CiHMS – Phần mềm quản lý khách sạn từ vạch xuất phát trở thành giải pháp siêu tối ưu
15 tháng lập trình, 4 tháng hoàn thành thử nghiệm thí điểm và 1 tháng ròng rã để thử nghiệm hiệu suất hoạt động. Vậy mà, chỉ với 98 ngày, chúng tôi đã thành công triển khai hệ thống quản lý khách sạn mới CiHMS cho toàn bộ 35 cơ sở khách sạn của khách hàng. Những khách sạn đó không chỉ đơn thuần là khách sạn thành phố, mà còn bao gồm các chuỗi khách sạn và khu nghỉ dưỡng cao cấp với hơn 1000 phòng, tích hợp các khu sinh thái và khu phức hợp vui chơi giải trí. Ngay cả những chuyên gia tham gia tư vấn cùng chúng tôi vào thời điểm đó cũng đề xuất rằng chúng tôi sẽ mất tối thiểu 21 tuần để thiết lập và vận hành hệ thống cho mỗi khách sạn. Những gì chúng tôi đạt được là một kỷ lục khó có thể phá vỡ.
Việc triển khai phần mềm quản lý khách sạn tại 35 cơ sở trong vòng 98 ngày tưởng chừng như không thể, nhưng chúng tôi đã làm được!
Kiểm tra thực tế
Mặc dù 5 tháng thử nghiệm thí điểm và hiệu suất còn gặp nhiều khó khăn, nhưng đối với chúng tôi, giai đoạn triển khai thực tế sau này mới thật sự là thử thách, khó khăn nhất. Ý nghĩ ngày quan trọng đang đến gần khiến chúng tôi vừa phấn khích vừa căng thẳng. Trong toàn bộ quá trình, đội của chúng tôi đã không thể rời mắt khỏi màn hình. Tại sao? Đây chính là lý do:
1. Hệ thống lưu trữ tại chỗ (on-premise) mà khách hàng của chúng tôi đang sử dụng tại thời điểm đó được coi là một trong những hệ thống PMS chi tiết và phức tạp nhất thế giới. Hệ thống PMS được cài đặt riêng ở mỗi khách sạn của khách hàng với cơ sở dữ liệu không tập trung, dẫn đến những vấn đề đau đầu và đầy thử thách trong việc truy xuất các báo cáo và hoạt động vận hành trong khách sạn mà chúng tôi đã đề cập trong bài blog đầu tiên của chuỗi chủ đề này (Bạn có thể tìm hiểu thêm tại bài blog “Lựa chọn hệ thống quản lý khách sạn: tự xây hay mua ngoài”). Điều đó cũng có nghĩa là chúng tôi phải di chuyển dữ liệu, xác thực và “tập trung hóa” chúng để sẵn sàng cho khách hàng sử dụng. Nghe thật rắc rối phải không?
2. Tổng số phòng tại thời điểm đó đã vượt quá 14.000 phòng. Chúng tôi có hơn 10 cơ sở khách sạn với hơn 500 phòng. Đồng nghĩa với số lượng lưu trữ dữ liệu cho từng phòng là quá lớn.
3. Khách hàng của chúng tôi có các mô hình khách sạn đa dạng: khách sạn thành phố, căn hộ khách sạn, khách sạn cao cấp, khu nghỉ dưỡng, khu nghỉ dưỡng kết hợp với công viên giải trí và khu sinh thái… Mỗi mô hình đều có cách thiết lập cấu trúc và chức năng khác nhau.
Trước khi đưa vào hoạt động chính thức phần mềm quản lý khách sạn của mình, chúng tôi phải tiến hành kiểm nghiệm thực tế.
4. Các khách hàng đã sử dụng nhiều tính năng khác nhau được tích hợp với hệ thống PMS hiện có: Buồng phòng, Quản lý quỹ và giá phòng, Quản lý vận chuyển, Giặt là, Cơ sở vật chất, Cổng đặt phòng, FnB,… Việc đảm bảo các tính năng được tích hợp hoàn hảo để duy trì hoạt động kinh doanh của khách hàng là ưu tiên hàng đầu của chúng tôi.
5. SOP (Quy trình vận hành tiêu chuẩn) của khách sạn và quy trình triển khai phần mềm tại mỗi cơ sở đều không giống nhau và không có quy chuẩn nhất định. Điều này có nghĩa là phải tiến hành đào tạo thật kỹ lưỡng, nếu không, có khả năng dữ liệu nhập sẽ không được đồng nhất.
6. Thời hạn cam kết với khách hàng để hoàn tất triển khai chuyển đổi giải pháp quản lý khách sạn mới – CiHMS cho các cơ sở là trước ngày 31 tháng 12 năm 2020. Thời gian bắt đầu là từ ngày 31 tháng 7. Điều đó có nghĩa là chúng tôi chỉ có vỏn vẹn 5 tháng. Thời gian có hạn và chúng tôi không được phép để xảy ra bất kỳ sai sót nào. Áp lực thực sự rất lớn!
Kế hoạch chiến tối ưu
Dường như chúng tôi luôn đồng hành với những thử thách. Làm việc với những dự án như thế này cùng với deadline cụ thể không khác gì tham gia một trận chiến đầy cam go. Để có thể hoàn thành đúng thời hạn và đảm bảo rằng chúng tôi không bỏ qua bất kỳ “thách thức” nào, thì một kế hoạch chiến lược ổn định là điều cần thiết. Đầu tiên, chúng tôi phải phát triển một kế hoạch đào tạo cuốn chiếu và triển khai hoàn thiện dựa theo mô hình kinh doanh khách sạn, doanh thu và khu vực. Điều này giúp chúng tôi tối ưu hóa chi phí và nguồn nhân lực tại các cơ sở.
Thứ hai, chúng tôi phải sắp xếp và phân bổ lại nguồn nhân lực của mình một cách phù hợp để đào tạo nhân viên của khách hàng một cách hiệu quả. Song song đó, đội phát triển tại công ty phải phối hợp nhịp nhàng với đội triển khai tại cơ sở để giải quyết những sự cố kỹ thuật bất ngờ thông qua Jira, danh sách kiểm tra trực tuyến,… để đảm bảo quá trình triển khai không bị ngắt quãng.
Đội ngũ tại văn phòng luôn luôn hỗ trợ và phối hợp trong quá trình triển khai giải pháp quản lý khách sạn mới cho 35 cơ sở của khách hàng.
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, những tài liệu đào tạo và thực hành được phân loại tùy thuộc vào các mô-đun riêng của phần mềm và quy trình vận hành của khách sạn. Điều này cho phép nhân viên của khách sạn có thể chủ động tham gia các khóa đào tạo của họ, và có thể lựa chọn khóa học phù hợp với thời gian và phạm vi công việc của bản thân. Từ những tài liệu đào tạo đó, họ có thể dùng để đào tạo lại cho đội ngũ nhân viên mới hoặc tự tổ chức các buổi workshop thực hành. Mọi người đã rất quyết tâm và kiên định. Hoàn thành đúng deadline (thời hạn công việc) là điều duy nhất cả đội nghĩ đến lúc bấy giờ.
Chế độ triển khai: BẬT
Chúng tôi có một số nhóm triển khai on-site (tại chỗ) chịu trách nhiệm cài đặt hệ thống PMS tại cơ sở của khách hàng, đào tạo nhân viên về cách sử dụng phần mềm và báo cáo lại cho nhóm văn phòng nội bộ nếu phát sinh bất kỳ lỗi hay sơ sót nào. Trong giai đoạn triển khai, chúng tôi thấy rằng, thời gian triển khai chung tại mỗi cơ sở sẽ rơi vào khoảng 17 ngày:
- 2 ngày để xác thực, hoàn thành chuyển dữ liệu, đảm bảo sau khi kết thúc không có dữ liệu nào bị bỏ sót, thất lạc hoặc hư hỏng.
- 12 ngày để đào tạo cách sử dụng CiHMS và tiến hành quá trình tích hợp.
- 3-4 ngày để hệ thống hoạt động sau khi thông qua UAT – Kiểm thử chấp nhận của người dùng (do người dùng cuối thực hiện để xác nhận rằng các tính năng đều hoạt động như mong đợi)
Nếu chờ đợi cho đến khi hoàn tất việc triển khai tại 1 địa điểm rồi mới chuyển đến khu vực tiếp theo, chúng tôi có thể sẽ mất gần 2 năm để hoàn thành giai đoạn triển khai. Vậy nên, chúng tôi đã tiến hành đồng thời việc đào tạo trực tiếp cho nhân viên của khách sạn cùng lúc với việc cho dừng phần mềm PMS cục bộ hiện tại và đồng thời đưa vào hoạt động giải pháp quản lý khách sạn toàn diện mới – CiHMS.
Ngày hoàn thành triển khai đã tới, giải pháp quản lý khách sạn CiHMS của chúng tôi đã sẵn sàng hoạt động trên 35 cơ sở của khách hàng.
Đội ngũ on-site (tại chỗ) của chúng tôi đã phải di chuyển rất nhiều, đặc biệt là vào cuối tuần, để tiết kiệm thời gian đi lại giữa các khách sạn. Nhiều đội on-site đã làm việc tại các cơ sở khác nhau tại cùng một thời điểm. Điều này giúp cho việc dừng phần mềm PMS hiện có và chuyển tiếp sang hoạt động trên giải pháp quản lý khách sạn CiHMS mới một cách nhanh chóng và dễ dàng cho nhiều cơ sở khách sạn trong cùng một ngày. Đội phát triển tại công ty luôn túc trực trong tư thế sẵn sàng hỗ trợ 24/7. Thật sự rất cảm kích thảnh quả tuyệt vời mà đội ngũ phát triển của CiHMS đã mang lại. Với khả năng nhanh chóng phát hiện vấn đề, sửa chữa, vá lỗi và chuyển tiếp sang vấn đề khác một cách liên tục không ngừng nghỉ. Chúng tôi bắt gặp sự hào hứng khi họ tìm ra giải pháp, sự vui mừng khi giải quyết được các vấn đề và sự trân trọng lẫn nhau giữa các thành viên trong nhóm khi hoàn thành việc triển khai tại mỗi cơ sở.
Ngày CiHMS được đưa vào hoạt động chính thức tại cơ sở cuối cùng, đó là ngày 30 tháng 12 năm 2020. Tức là đúng 1 ngày trước thời hạn khách hàng đã đặt ra. Cả đội đã vỡ òa trong niềm vui và hạnh phúc! Thành công này không làm chúng tôi dừng bước, thay vào đó, chính nó đã cho chúng tôi sự tự tin để mở ra những cánh cửa mới cho giải pháp quản lý khách sạn của mình, để khám phá và tiếp nhận những thử thách tiếp theo. Dự án của khách hàng có lẽ đã kết thúc ở đây, nhưng đối với chung tôi, đây chỉ mới là bước khởi đầu.
Chúng tôi đã học hỏi được rất nhiều trong suốt quá trình này và chúng tôi tự hào về tất cả những gì chúng tôi đã – đang thực hiện, và cả những gì chúng tôi sẽ đạt được trong tương lai. CiHMS có đủ những tiềm năng mà chúng tôi vẫn chưa có cơ hội để giới thiệu hết với các bạn. Ở bài blog tiếp theo, chúng tôi sẽ tiết lộ tần tần tật về CiHMS – giải pháp quản lý khách sạn toàn diện với những tính năng tối ưu cũng như những kế hoạch tương lai. Và cuối cùng, hãy nhớ like và chia sẻ hành trình xây dựng giải pháp quản lý khách sạn CiHMS của chúng tôi với bạn bè của mình nhé. Hẹn gặp các bạn ở bài blog tuần sau.
