Khách sạn của tương lai: Mô hình khách sạn thông minh

Ngành dịch vụ lưu trú khách sạn là ngành lấy khách làm trung tâm. Tập trung vào trải nghiệm khách đã luôn và sẽ được các chủ khách sạn ưu tiên hàng đầu. Khi khách càng hài lòng, họ có xu hướng chi tiêu nhiều hơn và chắc chắn sẽ tiếp tục quay lại khách sạn của bạn trong kỳ nghỉ tới. Sự đổi mới và những công nghệ nổi bật gần đây giúp khách sạn nắm bắt những cơ hội tốt để có thể cân đo đong đếm thế mạnh cũng như điểm yếu của mình, từ đó thay đổi và cải tiến dịch vụ của mình cho phù hợp. Gần đây, khái niệm mô hình khách sạn mới được đề cập khá nhiều trong các buổi networking, hội thảo và sự kiện của ngành khách sạn là mô hình khách sạn thông minh.

Mô hình khách sạn thông minh là khái niệm được đề cập nhiều nhất trong những hội thảo, sự kiện và cuộc thảo luận của ngành khách sạn gần đây

Không nhiều khách sạn muốn chuyển đổi sang mô hình này, đơn giản vì đây là dự án khá tốn kém tài chính cũng như thời gian. Quá trình chấp thuận cũng khá khó khăn, vì điều này sẽ dẫn đến những sự thay đổi lớn trong văn hóa công ty cũng như văn hóa ứng xử của nhân viên. Đổi lại, công nghệ khách sạn thông minh sẽ đảm bảo sự hài lòng của khách, tăng trải nghiệm người dùng, và nâng tầm giá trị khách sạn của bạn cao hơn các đối thủ cùng phân khúc, hiển nhiên mục đích cuối cùng vẫn là để thu về mức lợi nhuận cao hơn cho doanh nghiệp. Mặc dù cụm từ “khách sạn thông minh” đã khá quen thuộc với ngành khách sạn, tuy nhiên chỉ có một số ít thật sự hiểu về nó. Vậy, có phải khách sạn thông minh sẽ là tương lai của ngành khách sạn? Làm cách nào để có thể chuyển đổi sang mô hình khách sạn thông minh? Việc này có đáng để các chủ khách sạn suy nghĩ đến không?

Khách sạn thông minh là gì?

Là khi một khách sạn tận dụng triệt để công nghệ vào các hoạt động của doanh nghiệp, cho phép thay đổi hành trình khách từ trước lưu trú, đến khách sạn, quá trình lưu trú tại khách sạn, rời khách sạn, hành trình sau lưu trú rồi lặp lại. Góp nhặt các dữ liệu về khách trong suốt quá trình để xử lý, cải thiện, phát triển và hoàn thiện từng phần trong quá trình được đề cập trên. Đã có các khách sạn thành công trong việc chuyển đổi sang mô hình khách sạn thông minh, cách mạng hóa các quá trình vận hành hằng ngày tại khách sạn, và vẫn đang muốn làm được nhiều hơn thế nữa. Như vậy, trải nghiệm khách sạn thông minh thực sự là như thế nào trong từng phân đoạn?

Trải nghiệm khách sạn thông minh

Một hành trình khách thông thường được chia ra làm 4 phân đoạn cơ bản sau đây: Trước lưu trú, Lưu trú tại khách sạn, Rời khách sạn, và Sau lưu trú.

Phân đoạn trước lưu trú

Tìm kiếm

Trước hết, khách sẽ bắt đầu hành trình bằng giai đoạn Tìm kiếm. Họ đang tìm nơi lưu trú cho địa điểm hoạch định kế tiếp dựa trên những nguyên tố khác nhau nhưng không giới hạn vào những nguyên tố này như địa điểm, giá cả, qua lời giới thiệu, hoặc qua các trải nghiệm trong quá khứ. Quảng cáo hoặc bài viết của các khách sạn thông minh sẽ xuất hiện khi khách lướt tìm nguồn cảm hứng cho địa điểm nghỉ dưỡng của họ. Các gói khuyến mãi và những chương trình hấp dẫn được cá nhân hóa theo các yếu tố khách đang tìm kiếm để đảm bảo có thể thu hút được các khách tiềm năng một khi đã nhận diện được.

Các quảng cáo của khách sạn tương ứng với địa điểm lý tưởng khách hàng đang tìm kiếm đáp ứng các yêu cầu đặt ra của khách hàng như số ngày lưu trú, địa điểm, và cơ sở vật chất của khách sạn sẽ đẩy nhanh quá trình khách hàng lựa chọn và đặt phòng ngay lập tức

Khách có thể liên lạc với khách sạn qua hệ thống đối thoại trực tiếp trên app, được hỗ trợ ngay lập tức về các vấn đề cũng như câu hỏi liên quan đến đặt phòng hoặc những tính năng đặc biệt tại khách sạn. Những câu hỏi chưa được giải đáp sẽ được khách sạn hồi âm qua email hoặc điện thoại trực tiếp, đảm bảo khách của bạn không phải tự tìm kiếm các thông tin đó bằng cách lướt qua nhiều trang thông tin trên web của bạn. Ngoài ra, khách của bạn còn chủ động hỏi xin hình ảnh và các chi tiết về cách sắp xếp phòng ốc của bạn. Không có gì có thể trả lời cặn kẽ hơn bằng trải nghiệm khách sạn của bạn qua công nghệ thực tế ảo (VR) để khách có thể cảm nhận cách bày trí phòng, sảnh chung, khu nhà hàng đến các phòng tập thể dục, hồ bơi cũng như spa và các sảnh lounge. Trải nghiệm này sẽ thúc đẩy khách bạn quyết định đặt phòng nhanh chóng với những gói khuyến mãi hấp dẫn mà khách sạn bạn đề xuất.

Đặt phòng và Trước khi đến khách sạn

Ngay khi khách sẵn sàng cho việc đặt phòng, khách sạn của bạn có thể cho phép họ chọn các tính năng phòng như hướng phòng, loại giường và gối, phòng góc hay phòng kết nối, hút thuốc hay không hút thuốc, v.v. Khách có thể đăng ký bằng tài khoản xã hội của họ, điều này giúp hệ thống có thể tự động điền thông tin cung cấp từ tài khoản xã hội của khách vào các trường cho phép tương ứng mà không đòi hỏi khách phải điền tay lại. Trải nghiệm khách sạn thông minh cũng cho phép khách tự chụp hình họ tại thời điểm đặt phòng và lưu trữ hình ảnh này dùng để làm ảnh nhận diện trong thủ tục check-in về sau. Thanh toán bằng thẻ được hoàn thành dễ dàng bằng cách chụp hình thẻ tín dụng / thanh toán. Giai đoạn đặt phòng hoàn tất bằng việc hệ thống đặt phòng tự động gửi email xác nhận khi thanh toán thành công.

Trước khi khách đến khách sạn, một email nhắc nhở về việc lưu trú sắp xảy ra được gửi đến hộp thư của khách vài ngày trước sự kiện. Với sự giúp đỡ của mạng xã hội, khách sạn có thể thiết kế quá trình lưu trú một cách cá nhân hóa để phù hợp với nhu cầu của khách và tạo điều kiện để bán thêm các gói sản phẩm khác khi cần.

Phân đoạn lưu trú tại khách sạn

Khách có thể làm thủ tục check-in qua ứng dụng điện thoại tại các khách sạn thông minh. Tất cả các thông tin riêng tư của khách có thể được tiến hành kín đáo qua các thiết bị cầm tay của khách, và có độ an toàn cao. Khách cũng có thể check-in tại các ki ốt tự phục vụ ở khách sạn bằng cách quét nhanh các giấy tờ tùy thân của khách như passport, thẻ căn cước công dân, CMND hoặc bằng lái xe máy / xe hơi. Với công nghệ OCR, hệ thống sẽ tự hoàn thành thủ tục check-in cho khách và chụp ảnh khách từ các trạm ki ốt. Tùy vào khách sạn, chìa khóa phòng có thể là vật lí (thẻ từ) hoặc là thẻ điện tử gửi trực tiếp đến thiết bị cầm tay của khách. Thật vậy, thủ tục check-in không chạm là khả thi! Khách sạn của bạn sẽ không còn cần đến quầy lễ tân như truyền thống.

Quầy thủ tục check-in có thể không còn quan trọng nữa một khi mô hình khách sạn thông minh được sử dụng. Quầy tự phục vụ cho khách hàng tự do check-in theo nhịp độ của họ

Một số khách sạn đã nâng cấp hạ tầng của họ bằng việc cho phép khách check-in sử dụng công nghệ nhận dạng khuôn mặt qua camera của khách sạn. Một khi khách bước vào khách sạn, tính năng nhận diện khuôn mặt được tích hợp trong camera của khách sạn sẽ tìm kết quả cho khớp với hình ảnh nhận diện cá nhân mà khách cung cấp trong quá trình đặt phòng, hệ thống sẽ lập tức check-in khách và gửi email xác nhận thủ tục check-in đã hoàn thành. Thang máy sẽ trả khách ở tầng được chỉ định tương ứng cho khách, cửa phòng cũng được lắp thiết bị nhận diện khuôn mặt để mở tương ứng hoặc có thể sử dụng thẻ từ lập trình sẵn. Các tính năng của phòng như màn, đèn, TV, điện thoại, nhiệt độ máy lạnh có thể được điều chỉnh qua ứng dụng điện thoại / thiết bị cầm tay hoặc qua lệnh bằng giọng nói.

Các khách sạn cố gắng cho khách cảm thấy thoải mái và thật sự thư giãn như không gian này được dành riêng cho chính họ vậy. Truy cập vào các ứng dụng của khách sạn để yêu cầu dịch vụ phòng, giặt ủi và dọn phòng, mọi thứ đều nằm trong tầm tay họ. Rô bốt được sử dụng để đem/thu thức ăn và thu/trả đồ tại phòng cho khách. Đặt bàn ăn (bao gồm thông tin về tình trạng line buffet tại khách sạn, tình trạng khách đông hay không), đặt lịch tập tại phòng tập (đông hay vắng) và cả tại spa đều có sẵn trên ứng dụng của khách sạn. Những cộng tác của khách sạn như công ty du lịch, tour ngắn, các điểm tham quan lân cận có thể đề xuất những gói khuyến mại phù hợp với khách qua ứng dụng của khách sạn. Mọi thứ đều được xem trọng và đế mắt tới giúp khách có thể tận hưởng một kỳ nghỉ trọn vẹn dù là bên trong hay bên ngoài khách sạn.

Phân đoạn rời khách sạn

Cuối cùng cũng đến lúc khách phải rời đi. Không còn cảnh xếp hàng để hoàn thành thủ tục trả phòng. Mọi thứ được tiến hành thông qua ứng dụng của khách sạn. Ngay cả các sản phẩm tiêu thụ tại quầy minibar trong phòng cũng có thể được nhận diện qua công nghệ Internet vạn vật (IoT) và hóa đơn sẽ được gửi đến cho khách khi họ tiêu thụ sản phẩm tại quầy. Tất cả hóa đơn của các dịch vụ khác cũng được cộng dồn vào hóa đơn trả phòng. Hình thức thanh toán phi tiền mặt, xu hướng được chúng tôi đề cập đến ở bài blog trước, có thể được tiến hành trực tiếp trên thiết bị cầm tay của khách. khách có thể rời khỏi khách sạn cùng với hành lý của họ khi thủ tục trả phòng hoàn tất.

Phân đoạn sau lưu trú

Khi khách rời khỏi khách sạn, email nên được gửi đến hộp thư của khách để họ có thể chia sẻ trải nghiệm của họ về thời gian lưu trú tại khách sạn, và khuyến khích họ đưa ra đánh giá trên trang web của khách sạn mình để đổi lại những điểm thưởng tích lũy cho những dịch vụ tiếp theo hoặc nâng cấp tính năng phòng ở lần nghỉ tiếp theo. Email hỏi thăm một vài tháng sau kỳ nghỉ lưu trú với các gói khuyến mãi hấp dẫn và giá trị cho chuyến viếng thăm tiếp theo của họ.

Sự tiện lợi của công nghệ sẽ làm khách hàng bạn ấn tượng tạo nên một kỳ nghỉ đặc biệt. Email hỏi thăm khách sau khi họ tiến hành thủ tục trả phòng giúp bạn có thể cóp nhặt những đánh giá và phản hồi tích cực là một điều nên làm của các khách sạn

Trên đây chỉ là những trải nghiệm về khách sạn thông minh khi chúng ta đi theo hành trình khách. Còn có rất nhiều trải nghiệm liên quan đến khách sạn thông minh theo vận hành của khách sạn như: Bộ phận lễ tân, Bộ phận cung cấp ăn uống, Bộ phận buồng phòng, Bộ phận Kinh doanh & Tiếp thị, v.v. Để có thể đi sâu vào những lĩnh vực này, chúng ta sẽ phải cần một bài blog khác dành riêng cho chủ đề này.

Bắt đầu quá trình chuyển đổi sang Khách sạn thông minh từ đâu?

Yếu tố quan trọng nhất đối với các khách sạn trong giai đoạn phân vân có nên chuyển đổi sang mô hình mới lạ này hay không là tìm ra giải pháp quản lý khách sạn lý tưởng để có thể đạt được các mục tiêu đề ra trong suốt quá trình phát triển. Chúng tôi tự tin rằng giải pháp CiHMS của chúng tôi là bước đầu tiên để khách sạn có thể dấn thân trong hành trình này. Giải pháp quản lý khách sạn của chúng tôi không hướng tới việc trở thành một hệ thống quản lý khách sạn thông thường, chúng tôi nhắm tới quá trình chuyển đổi số trong tất cả việc mình làm.

Chuyển đổi có nên không?

Khách hàng chính là chỉ số phân tích đáng tin cậy nhất. Tương lai là điều mà chúng ta lúc nào cũng phải sẵn sàng để đón nhận, không chỉ dừng ở việc theo kịp xu hướng hiện tại, mà phải trở thành người dẫn đầu xu hướng mới. Chuyển đổi sang mô hình khách sạn thông minh chỉ thật sự đáng đánh đổi nếu bạn có thể chuyển đổi hoàn toàn, thay vì chỉ làm nó một cách nửa vời. Và quan trọng việc mô hình này có phù hợp với tập khách hàng bạn đang hướng đến hay không. Nếu không, chuyển đổi chỉ làm bạn tiêu tốn nhiều hơn là những lợi ích mà nó mang lại. Nếu bạn đang tìm kiếm tư vấn riêng về bộ giải pháp quản lý khách sạn của chúng tôi và khám phá tiềm năng của khách sạn mình, đừng ngần ngại liên hệ với đội ngũ hỗ trợ của chúng tôi. Hoặc bạn có tìm hiểu thông tin chi tiết về giải pháp quản lý khách sạn của CiHMS qua chuyên mục Bài Viết và CiHMS Facebook để cập nhật những tin tức và sự kiện mới nhất về sản phẩm.