Hệ thống quản lý khách sạn toàn diện – CiHMS: Hành trình xây dựng sản phẩm
Câu chuyện của chúng tôi, CiHMS, bắt đầu từ một tình huống thử thách từ khách hàng: xây dựng một hệ thống quản lý toàn diện, bao quát hết các nhu cầu kinh doanh vận hành. Trước khi đến với chúng tôi, họ đang sử dụng một trong những phần mềm on-premise nổi tiếng trên thế giới, sau quá trình lựa chọn sàng lọc kỹ càng. Tuy nhiên hệ thống này vẫn chưa đáp ứng được hoàn toàn các yêu cầu kinh doanh cũng như giải quyết các vấn đề vận hành họ đang gặp phải. Và đây chính là cơ hội của chúng tôi.Khởi điểm
Trước khi bắt tay vào xây dựng hệ thống, chúng tôi đề ra rõ mục tiêu và định hướng mà hệ thống cần đạt được:- Tối ưu hoá doanh thu là ưu tiên hàng đầu
- Tối ưu hoạt động vận hành, cắt giảm thời gian quy trình làm việc
- Nâng cao trải nghiệm người dùng
Sau một thời gian thảo luận nghiên cứu, chúng tôi quyết định xây dựng hệ thống quản lý đặt phòng trung tâm (CRS - central reservation system) trước tiên. Chúng tôi thiết kế một hệ thống quản lý trung tâm bao quát được tất cả thông tin đặt phòng đến từ tất cả các nguồn phân phối. Một hệ thống như CRS sẽ rất có ích cho khách sạn, đặc biệt trong mùa cao điểm.
Nói về khách hàng của chúng tôi, đây là chuỗi khách sạn bao gồm cả khu nghỉ dưỡng, vui chơi và sân gôn. Hệ thống khách sạn bao phủ rất nhiều tỉnh thành, và có thể tiếp lên đến 3000 khách trong thời gian cao điểm. Với hệ thống quản lý on-premise cũ, được thiết lập riêng biệt cho từng cơ sở, dữ liệu lưu trữ rời rạc không được cập nhật liên tục, việc này dẫn đến khó khăn trong khâu quản lý đặt phòng chéo giữa các cơ sở, việc overbook là không thể tránh khỏi.
Ngoài ra, khách hàng của chúng tôi còn có hệ thống đại lý du lịch khá lớn và đôi khi việc đặt phòng, cập nhật thông tin giữa nhân viên khách sạn và đại lý trở nên cồng kềnh và gặp nhiều trở ngại vì hệ thống hiện tại không có khả năng.
Hệ thống đặt phòng trung tâm khi đưa vào vận hành sẽ giải quyết hết được các vấn đề bên trên. Sau 6 tháng nghiên cứu và xây dựng, hệ thống CRS của chúng tôi đã tích hợp thành công vào hệ thống on-premise PMS lúc đấy. Cắt giảm đáng kể khối lượng thời gian quản lý đặt phòng cho khách sạn.
Tiếp đó, chúng tôi tập trung vào xây dựng hoàn thiện hệ thống quản lý khách sạn PMS và tập trung cải thiện vận hành khách sạn. Việc này mất 9 tháng tiếp theo. Và không chỉ dừng lại đó, chúng tôi vẫn và đang hoàn thiện hệ thống mỗi ngày để nâng cao trải nghiệm người dùng cuối.
Những thách thức
Nguồn lực
Tìm được người bạn đồng hành phù hợp là quá trình đòi hỏi kiên nhẫn. Với quỹ thời gian eo hẹp, việc tuyển dụng lúc đó khá căng thẳng và quyết liệt. Chúng tôi sử dụng vừa nguồn lực bản thân và cả công ty thuê ngoài. Có thời điểm chúng tôi làm việc với hàng trăm lập trình viên đến từ hơn 30 công ty thuê ngoài khác nhau. Ngoài đối tác về kỹ thuật, chúng tôi rất cảm kích sự hỗ trợ, tư vấn từ các đối tác chiến lược.
Thời gian
Chúng tôi đặt ra kế hoạch thời gian nghiêm ngặt: 24 tháng để hoàn thành. Một cột mốc không hề đơn giản. Điều này nghe có vẻ rất bất khả thi nhưng với chúng tôi, không gì là không thể. Chúng tôi hoàn thành toàn bộ các tính năng trong vòng 18 tháng, trong đó hệ thống quản lý đặt phòng là quan trọng và mất 6 tháng để hoàn thiện. Mọi nỗ lực đòi hỏi sự tâm huyết, tính kỷ luật, sự phối hợp giữa các nhóm để đạt được mục đích cuối cùng.The Digital Transformation Journey Hành trình chuyển đổi số
Thuật ngữ “chuyển đổi số” chắc hẳn không còn quá xa lạ. Đó là sự tích hợp công nghệ kỹ thuật số vào tất cả các lĩnh vực kinh doanh, thay đổi hoạt động, văn hóa doanh nghiệp và mang lại giá trị cho khách hàng. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp của bạn phải liên tục đổi mới. Nó trở nên cấp thiết đối với bất kỳ doanh nghiệp nào muốn duy trì tính cạnh tranh trong thời đại công nghệ không ngừng phát triển này.
Hệ thống quản lý khách sạn CiHMS là một phần trong công cuộc chuyển đổi số trong ngành khách sạn. Hệ thống PMS mới tạo chỗ cho sự sáng tạo trong việc cải thiện quy trình, hệ thống hiện đại. Nó mang đến một cách tiếp cận mới cho ngành khách sạn để khám phá những cơ hội mới đang chờ đợi phía trước sau khi hoàn thiện các giao thức hoạt động, quy trình làm việc trôi chảy, đảm bảo đáp ứng sự hài lòng của khách hàng và tối đa hóa doanh thu.
Hệ thống quản lý khách sạn CiHMS mang đến cho chúng tôi cơ hội để đào tạo nhân viên khách sạn trở thành chuyên gia trong công việc họ đang làm, đưa ra quyết định, cải thiện các thủ tục, sản phẩm và dịch vụ của khách sạn dựa trên dữ liệu thực tế và phân tích báo cáo xuất ra từ hệ thống. CiHMS hướng tới việc giúp khách sạn bắt tay vào con đường riêng của họ trong hành trình chuyển đổi số.
“Tập hợp cùng nhau là điểm bắt đầu. Gắn bó cùng nhau là tiến triển. Làm việc cùng nhau là thành công.” -Henry Ford-Đọc thêm về “Chuyển đổi số trong ngành khách sạn” trong mục Bài viết hoặc tham khảo hội thảo trực tuyến của chúng tôi về chủ đề này tại đây. Sau khi hoàn thành phát triển sản phẩm, đó chính là lúc bước vào giai đoạn thử nghiệm và hoàn thiện. Tất cả sẽ được chia sẽ vào bài viết tiếp theo của chúng tôi, “Hoàn thiện hệ thống CiHMS: bài học qua những thất bại”.
