn.

Hệ thống quản lý khách sạn PMS là gì?

PMS hay Property Management System là phần mềm quản lý thông tin, hỗ trợ các bộ phận khác nhau của khách sạn nhằm tối ưu hóa vận hành và hoạt động kinh doanh. Nói cách khác, hệ thống PMS như một “trung tâm thần kinh” kết nối thông tin, quản lý vận hành khách sạn từ tổng thể đến chi tiết như điều phối đơn đặt phòng, nhận và trả phòng, quản lý thông tin khách lưu trú, quản lý hóa đơn, thanh toán và nhiều hoạt động khác nữa. Hơn nữa, hệ thống PMS có thể tuỳ chỉnh để tương thích với quy mô hoạt động, nhu cầu quản lý của từng khách sạn.

Phân loại hệ thống quản lý khách sạn PMS

PMS hiện nay có 2 loại hệ thống phổ biến: On-premise PMS và Cloud-based PMS:

• On-premise PMS hay PMS cục bộ: Giải pháp quản lý on-premise hay server-based PMS lưu trữ dữ liệu giới hạn trong cục bộ khách sạn. Để sử dụng được hệ thống này, bạn cần một đội ngũ IT để vận hành, bảo trì và nâng cấp chức năng. Ngoài ra, hệ thống còn cần một không gian nhất định để thiết lập máy trạm, trung tâm dữ liệu và thiết bị lưu trữ dự phòng.
• Cloud-based PMS hay PMS ứng dụng công nghệ điện toán đám mây: Hệ thống quản lý ứng dụng công nghệ điện toán đám mây được cài đặt tự động, linh hoạt và có thể truy cập vào hệ thống bằng bất cứ thiết bị nào có kết nối internet. Các tính năng ưu việt của giải pháp Cloud-based PMS sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí đội ngũ IT vận hành và có thể giúp bạn quản lý khách sạn từ xa một cách linh hoạt. Hơn nữa, với ứng dụng công nghệ điện toán đám mây, bạn có thể dễ dàng mở rộng quy mô khách sạn ớ mức chi phí thấp so với hệ thống cục bộ.

Các chức năng cơ bản của một PMS

Một hệ thống PMS cần đáp ứng được những chức năng sau đây:

• Quản lý đặt phòng Kiểm toán đêm
• Quản lý buồng phòng
• Quản lý kênh đặt phòng
• Quản lý doanh thu
• Quản lý hồ sơ khách hàng
• Báo cáo và phân tích hoạt động kinh doanh
• Quản lý công việc
• Quản lý bảo trì, dịch vụ đưa đón
• Điểm dịch vụ bán hàng

Lợi ích của hệ thống quản lý khách sạn PMS?

Chính sự mở rộng không ngừng về quy mô khách sạn cùng các hình thức lưu trú khác nhau, sự phát triển về số lượng lẫn chất lượng dịch vụ đòi hỏi các khách sạn cần giải pháp quản lý hiệu quả để tăng tính cạnh tranh và nâng tầm trải nghiệm cho khách ở. Sử dụng hệ thống quản lý khách sạn PMS thay cho các phương pháp quản lý thủ công là bước đi đầu tiên trong việc cải tiến này.

• Thông tin được bảo mật và cập nhật theo thời gian thực đến cho tất cả các bộ phận liên quan
• Giúp giảm thiểu chi phí và thời gian vận hành. Bạn sẽ có nhiều thời gian hơn dành cho khách hàng Giảm thiểu rủi ro sai sót thất thoát do yếu tố con người
• Quản lý và điều phối công việc cho các bộ phận như buồng phòng, giặt ủi, bảo trì diễn ra nhanh chóng chỉ thông qua vài thao tác đơn giản
• Theo dõi giá, quỹ phòng từ các kênh đặt phòng dễ dàng và nhanh chóng hơn
• Cập nhật, lưu trữ thông tin khách hàng giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng
• Báo cáo trực quan kết quả hoạt động kinh doanh của khách sạn

Những lưu ý khi chọn hệ thống PMS cho khách sạn

Việc lựa chọn một hệ thống PMS tuỳ thuộc vào quy mô và nhu cầu thực tế của khách sạn vì các hệ thống khác nhau có các bộ tính năng cốt lõi riêng. Sau đây là một số câu hỏi bạn cần cân nhắc khi lựa chọn hệ thống quản lý khách sạn:

• Tính năng của hệ thống có phù hợp và giải quyết được các vấn đề đang có của khách sạn không?
• Giá cả và chi phí vận hành có hợp lý chưa?
• Giao diện có thân thiện và dễ thao tác không?
• Khả năng tích hợp với các bên khác và tính bảo mật của hệ thống như thế nào?
• Nhà cung cấp có đủ tin cậy và cung cấp hỗ trợ khách hàng không?

PMS sẽ là nền tảng hệ thống được bạn sử dụng hàng ngày trong việc vận hành khách sạn. Và tuỳ thuộc vào quy mô, nhu cầu và ngân sách của bạn, việc lựa chọn sử dụng hệ thống nào là rất quan trọng và ảnh hưởng đến việc kinh doanh của khách sạn. Nếu bạn đang cân nhắc tìm kiếm một giải pháp PMS cho doanh nghiệp của mình, hãy để chuyên gia của chúng tôi giúp bạn. Liên hệ trực tiếp ngay hôm nay để được tư vấn và demo miễn phí!