Cách tiếp cận mới cho giải pháp quản lý khách sạn – CiHMS đã sẵn sàng bước vào thế giới
Mọi công đoạn được hoàn thành sớm hơn một ngày so với kế hoạch – thời hạn deadline đặt ra để hoàn tất việc chuyển đổi việc vận hành giải pháp quản lý khách sạn mới – CiHMS cho toàn bộ 35 cơ sở khách sạn của khách hàng. Đây có thể là điểm dừng cho Dự án triển khai phần mềm quản lý khách sạn đối với khách hàng nhưng đối với chúng tôi, đây mới chỉ là bước khởi đầu. Việc phát triển hệ thống quản lý khách sạn của chúng tôi vẫn chưa dừng lại tại đây, thay vào đó, nó vẫn không ngừng được cập nhật để thích ứng với thế giới công nghệ đang phát triển nhanh chóng như hiện nay. Những phản hồi tích cực mà chúng tôi nhận được từ khách hàng sau một quý chuyển dữ liệu sang CiHMS đã củng cố niềm tin của chúng tôi để chia sẻ giải pháp quản lý mang tính đổi mới, linh hoạt, đa tính năng và có khả năng mở rộng của mình cho ngành Khách sạn.
Chúng tôi muốn giúp những người đang tìm kiếm về giải pháp quản lý khách sạn PMS “phù hợp nhất” với họ, đảm bảo tự động hóa tối đa các hoạt động kinh doanh và hỗ trợ nhân viên làm việc với năng suất cao nhất. Làm thế nào CiHMS có thể giúp bạn và khách sạn của bạn đạt được tất cả những điều trên một cách an toàn và không mắc phải sự cố? Cùng tìm hiểu dưới đây là một số tính năng nổi bật của CiHMS:
Giải pháp quản lý khách sạn toàn diện
Thay vì lo lắng về việc tích hợp nhiều hệ thống quản lý khác nhau cho khách sạn, thì với CiHMS, chúng tôi đem tới một giải pháp quản lý khách sạn toàn diện, hệ thống “tất cả trong một” dành cho bạn. CiHMS giúp tự động hóa mọi hoạt động kinh doanh của bạn, từ lễ tân cho tới hậu sảnh (back office). Giải pháp quản lý khách sạn cung cấp nền tảng đặt phòng tập trung, đảm bảo giá phòng và các chính sách được đồng bộ đồng thời từ các đại lý du lịch tới bộ phận lễ tân của bạn. Giải pháp cũng được cài đặt hệ thống báo cáo tập trung, đảm bảo bạn có thể tạo các báo cáo tại mọi thời điểm cho bất kỳ cơ sở nào thuộc chuỗi khách sạn của mình mà không cần vận dụng bất kỳ một thao tác thủ công nào. Hồ sơ khách hàng của bạn cũng sẽ được tạo ngay sau khi tiến hành đặt phòng và cập nhật liên tục cho tới ngày họ rời khỏi khách sạn. Nếu bộ phận tiền sảnh được hỗ trợ bởi hệ thống đặt phòng phức hợp, bộ phận hậu sảnh có thể nhờ vào tính năng Buồng phòng của chúng tôi, tính năng này sẽ hỗ trợ theo dõi tất cả trạng thái buồng phòng và cho phép khách gửi yêu cầu khi cần. Hệ thống sẽ nhắc nhở nhân viên thường xuyên để đảm bảo không có yêu cầu nào bị bỏ sót hoặc công việc nào chưa được hoàn thành.
Ngoài ra, CiHMS là một giải pháp quản lý khách sạn dựa trên nền tảng đám mây. Điều này cho phép bạn có quyền truy cập vào tất cả các tính năng trên một cách thuận tiện bằng thiết bị di động. Hơn nữa, nếu bạn đang sử dụng hệ thống On-premise (tại chỗ), việc chuyển sang sử dụng CiHMS sẽ giúp bạn giảm những gánh nặng về khoản tài chính cho công nghệ thông tin(Để tìm hiểu kĩ hơn, hãy đọc bài blog của chúng tôi “Cloud vs On-premise PMS: Đâu là giải pháp tối ưu cho khách sạn?”)
Bên cạnh giải pháp quản lý khách sạn PMS, CiHMS còn bao gồm 6 phân hệ khác: Quản lý giá và quỹ phòng (RRM), Kiểm soát vá so sánh giá (RSS), Đặt phòng dành cho đại lý (PTA), Quản lý kênh phân phối (DCM), Đặt phòng trung tâm (CRS), Quản lý nhà hàng (POS – F&B). Mỗi sản phẩm đều có tính năng riêng biệt:
- Quản lý kênh phân phối (DCM): là công cụ cốt yếu bạn cần để quản lý phòng và giá từ hàng trăm kênh phân phối toàn cầu. Đồng bộ giá và quỹ phòng theo thời gian thực. Tránh tình trạng overbooking, đồng thời giúp tối đa công suất phòng khách sạn.
- Đặt phòng trung tâm (CRS): cái tên nói lên tất cả, hệ thống tập trung tất cả thông tin đặt phòng từ tất cả các kênh phân phối. CRS cung cấp báo cáo chi tiết và cái nhìn tổng quan nhanh về tình hình kinh doanh của khách sạn
- Quản lý giá và quỹ phòng (RRM): với chức năng chính đã được mô tả đầy đủ trong tên gọi, RRM giúp tối ưu việc thiết lập giá phòng, mã giá và loại phòng. RRM cho phép các khách sạn thiết lập điều kiện thay đổi giá phòng theo nhu cầu của khách sạn, chẳng hạn như theo mùa, những ngày đặc biệt (ngày lễ và cuối tuần), thời gian lưu trú tối thiểu, v.v… Thông tin hiệu suất giá phòng được thể hiện trên báo cáo đa dạng như đồ thị hoặc biểu đồ, giúp đưa ra quyết định chính sách giá nhanh chóng.
- Kiểm soát và so sánh giá (RSS): hỗ trợ thu thập thông tin giá phòng từ đối thủ cạnh tranh cũng như từ các kênh phân phối khác nhau theo khu vực địa lý, với các giá được phân loại theo hạn mức, khuyến mãi và điều kiện. Tất cả dữ liệu đều được cập nhật theo thời gian thực và được xuất báo cáo chi tiết. Hệ thống cung cấp những dữ liệu chi tiết và đa chiều để nhanh chóng xác định tiềm năng thị trường và phát triển các chiến lược giá hợp lý.
- Đặt phòng dành cho Đại lý (PTA): kết nối khách sạn của bạn với các đại lý du lịch. Hệ thống này cho phép các đại lý du lịch đặt và quản lý phòng khách sạn dựa trên các kế hoạch mà khách sạn đã đề ra. Các khách sạn cũng có thể thiết lập phân quyền truy cập và quản lý các đại lý khi cần thiết, đồng thời cho phép họ tìm kiếm, kiểm tra giá và tình trạng phòng trống, điều chỉnh hoặc hủy đặt phòng.
- Quản lý nhà hàng (POS / FnB): Cho phép theo dõi trạng thái bàn theo thời gian thực với sơ đồ nhà hàng được bố trí một cách toàn diện, rõ ràng trên hệ thống. Dễ dàng thiết lập menu, sơ đồ các bàn, giá sản phẩm, thuế, khuyến mãi. Các thiết bị máy POS được hỗ trợ giúp cập nhật dữ liệu trên hệ thống theo thời gian thực, từ đặt món tới thông báo bếp.
Tất cả những phân hệ trên đều được tích hợp sẵn với giải pháp quản lý khách sạn nền tảng đám mây CiHMS. Mọi hoạt động và chi tiết đều được ghi lại theo thời gian thực trên toàn bộ hệ thống và cơ sở khách sạn, giúp bạn kiểm soát và đồng bộ với hoạt động khách sạn của mình. CiHMS thực sự là một giải pháp quản lý khách sạn toàn diện mà khách sạn của bạn luôn tìm kiếm.
Giao diện thân thiện với người dùng
Một phần mềm với giao diện tốt sẽ giúp tăng cường tương tác và trải nghiệm của mọi người với sản phẩm. Hiển nhiên, điều đó cũng giảm thiểu thời gian đào tạo cho người dùng và vô hình chung gia tăng năng suất của họ. Một ví dụ đơn giản về một giao diện thân thiện có thể giúp người dùng lựa chọn sản phẩm nhanh chóng mà không cần hướng dẫn chi tiết, đó chính là mua sắm trực tuyến. Bạn có nhớ những lần lướt web tìm kiếm sản phẩm mà không có bộ lọc? Bố cục website quá phức tạp và bạn không thể quay lại trang chủ? Giờ đây, những website mua sắm trực tuyến đã có những bố cục rõ ràng hơn nhiều. Mọi người có thể dễ dàng tìm kiếm các sản phẩm mong muốn, tìm kiếm chọn lọc theo nhu cầu, “Thêm vào giỏ hàng” bất kỳ lúc nào họ muốn, thanh toán đơn hàng bằng thẻ chỉ bằng vài thao tác đơn giản. Giờ đây, điều khó khăn nhất đối với khách hàng chính là tìm cách thoát khỏi thói quen mua sắm trực tuyến của họ.
Giao diện của hệ thống quản lý khách sạn cũng tương tự như vậy, thiết kế đơn giản và chuẩn xác, khuyến khích người dùng chủ động học hỏi và nắm rõ quy trình. Giao diện được thiết kế dựa trên phương pháp tiếp cận hành vi của khách hàng từ bên ngoài. Khi bạn đã đăng nhập vào hệ thống CiHMS, một bảng điều khiển với các chỉ số tùy chỉnh quan trọng đối với khách sạn sẽ được hiển thị. Thiết kế phẳng và tối giản giúp điều hướng dễ dàng hơn khi truy cập phần mềm, để có thể tập trung hơn vào phân tích những số liệu thống kê cần thiết theo thời gian thực. Xét cho cùng, không phải người lập trình, người thử nghiệm hay người thiết kế, mà trải nghiệm của khách hàng mới là quan trọng nhất.
Đa tích hợp
Mặc dù hệ thống quản lý khách sạn của chúng tôi được trang bị đầy đủ với những phân hệ quản lý vận hành khách sạn. CIHMS vẫn có thể dễ dàng tích hợp với nhiều phần mềm khác của bên thứ 3, tùy theo yêu cầu của khách sạn của bạn, chẳng hạn như SAP (phần mềm hoạch định doanh nghiệp ERP), Salesforce, nhận dạng khuôn mặt, thẻ từ, hóa đơn điện tử, VinID, v.v… Hệ thống có thể được truy cập thông qua ứng dụng di động, cho phép nhân viên quản lý cập nhật thông tin và nhận nhiệm vụ với thiết bị di động của họ. Với hồ sơ khách hàng 360 độ được tích hợp sẵn, CiHMS cho phép bạn tạo, lưu trữ và truy cập vào hồ sơ hoàn chỉnh của khách hàng: từ lịch sử đặt phòng cho đến những yêu cầu đặc biệt, mang đến cho khách hàng trải nghiệm được cá nhân hóa trong mỗi lần lưu trú.
Chúng tôi đã hợp tác với Traveloka, Agoda, Trip.com, Booking.com, TripAdvisor, meituan.com và cũng như hàng trăm kênh phân phối toàn cầu khác. Bạn có thể cập nhật giá và phòng cho tất cả các kênh phân phối từ CiHMS. Thay vì phải đăng nhập vào từng kênh và chỉnh sửa giá một cách thủ công như trước đây, CiHMS cho phép bạn chỉ cần thao tác trên một nền tảng duy nhất. Hệ thống sẽ tự động điều chỉnh những thay đổi giá này trên tất cả các kênh đã được kết nối. Điều này cũng được áp dụng tương tự với tình trạng phòng trống của bạn. Những thông tin về giá và phòng sẽ được đồng bộ hóa trên toàn bộ mạng lưới phân phối của bạn.
Giải pháp quản lý khách sạn mở rộng đáp ứng từ khách sạn đến khu chung cư đô thị
Ngoài giao diện, hệ thống quản lý khách sạn của chúng tôi cũng cực kỳ linh hoạt. Hệ thống áp dụng không chỉ cho các khách sạn, mà các chuỗi, căn hộ dịch vụ và cả các tòa chung cư. Giải pháp quản lý khách sạn đám mây – CiHMS hỗ trợ quản lý nhiều cơ sở cùng một lúc. Bạn sẽ có thể liên kết các cơ sở này một cách dễ dàng và tạo ra dữ liệu tập trung từ bất kỳ thiết bị di động nào. Điều này giúp bạn kiểm soát, duy trì hoạt hoạt động vận hành liền mạch tại các cơ sở.
CiHMS sắp xếp hợp lý khối lượng công việc từ tiền sảnh tới bộ phần Buồng phòng, giúp mọi người luôn nắm rõ tình trạng phòng, đánh giá chất lượng phục vụ của nhân viên và đồng bộ sơ đồ phòng theo thời gian thực.
Bảo mật là chìa khóa thành công
Quyền riêng tư về dữ liệu của khách sạn và khách hàng là mối quan tâm hàng đầu trong ngành lưu trú. Những dữ liệu này bao gồm những thông tin riêng tư của khách hàng, như thẻ ngân hàng và thông tin liên lạc cá nhân của họ; doanh thu của khách sạn, chiến lược giá, v.v… Việc để lộ những dữ liệu này ra bên ngoài mang tới hậu quả khó lường, không những ảnh hưởng đến danh tiếng khách sạn mà còn để lại gánh nặng nghiêm trọng về tài chính. Đó là lý do tại sao chúng tôi đã chú trọng hơn đến tiêu chuẩn bảo mật trong quá trình xây dựng CiHMS, đảm bảo rằng khách hàng của chúng tôi không gặp phải vi phạm bảo mật trong bất kỳ trường hợp nào.
Giải pháp quản lý dịch vụ khách sạn CiHMS đã được cấp chứng nhận PCI-DSS (Tiêu chuẩn bảo mật dữ liệu ngành thẻ thanh toán) – tiêu chuẩn để bảo vệ thông tin chủ thẻ khi được xử lý và lưu trữ tại các ngân hàng, doanh nghiệp thanh toán điện tử và HTNG (Công nghệ khách sạn thế hệ tiếp theo) – đảm bảo các sản phẩm công nghệ khách sạn có giao diện đạt tiêu chuẩn ngành. Vào cuối quý này, chúng tôi sẽ nhận chứng chỉ ISO 27001 – chứng nhận hệ thống và dữ liệu khách sạn được bảo vệ bởi các chính sách và quy trình kiểm soát bảo mật hiệu quả; và ISO 27018 – tiêu chuẩn bảo mật thông tin cá nhân trên đám mây. Bằng cách đạt được các tiêu chuẩn bảo mật đã được chứng nhận này, chúng tôi – CiHMS đang nỗ lực minh bạch dữ liệu cho khách hàng của mình, đảm bảo dữ liệu của họ luôn ở chế độ riêng tư và đặc quyền.
Chúng tôi đã phát triển CiHMS không giới hạn trong phạm vi các hoạt động của khách sạn mà để đáp ứng các yếu tố chưa được kiểm chứng của ngành khách sạn. Với công nghệ ngày một phát triển, phần mềm của chúng tôi phải liên tục thích ứng và cập nhật để phù hợp và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của những khách hàng đam mê công nghệ. Chúng tôi tôn trọng mọi khách hàng, từ các doanh nghiệp vừa và nhỏ đến các tập đoàn lớn; và chúng tôi tin tưởng rằng CiHMS có thể điều chỉnh để đáp ứng các yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp của bạn một cách dễ dàng. Đây là bài viết cuối cùng trong chuỗi bài “Cách chúng tôi tạo nên CiHMS – Hệ thống quản lý khách sạn của riêng mình”. Đây là một cột mốc đáng kỉ niệm và nâng cao tinh thần đồng đội, sự lãnh đạo, và những giá trị cốt lõi để chúng tôi có được vị trí như ngày hôm nay. Nếu bạn chưa dùng thử CiHMS, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn riêng về những giải pháp phù hợp với doanh nghiệp và đạt được mục tiêu, nắm bắt cơ hội phát triển và chuyển đổi số ngành kinh doanh khách sạn của bạn.
Bạn đã đọc hết các bài viết khác của chúng tôi trong loạt bài này chưa? Dưới đây là tổng hợp những bài viết trong cùng chủ đề này:
- Lựa chọn hệ thống quản lý khách sạn: tự xây hay mua ngoài
- Cloud vs On-premise PMS: Đâu là giải pháp tối ưu cho khách sạn?
- Hệ thống quản lý khách sạn toàn diện – CiHMS: Hành trình xây dựng sản phẩm
- Quá trình xây dựng CiHMS giải pháp quản lý khách sạn – Thất bại “hiệu quả”
- CiHMS – Phần mềm quản lý khách sạn từ vạch xuất phát trở thành giải pháp siêu tối ưu