Cloud vs On-premise PMS: Đâu là giải pháp tối ưu cho khách sạn?

Đây có thể được coi là một trong những chủ đề được thảo luận nhiều nhất trong lĩnh vực phần mềm khách sạn: nên chăng chuyển đổi sang giải pháp điện toán đám mây (Cloud), hay giữ vững lập trường sử dụng tiếp phần mềm lưu trữ tại chỗ (On-premises). Những người chủ khách sạn am hiểu công nghệ sẽ thiên về phương án sử dụng công nghệ đám mây. Vậy sự khác nhau chính giữa 2 giải pháp này là gì?

Về định nghĩa, On-premise là giải pháp theo công nghệ truyền thống, dữ liệu được lưu trữ trên máy chủ cục bộ. Phần mềm sau đó được cài vào cơ sở hạ tầng của khách sạn.

Ngược lại, On cloud là mô hình điện toán sử dụng công nghệ máy tính và internet, và dữ liệu được lưu trữ trên Cloud và người dùng có thể truy cập từ bất cứ nơi đâu, bấy kỳ thiết bị nào.

Việc chuyển đổi từ On-premise sang Cloud đã và đang diễn ra trên diện rộng. Vậy Cloud có những lợi ích gì để tạo nên làn sóng chuyển đổi này? Dưới đây chúng tôi sẽ phân tích vài điểm khác biệt nổi bật giữa 2 giải pháp.

Khác biệt kỹ thuật

Hệ thống on-premises PMS đòi hỏi một số lượng thiết bị phần cứng, máy chủ nhất định so với một hệ thống sử dụng Cloud. Lợi ích là chủ khách sạn toàn quyền quyết định trong: lưu trữ dữ liệu, cài đặt hệ thống, chức năng, nâng cấp thay đổi hệ thống tuỳ chỉnh. Đương nhiên việc này cũng đồng nghĩa rằng chủ khách sạn phải quản lý một hệ thống máy chủ cố định, cần đến những hệ thống đi kèm, và một đội ngũ kỹ thuật luôn túc trực để đảm bảo vận hành không gặp sự cố.  

Việc sao lưu hay di chuyển dữ liệu trong trường hợp này sẽ là một bài toán khó. Và về lâu dài sẽ ngốn rất nhiều tài nguyên và nhân lực, trong khi hiệu quả đem lại không cao.

Với hệ thống sử dụng Cloud, những công việc và trách nhiệm kể trên sẽ được bên nhà cung cấp dịch vụ quán xuyến. Lợi ích đem lại là: hệ thống luôn được cập nhật, công nghệ luôn được cải tiến, server ổn định, lịch trình bảo trì thường xuyên. Và trên hết, việc nâng cấp sao lưu dữ liệu cũng sẽ được thực hiện thường xuyên bởi nhà cung cấp.

Chi phí 

Đối với hệ thống on-premise thì chi phí bỏ ra ban đầu là khá lớn. Ngoài phí giấy phép sử dụng hệ thống thì còn phải kể đến các khoản kinh phí ngầm như: cơ sở hạ tầng, thiết bị phần cứng, máy chủ máy trạm, nhân sự IT, phí bảo trì hệ thống… Tuỳ thuộc vào quy mô khách sạn, tổng các chi phí này có thể tăng dần. Nếu làm một phép toán nho nhỏ chúng ta sẽ dàng thấy rằng chi phí đầu tư này là quá tầm đối với quy mô khách sạn vừa và nhỏ.

Hệ thống Cloud có chi phí đầu vào thấp hơn nhiều so với On-premise. Đây là một sự khẳng định! Nhà cung cấp sẽ thu phí giấy phép và dịch vụ cộng một khoản chi phí cho thiết lập cấu hình ban đầu. Không thu phí server, bảo trì, hay nhân lực. Đây thực sự là một giải pháp tối ưu cho khách sạn vừa và nhỏ.

Khả năng linh hoạt & mở rộng  

Nếu bạn đề cao giá trị việc truy cập hệ thống bấy kể nơi đâu, bất kỳ thời gian nào và bất cứ thiết bị thì câu trả lời duy nhất là sử dụng hệ thống Cloud. Hệ thống PMS của bạn được lưu trữ trên internet, thiết kế thân thiện cho thiết bị di động giúp việc truy cập trở nên dễ dàng.

Đối với hệ thống On-premise, cho dù bạn thiết lập được một hệ thống cho phép truy cập từ máy ngoài thì không thể đảm bảo việc truy cập từ xa không gặp sự cố. Hơn nữa theo dõi dữ liệu theo thời gian thực là điều không thể đối với on-premise. Đây là nhược điểm lớn so với Cloud.

Giải pháp điện toán đám mây (cloud) có khả năng cho phép mở rộng tuyệt đối trong trường hợp bạn tăng hay giảm quy mô khách sạn.

Tích hợp 

Hệ thống on-premise đã có mặt trên thị trường từ rất lâu, và đã phát triển một hệ sinh thái khác phong phú từ phần mềm kế toán, máy bán hàng, hệ thống nhà hàng đến hệ thống quản lý phòng và nhiều hơn thế. Tuy nhiên quá trình triển khai tích hợp những hệ thống như thế thường phức tạp và mất khá nhiều thời gian.

Tuy ra đời sau nhưng hệ sinh thái Cloud đang phát triển rất nhanh và mạnh mẽ, các công ty tham gia vào cuộc đua này liên tục cập nhật và phát triển để theo kịp công nghệ điện toán đám mây. Cách thức tích hợp của Cloud rất đơn giản và nhanh gọn nhờ vào phương thức giao tiếp mở (open API). Không phủ nhận rằng hệ thống Cloud vẫn đang đi sau On-premise về số lượng tính năng, khả năng tích hợp.

Tính bảo mật 

Tâm lý số đông của chủ khách sạn là họ sẽ mất quyền kiểm soát nếu dữ liệu không được lưu trữ trên máy chủ nội bộ. Đây là cách nghĩ truyền thống và hiện còn phổ biến trong ngành khách sạn tại Việt Nam.

Trên thực tế, mọi người thường quên đi những tiêu chuẩn an ninh bảo mật áp dụng cho việc lưu trữ dữ liệu cục bộ. Ví dụ như: hạn chế quyền ra vào phòng máy chủ, thường xuyên sao lưu dữ liệu và giám sát 24/7. Vậy nên việc bị tấn công an ninh, ăn cắp dữ liệu là điều có thể xảy ra.

Tất cả hệ thống sử dụng điện toán đám mây hiện nay đều tuân thủ theo những nguyên tắc, tiêu chuẩn an ninh bảo mật khắt khe nhất như PCI DSS hay ISO 27001 an ninh thông tin. Tùy theo nhu cầu sử dụng, khách sạn có thể lựa chọn giữa điện toán đám mây bao gồm Private Cloud (đám mây riêng), Public Cloud (đám mây công cộng) hoặc lai giữa hai loại trên (Hybrid Cloud). Với Cloud, bạn không còn phải lo lắng về vấn đề bảo mật, sao lưu dữ liệu, kết nối hệ thống hay nguy cơ bị tấn công hệ thống.

Giải pháp nào tối ưu hơn?

Sau khi phân tích các ưu thế nhược điểm giữa 2 giải pháp thì không thể phủ nhận rằng giải pháp Cloud đem lại nhiều lợi ích và tối ưu hơn so với On-premises:

• Không tốn kém chi phí hạ tầng, máy chủ, nhân lực IT
• Chi phí trả cho nhà cung cấp là cố định
• Truy cập dữ liệu theo thời gian thực
• Tích hợp nhanh chóng, dễ dàng
• Tính bảo mật cao và hoạt động ổn định

Với những lợi ích kể trên thì không ngạc nhiên khi thấy xu hướng chuyển đổi từ on-premise sang cloud đang thịnh hành. Với hệ thống cloud, điều mà khách sạn cần đó là một đường truyền internet mạnh và ổn định. Thực tế, việc chuyển đổi từ on-premise sang cloud là hoàn toàn khả thi và bạn nên cân nhắc việc thay đổi này.

Theo dõi các bài viết tiếp theo trong cùng chủ đề về hành trình xây dựng hệ thống quản lý khách sạn.