Bạn đang tìm kiếm thêm thông tin? Lùng sục địa điểm lý tưởng mới cho kỳ nghỉ tiếp theo của mình? Thường thì chúng ta sẽ tìm đến “Google”. Điều này đã trở thành một thói quen quá quen thuộc của hầu hết các thế hệ, vô tình được hình thành trong một thập niên trở lại đây. Đó cũng là do sự tiện dụng và mức độ nhanh chóng mà kết quả Google trả về khi nhận được những từ khóa nhập vào từ người dùng. Vô hình trung, Google dần khẳng định mình như một bách khoa toàn thư hoàn toàn miễn phí, dễ sử dụng và cực kỳ dễ tiếp cận trên toàn thế giới.

Gần đây, Google Travel vừa cho ra mắt tính năng Liên kết đặt phòng miễn phí (Free Booking Links) vào ngày 9 tháng 3 năm 2021, giúp khách sạn gia tăng lưu lượng người dùng và số lượng đặt phòng thông qua công cụ tìm kiếm khách sạn của Google. Tính năng này mang lại những cơ hội tiềm năng cực lớn cho các chủ khách sạn trong việc tiếp cận đến thị trường trong và ngoài nước. Hiểu được sự quan trọng và những lợi thế cạnh tranh mà chủ khách sạn có thể nhận được từ tính năng Liên kết đặt phòng miễn phí, phần mềm quản lý khách sạn của CiHMS đã cộng tác cùng Google để đảm bảo khách hàng có thể tối ưu tính năng này mà không phải gặp bất kỳ trở ngại nào. Tính năng Liên kết đăng phòng miễn phí hoạt động như thế nào và những lợi ích mà bạn – những chủ khách sạn có được trong việc cộng tác của CiHMS và Google là gì?

Tính năng Liên kết đặt phòng miễn phí đã được ra mắt bời Google. Tính năng mới này sẽ thay đổi kênh phân phối trực tuyến trong ngành khách sạn toàn cầu

Tính năng Liên kết đặt phòng miễn phí

Có hàng triệu khách du lịch trên toàn thế giới đang tìm kiếm khách sạn và điểm đến lý tưởng trên công cụ Google hằng ngày. Để có thể xuất hiện trên công cụ tìm kiếm Google, chủ khách sạn phải nỗ lực để làm SEO một cách hiệu quả, liên tục thực hành và theo dõi. Một vài doanh nghiệp đã phải chi một khoản lớn trong ngân sách Marketing của họ để chạy quảng cáo Google Ads, để đảm bảo giữ được vị trí và bảng xếp hạng của mình trên trang kết quả tìm kiếm của Google. Đối tượng khách hàng của bạn càng rộng và tùy vào thứ hạng mà bạn muốn, ngân sách có thể dễ dàng giao động trong mức từ 4 đến 6 chữ số.

Google luôn quan sát và đánh giá trải nghiệm người dùng cùng với cách họ tương tác với các sản phẩm du lịch để cải thiện nó một cách tốt nhất. Tính năng Liên kết đặt phòng miễn phí đã được đưa vào chạy thử nghiệm từ tháng 9 năm 2020 để giúp chủ khách sạn có thể gia tăng lưu lượng người dùng và số lượng đặt phòng qua công cụ tìm kiếm Google hoàn toàn miễn phí. Sáu tháng sau, tính năng này đã chính thức ra mắt toàn cầu và đã đóng góp một phần không nhỏ cho sự thay đổi trong thói quen tìm kiếm của khách hàng nhất là trong việc tìm kiếm khách sạn. Bạn cũng có thể đã trải nghiệm qua tính năng này mà không hề hay biết. Liên kết đặt phòng miễn phí xuất hiện giữa các mục quảng cáo (được đánh dấu “Quảng cáo” để dễ phân biệt) khi bạn tìm kiếm khách sạn.

Liên kết đặt phòng miễn phí xuất hiện trong phần tìm kiếm khách sạn tại trang kết quả tìm kiếm khách sạn của Google, ngay dưới phần Quảng cáo. Tạo cơ hội cho các chủ khách sạn dễ dàng tiếp cận trực tiếp với khách hàng

Liên kết đặt phòng miễn phí cho phép chủ khách sạn dễ dàng xuất hiện trên công cụ tìm kiếm với mức giá đặt phòng tốt nhất để khách du lịch có thể chọn lựa. Không có bất kỳ chi phí nào phát sinh dựa vào tần suất truy cập của khách hàng hoặc khi khách hàng truy cập vào các liên kết. Liên kết đặt phòng miễn phí nhìn khá giống một quảng cáo, nhưng không phải. Vị trí xuất hiện được sắp xếp dựa vào nhiều yếu tố, bao gồm nhưng không giới hạn trong: mức giá phòng phù hợp nhất với từ khóa người dùng, danh sách giá cập nhật nhất, điểm chính xác của mức giá, và sự chính xác giữa giá thể hiện trên trang website và danh sách giá của bạn. Không giống như việc đấu giá để giành được vị trí cao trong mục Quảng cáo, vị trí tốt trong Liên kết đặt phòng miễn phí không thể quy thành tiền.

Dưới đây là những thông tin được thể hiện trong Liên kết đặt phòng miễn phí:

1. Thông tin về khách sạn: đó là tên khách sạn, địa chỉ, số điện thoại, website, và chỉ dẫn đường đến khách sạn. Ở đây cũng thể hiện nhận xét, hình ảnh về khách sạn của bạn, trung bình điểm đánh giá của khách hàng, những chi tiết về khách sạn cũng như những thông tin nổi bật cần biết.
2. Nút “Đặt phòng” khi nhấn vào sẽ sổ ra các loại phòng của khách sạn.
3. Phân hệ đặt phòng với những link dẫn tới các đặt phòng xếp hạng cao. Khách hàng có thể dễ dàng điều chỉnh ngày nhận, ngày trả phòng, số lượng khách và giá tốt nhất tại thời điểm.
4. Chức năng lọc theo giá, hoặc tổng số ngày ở.
5. Đây là mục quảng cáo lồng trong Liên kết đặt phòng quảng cáo và được dán nhãn “Quảng cáo”. Những mẩu quảng cáo này là của OTAs, các đại lý du lịch và có thể là của chính khách sạn bạn, những người sử dụng Google Ads cho khách sạn được lựa chọn đang được thể hiện tại tính năng Liên kết đặt phòng miễn phí này.
6. Đây là những liên kết miễn phí thể hiện dưới mục “Các lựa chọn” và được cài đặt bởi chủ khách sạn.

Bạn có thể tiếp cận Liên kết đặt phòng miễn phí qua cộng sự được chứng nhận bởi Google. Chúng tôi – CIHMS tự hào là một cộng sự phối hợp uy tín của Google

Những lợi ích của tính năng Liên kết đặt phòng miễn phí

Những lợi thế mà Liên kết đặt phòng miễn phí mang lại cho chủ khách sạn đáng được đề cập là:

• Lưu lượng truy cập miễn phí: Đúng vậy, xuất hiện trên Liên kết đặt phòng miễn phí đồng nghĩa với việc bạn đang được cả thế giới nhìn thấy. Lưu lượng truy cập này hoàn toàn tự nhiên và là khách hàng tiềm năng miễn phí 100%.
• Tự chủ trong trải nghiệm người dùng và thông tin khách hàng: Google không thu phí cho bất kỳ truy cập nào vào đường link của bạn cũng như tần suất truy cập của người dùng trong tính năng Liên kết đặt phòng miễn phí. Bạn có thể tự chủ trong quản lý trải nghiệm người dùng trong suốt hành trình của khách hàng bắt đầu từ Liên kết đặt phòng miễn phí đến trang web của mình. Google cho phép bạn theo dõi và nhận các bản báo cáo nhằm giúp bạn có thể tối ưu hóa phần Liên kết đặt phòng miễn phí của mình đến mức cao nhất.
• Gia tăng doanh thu với giá phòng và tình trạng phòng cập nhật tại thời điểm: Lợi ích này dành riêng cho các khách hàng của phần mềm quản lý khách sạn CiHMS. Phần mềm sẽ tự động hóa cập nhật giá phòng cùng tình trạng phòng trực tiếp với Google mà bạn không phải làm thêm bất kỳ động tác nào tại thời điểm. Trong khi các khách sạn khác phải thường xuyên cập nhật danh sách giá phòng với Google, phần mềm CiHMS sẽ thay bạn làm những công việc này. Nhanh chóng, dễ dàng và cực kỳ hiệu quả.

Làm cách nào để đăng ký sử dụng tính năng Liên kết đặt phòng miễn phí

Bạn phải có tài khoản Hotel Center đang hoạt động. Nếu không, bạn phải đăng ký sử dụng tính năng. Tuy nhiên quá trình này có thể sẽ mất nhiều thời gian và cũng chưa có bất kỳ xác nhận nào về thời gian xử lý cụ thể cho vấn đề này.

Cách nhanh nhất để tiếp cận với tính năng này là thông qua cộng sự phối hợp được công nhận của Google (Google integration partner). Đó là chúng tôi – phần mềm quản lý khách sạn CiHMS. Chúng tôi vô cùng tự hào và vinh dự được Google liên lạc và cộng tác trở thành Google integration partner uy tín. Hãy nhớ hoàn thành việc cài đặt Google My Business cho khách sạn mà bạn muốn xuất hiện trong Liên kết đặt phòng miễn phí. Các thông tin trên Google My Business phải trùng khớp với thông tin khách sạn mà bạn đã đăng ký với chúng tôi, phòng trường hợp lỗi có thể xảy ra nếu thông tin không khớp.

Nếu bạn là thành viên của gia đình CiHMS và không chắc khách sạn của mình đang được thể hiện trong tính năng Liên Kết đặt phòng miễn phí, hãy liên hệ với chúng tôi để được hướng dẫn. Những thay đổi hoặc chỉnh sửa có thể mất vài tuần để cập nhật trong tính năng Liên kết đặt phòng miễn phí, vui lòng kiên nhẫn chờ đợi.

Tính năng Liên kết đặt phòng miễn phí đã mang lại vô số tiềm năng cho chủ khách sạn mà không mất bất kỳ khoản phí nào. COVID-19 sẽ mau chóng qua đi và thời gian khó khăn này sẽ sớm đi đến hồi kết, viễn cảnh ngành du lịch được khôi phục đem lại nhiều háo hức cho chúng ta. Tận dụng thời gian này để cải thiện hồ sơ năng lực của khách sạn mình, như cơ sở hạ tầng cũng như hình ảnh khách sạn trên mạng Internet. Làm sao để thông tin khách sạn luôn hiện hữu trên các công cụ tìm kiếm, và luôn ứng dụng những công nghệ tốt nhất. Tính năng Liên kết đặt phòng miễn phí không tốn bất kỳ chi phí nào đáng để bạn thử và tính năng này có thể giúp bạn đạt được những điều bạn muốn hướng tới trên đây. Tại sao bạn còn chưa bắt đầu? Bạn đã thử qua tính năng này chưa? Nếu có, đừng ngần ngại chia sẻ suy nghĩ của mình trong phần bình luận ngay dưới bài này nhé.

Chuyển đổi số đã diễn ra trong nhiều thập kỷ nay kể từ mạng internet xuất hiện. Tuy nhiên, trong ngành khách sạn và du lịch, các đại lý du lịch truyền thống vẫn chưa chú trọng đến việc chuyển đổi. Một số người vẫn thích tìm kiếm thông tin được cung cấp từ các đại lý, bằng cách này, khách hàng chỉ nhận được thông tin khi trực tiếp đến liên hệ tại các đại lý. Dịch vụ chậm chạp, tốn thời gian mà không đảm bảo bạn sẽ ra về với tấm vé du lịch trên tay hoặc là phiếu xác nhận đặt phòng khách sạn.

Khi thế giới số phát triển, hành vi khách hàng cũng thay đổi, tạo ra tác động sâu sắc đến ngành khách sạn và du lịch. Khách hàng kỳ vọng sẽ có những trải nghiệm cá nhân hóa, từ việc chọn điểm đến dễ dàng chỉ với vài cú nhấp chuột, thông tin mở rộng về chỗ ở như dịch vụ khách hàng, các hoạt động trải nghiệm, tiện nghi trong phòng và nhiều hơn thế nữa. Liệu khách sạn của bạn có bắt kịp với sự phát triển của chuyển đổi số không? Làm thế nào để đi theo xu hướng số hoá? Trong bài viết này, chúng tôi sẽ “cập nhật” xu hướng chuyển đổi hóa khách sạn hiện nay để bạn có thể tìm được phương hướng riêng để chuyển đổi cho khách sạn của mình.

Chuyển đổi số

Bạn có thể đã nghe qua thuật ngữ này rất nhiều lần trong vài năm trở lại đây, nhưng chính xác thì Chuyển đổi số là gì? Đó là một quá trình thích ứng với công nghệ kỹ thuật số để thay đổi các quy trình kinh doanh hiện tại, thay thế quy trình thủ công bằng quy trình kỹ thuật số. Quá trình này sẽ tác động không nhỏ đến văn hóa doanh nghiệp, nhân viên và cả khách hàng cho dù bạn có muốn hay không.

Nhiều người nhầm lẫn rằng quá trình Chuyển đổi số có thể dễ dàng đạt được bằng cách vận dụng công nghệ tiên tiến nhất vào hoạt động doanh nghiệp của mình. Đây thực chất chỉ là quá trình số hóa, đó là hành động đưa toàn bộ doanh nghiệp của bạn đến với thế giới số. Trong khi Chuyển đổi số rộng hơn rất nhiều. Đó là quá trình vận hành hoạt động doanh nghiệp của bạn theo một cách mới, một cách kỹ thuật hóa. Trong năm 2018, Forbes đã từng đề cập khả năng thất bại cao của các doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số và hầu như không thể đạt được 70% mục đích ban đầu đặt ra. Mỗi cuộc cách mạng mang tính thay đổi cần đến một kế hoạch chiến lược, và quá trình Chuyển đổi số cũng không ngoại lệ.

Vì sao chuyển đổi số mang lại lợi ích cho khách sạn của bạn?

Tích hợp di động

Hầu hết mọi người ngày nay sở hữu ít nhất một thiết bị kỹ thuật số cho mục đích cá nhân. Công nghệ đã ảnh hưởng đến cách mọi người tiếp nhận kiến thức và từ từ thay đổi thói quen mua sắm của bản thân. Việc đặt phòng khách sạn trở nên dễ dàng và nhanh chóng thông qua ứng dụng di động hoặc trang web khách sạn trực tuyến. Nếu khách sạn của bạn tích hợp phần mềm quản lý khách sạn trên thiết bị di động, khách hàng có thể chủ động hơn trong mọi việc, từ nhận phòng đến đặt dịch vụ phòng, từ việc chọn phòng đến mở khoá thông minh và trả phòng tự động mà không cần trực tiếp tiếp xúc với bất kỳ nhân viên nào.

Một số khách sạn nâng tầm trải nghiệm dịch vụ bằng cách cung cấp các công cụ tăng cường trải nghiệm thực tế ảo. Khách hàng có thể khám phá các tiện nghi khách sạn, nhà hàng, bãi biển, bảo tàng, cửa hàng và quán cà phê ở khu vực lân cận. Những phương thức này đã được áp dụng rộng rãi để các khách sạn cạnh tranh với các đối thủ và chứng tỏ sự thích nghi nhanh chóng của họ với công nghệ tiên tiến nhất.

Tối ưu hóa các hoạt động hàng ngày với IoT

IoT là một mạng lưới các thiết bị vi tính, máy móc và kỹ thuật số tương tác với nhau thông qua internet để nâng cao trải nghiệm người dùng. Thông qua công nghệ hiện đại, ngành khách sạn đã đón đầu IoT và áp dụng bằng cách cho phép hệ thống Quản lý khách sạn tương tác với các thiết bị kỹ thuật số cá nhân của khách.

Việc này giúp đẩy nhanh việc vận hành của khách sạn. Không còn các thủ tục giấy tờ thủ công để nhận phòng và việc phân công dọn phòng được đồng bộ với bộ phận lễ tân thông qua phần mềm quản lý khách sạn. Các khách sạn cũng lắp đặt các đèn cảm biến ánh sáng có thể tự động thay đổi mức độ ánh sáng dựa vào điều kiện ánh sáng tại phòng, TV nhận diện giọng nói trong phòng. Nó làm giảm bớt khối lượng lớn công việc quầy lễ tân và cắt giảm chi phí vận hành của khách sạn.

Tối đa hóa trải nghiệm của khách hàng

Với sự trợ giúp của công nghệ hiện đại, khách sạn của bạn có thể nhận được luồng dữ liệu liên tục từ khách hàng như trải nghiệm hoặc đánh giá của họ. Việc cải thiện hoạt động vận hành của khách sạn dựa vào việc phân tích những dữ liệu này. Bạn có thể dùng những dữ liệu này để cá nhân hóa trải nghiệm của khách hàng, cung cấp các gói khuyến mãi phù hợp với các phân khúc khách hàng.
Không thể phủ nhận những lợi ích mà quá trình chuyển đổi số mang lại. Doanh nghiệp của bạn có thể đang nằm tại một trong sáu giai đoạn của quá trình chuyển đổi số dưới đây. Liệu bạn có biết mình đang ở giai đoạn chuyển hoá nào? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu sơ lược qua các giai đoạn này.

6 giai đoạn chuyển đổi số

Giai đoạn 1: Kinh doanh thông thường

Trong giai đoạn này, bạn vẫn giữ nguyên cách bạn đang vận hành hiện tại trong công việc kinh doanh của mình.

Giai đoạn 2: Hiện tại và chủ động

Chuyển sang giai đoạn 2, bạn bắt đầu nhận ra sự cạnh tranh và nhu cầu thử nghiệm những ý tưởng mới, áp dụng công nghệ vào thực tiễn kinh doanh. Đương đầu với thử thách, khó khăn. Hãy tìm cách khắc phục và chậm rãi nhận thấy doanh nghiệp của bạn đang chuyển mình.

Giai đoạn 3: Chính thức hóa

Đừng đứng yên trong vùng an toàn, bạn hãy mạo hiểm bắt đầu triển khai, thử nghiệm áp dụng công nghệ mới. Đây là giai đoạn bắt đầu quá trình chuyển đổi. Các thử nghiệm mang lại kết quả tốt. Hãy đưa doanh nghiệp của bạn tự tin tiến về phía trước. Trong giai đoạn này, bạn sẽ thấy những thay đổi trong văn hóa doanh nghiệp của mình. Sẽ không có được sự chuyển đổi nếu không có những thay đổi này.

Giai đoạn 4: Chiến lược

Trong giai đoạn này, các phòng ban trong doanh nghiệp của bạn nhận ra sức mạnh của công nghệ kỹ thuật số. Tất cả đều để tạo ra một lộ trình chiến lược mới. Các quản lý cấp cao sẽ đưa ra chiến lược thay đổi. Doanh nghiệp của bạn sẽ có những cách tiếp cận và đầu tư linh hoạt hơn, phân định công việc và các vai trò của nhân sự rõ ràng hơn.

Giai đoạn 5: Hội tụ

Khi đã hoàn thành lộ trình chiến lược, đã đến lúc thành lập một nhóm chuyên gia để đạt được các mục tiêu chiến lược, hãy đảm bảo bạn luôn theo dõi sát sao quá trình chuyển đổi số. Văn hóa và cấu trúc tổ chức doanh nghiệp có thể đã thay đổi trong giai đoạn này. Bạn gần như đã sẵn sàng trên đường đến sự thành công.

Giai đoạn 6: Sáng tạo và thích ứng

Các doanh nghiệp đến được giai đoạn này đồng nghĩa với chuyển đổi số đã là một phần của doanh nghiệp của bạn. Đó là khi đội ngũ lãnh đạo cấp cao nhất của doanh nghiệp hiểu và thấy được những lợi ích của chuyển đổi số. Họ chấp nhận việc thay đổi không ngừng là điều cần thiết đối với doanh nghiệp. Doanh nghiệp của bạn chủ động tiếp cận các công nghệ hiện đại và thích ứng nhanh chóng, dễ dàng với thế giới số không ngừng phát triển.

Những nỗ lực thực hiện để hướng tới quá trình chuyển đổi số không chỉ đặt áp lực và khó khăn lên ban lãnh đạo mà còn cả đội ngũ nhân viên. Không rời khỏi vùng an toàn sẽ dần đưa doanh nghiệp của bạn đến sự lỗi thời và tương đồng với thất bại. Trong thời đại công nghệ phát triển như hiện nay, việc chuyển đổi số trở nên thiết yếu, đặc biệt là trong ngành khách sạn.

Nếu bạn đang tìm kiếm lời khuyên và ý kiến của các chuyên gia về chuyển đổi số, cùng theo dõi buổi Hội thảo trực tuyến của chúng tôi với chủ đề Chuyển đổi số trong ngành Khách sạn dưới đây. Đừng quên đón xem bài viết của chúng tôi về cách định hình quá trình chuyển đổi số của bạn, những thách thức bạn có thể gặp phải trong quá trình chuyển đổi số và cách thức vượt qua chúng và tiến tới thành công trong bài blog tuần tới.

Mọi công đoạn được hoàn thành sớm hơn một ngày so với kế hoạch – thời hạn deadline đặt ra để hoàn tất việc chuyển đổi việc vận hành giải pháp quản lý khách sạn mới – CiHMS cho toàn bộ 35 cơ sở khách sạn của khách hàng. Đây có thể là điểm dừng cho Dự án triển khai phần mềm quản lý khách sạn đối với khách hàng nhưng đối với chúng tôi, đây mới chỉ là bước khởi đầu. Việc phát triển hệ thống quản lý khách sạn của chúng tôi vẫn chưa dừng lại tại đây, thay vào đó, nó vẫn không ngừng được cập nhật để thích ứng với thế giới công nghệ đang phát triển nhanh chóng như hiện nay. Những phản hồi tích cực mà chúng tôi nhận được từ khách hàng sau một quý chuyển dữ liệu sang CiHMS đã củng cố niềm tin của chúng tôi để chia sẻ giải pháp quản lý mang tính đổi mới, linh hoạt, đa tính năng và có khả năng mở rộng của mình cho ngành Khách sạn.

Đội ngũ chúng tôi quyết định đem giải pháp quản lý khách sạn CiHMS bước vào thế giới

Chúng tôi muốn giúp những người đang tìm kiếm về giải pháp quản lý khách sạn PMS “phù hợp nhất” với họ, đảm bảo tự động hóa tối đa các hoạt động kinh doanh và hỗ trợ nhân viên làm việc với năng suất cao nhất. Làm thế nào CiHMS có thể giúp bạn và khách sạn của bạn đạt được tất cả những điều trên một cách an toàn và không mắc phải sự cố? Cùng tìm hiểu dưới đây là một số tính năng nổi bật của CiHMS:

Giải pháp quản lý khách sạn toàn diện

Thay vì lo lắng về việc tích hợp nhiều hệ thống quản lý khác nhau cho khách sạn, thì với CiHMS, chúng tôi đem tới một giải pháp quản lý khách sạn toàn diện, hệ thống “tất cả trong một” dành cho bạn. CiHMS giúp tự động hóa mọi hoạt động kinh doanh của bạn, từ lễ tân cho tới hậu sảnh (back office). Giải pháp quản lý khách sạn cung cấp nền tảng đặt phòng tập trung, đảm bảo giá phòng và các chính sách được đồng bộ đồng thời từ các đại lý du lịch tới bộ phận lễ tân của bạn. Giải pháp cũng được cài đặt hệ thống báo cáo tập trung, đảm bảo bạn có thể tạo các báo cáo tại mọi thời điểm cho bất kỳ cơ sở nào thuộc chuỗi khách sạn của mình mà không cần vận dụng bất kỳ một thao tác thủ công nào. Hồ sơ khách hàng của bạn cũng sẽ được tạo ngay sau khi tiến hành đặt phòng và cập nhật liên tục cho tới ngày họ rời khỏi khách sạn. Nếu bộ phận tiền sảnh được hỗ trợ bởi hệ thống đặt phòng phức hợp, bộ phận hậu sảnh có thể nhờ vào tính năng Buồng phòng của chúng tôi, tính năng này sẽ hỗ trợ theo dõi tất cả trạng thái buồng phòng và cho phép khách gửi yêu cầu khi cần. Hệ thống sẽ nhắc nhở nhân viên thường xuyên để đảm bảo không có yêu cầu nào bị bỏ sót hoặc công việc nào chưa được hoàn thành.

Chúng tôi cung cấp cho khách sạn của bạn giải pháp quản lý khách sạn toàn diện CiHMS với nền tảng điện toán đám mây

Ngoài ra, CiHMS là một giải pháp quản lý khách sạn dựa trên nền tảng đám mây. Điều này cho phép bạn có quyền truy cập vào tất cả các tính năng trên một cách thuận tiện bằng thiết bị di động. Hơn nữa, nếu bạn đang sử dụng hệ thống On-premise (tại chỗ), việc chuyển sang sử dụng CiHMS sẽ giúp bạn giảm những gánh nặng về khoản tài chính cho công nghệ thông tin(Để tìm hiểu kĩ hơn, hãy đọc bài blog của chúng tôi “Cloud vs On-premise PMS: Đâu là giải pháp tối ưu cho khách sạn?”)

Bên cạnh giải pháp quản lý khách sạn PMS, CiHMS còn bao gồm 6 phân hệ khác: Quản lý giá và quỹ phòng (RRM), Kiểm soát vá so sánh giá (RSS), Đặt phòng dành cho đại lý (PTA), Quản lý kênh phân phối (DCM), Đặt phòng trung tâm (CRS), Quản lý nhà hàng (POS – F&B). Mỗi sản phẩm đều có tính năng riêng biệt:

• Quản lý kênh phân phối (DCM): là công cụ cốt yếu bạn cần để quản lý phòng và giá từ hàng trăm kênh phân phối toàn cầu. Đồng bộ giá và quỹ phòng theo thời gian thực. Tránh tình trạng overbooking, đồng thời giúp tối đa công suất phòng khách sạn.
• Đặt phòng trung tâm (CRS): cái tên nói lên tất cả, hệ thống tập trung tất cả thông tin đặt phòng từ tất cả các kênh phân phối. CRS cung cấp báo cáo chi tiết và cái nhìn tổng quan nhanh về tình hình kinh doanh của khách sạn
• Quản lý giá và quỹ phòng (RRM): với chức năng chính đã được mô tả đầy đủ trong tên gọi, RRM giúp tối ưu việc thiết lập giá phòng, mã giá và loại phòng. RRM cho phép các khách sạn thiết lập điều kiện thay đổi giá phòng theo nhu cầu của khách sạn, chẳng hạn như theo mùa, những ngày đặc biệt (ngày lễ và cuối tuần), thời gian lưu trú tối thiểu, v.v… Thông tin hiệu suất giá phòng được thể hiện trên báo cáo đa dạng như đồ thị hoặc biểu đồ, giúp đưa ra quyết định chính sách giá nhanh chóng.
• Kiểm soát và so sánh giá (RSS): hỗ trợ thu thập thông tin giá phòng từ đối thủ cạnh tranh cũng như từ các kênh phân phối khác nhau theo khu vực địa lý, với các giá được phân loại theo hạn mức, khuyến mãi và điều kiện. Tất cả dữ liệu đều được cập nhật theo thời gian thực và được xuất báo cáo chi tiết. Hệ thống cung cấp những dữ liệu chi tiết và đa chiều để nhanh chóng xác định tiềm năng thị trường và phát triển các chiến lược giá hợp lý.
• Đặt phòng dành cho Đại lý (PTA): kết nối khách sạn của bạn với các đại lý du lịch. Hệ thống này cho phép các đại lý du lịch đặt và quản lý phòng khách sạn dựa trên các kế hoạch mà khách sạn đã đề ra. Các khách sạn cũng có thể thiết lập phân quyền truy cập và quản lý các đại lý khi cần thiết, đồng thời cho phép họ tìm kiếm, kiểm tra giá và tình trạng phòng trống, điều chỉnh hoặc hủy đặt phòng.
• Quản lý nhà hàng (POS / FnB): Cho phép theo dõi trạng thái bàn theo thời gian thực với sơ đồ nhà hàng được bố trí một cách toàn diện, rõ ràng trên hệ thống. Dễ dàng thiết lập menu, sơ đồ các bàn, giá sản phẩm, thuế, khuyến mãi. Các thiết bị máy POS được hỗ trợ giúp cập nhật dữ liệu trên hệ thống theo thời gian thực, từ đặt món tới thông báo bếp.

Tất cả những phân hệ trên đều được tích hợp sẵn với giải pháp quản lý khách sạn nền tảng đám mây CiHMS. Mọi hoạt động và chi tiết đều được ghi lại theo thời gian thực trên toàn bộ hệ thống và cơ sở khách sạn, giúp bạn kiểm soát và đồng bộ với hoạt động khách sạn của mình. CiHMS thực sự là một giải pháp quản lý khách sạn toàn diện mà khách sạn của bạn luôn tìm kiếm.

Giao diện thân thiện với người dùng

Một phần mềm với giao diện tốt sẽ giúp tăng cường tương tác và trải nghiệm của mọi người với sản phẩm. Hiển nhiên, điều đó cũng giảm thiểu thời gian đào tạo cho người dùng và vô hình chung gia tăng năng suất của họ. Một ví dụ đơn giản về một giao diện thân thiện có thể giúp người dùng lựa chọn sản phẩm nhanh chóng mà không cần hướng dẫn chi tiết, đó chính là mua sắm trực tuyến. Bạn có nhớ những lần lướt web tìm kiếm sản phẩm mà không có bộ lọc? Bố cục website quá phức tạp và bạn không thể quay lại trang chủ? Giờ đây, những website mua sắm trực tuyến đã có những bố cục rõ ràng hơn nhiều. Mọi người có thể dễ dàng tìm kiếm các sản phẩm mong muốn, tìm kiếm chọn lọc theo nhu cầu, “Thêm vào giỏ hàng” bất kỳ lúc nào họ muốn, thanh toán đơn hàng bằng thẻ chỉ bằng vài thao tác đơn giản. Giờ đây, điều khó khăn nhất đối với khách hàng chính là tìm cách thoát khỏi thói quen mua sắm trực tuyến của họ.

Giao diện của hệ thống quản lý khách sạn cũng tương tự như vậy, thiết kế đơn giản và chuẩn xác, khuyến khích người dùng chủ động học hỏi và nắm rõ quy trình. Giao diện được thiết kế dựa trên phương pháp tiếp cận hành vi của khách hàng từ bên ngoài. Khi bạn đã đăng nhập vào hệ thống CiHMS, một bảng điều khiển với các chỉ số tùy chỉnh quan trọng đối với khách sạn sẽ được hiển thị. Thiết kế phẳng và tối giản giúp điều hướng dễ dàng hơn khi truy cập phần mềm, để có thể tập trung hơn vào phân tích những số liệu thống kê cần thiết theo thời gian thực. Xét cho cùng, không phải người lập trình, người thử nghiệm hay người thiết kế, mà trải nghiệm của khách hàng mới là quan trọng nhất.

Giao diện CiHMS được lấy cảm hứng từ thiết kế phẳng và tối giản. Hệ thống quản lý khách sạn cũng được thiết kế dựa trên cách tiếp cận hành vi của khách hàng. Xin lưu ý rằng các tính năng beta có thể không có sẵn cho tất cả khách hàng. Nếu bạn cần hỗ trợ, đừng do dự mà hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ

Đa tích hợp

Mặc dù hệ thống quản lý khách sạn của chúng tôi được trang bị đầy đủ với những phân hệ quản lý vận hành khách sạn. CIHMS vẫn có thể dễ dàng tích hợp với nhiều phần mềm khác của bên thứ 3, tùy theo yêu cầu của khách sạn của bạn, chẳng hạn như SAP (phần mềm hoạch định doanh nghiệp ERP), Salesforce, nhận dạng khuôn mặt, thẻ từ, hóa đơn điện tử, VinID, v.v… Hệ thống có thể được truy cập thông qua ứng dụng di động, cho phép nhân viên quản lý cập nhật thông tin và nhận nhiệm vụ với thiết bị di động của họ. Với hồ sơ khách hàng 360 độ được tích hợp sẵn, CiHMS cho phép bạn tạo, lưu trữ và truy cập vào hồ sơ hoàn chỉnh của khách hàng: từ lịch sử đặt phòng cho đến những yêu cầu đặc biệt, mang đến cho khách hàng trải nghiệm được cá nhân hóa trong mỗi lần lưu trú.

Chúng tôi đã hợp tác với Traveloka, Agoda, Trip.com, Booking.com, TripAdvisor, meituan.com và cũng như hàng trăm kênh phân phối toàn cầu khác. Bạn có thể cập nhật giá và phòng cho tất cả các kênh phân phối từ CiHMS. Thay vì phải đăng nhập vào từng kênh và chỉnh sửa giá một cách thủ công như trước đây, CiHMS cho phép bạn chỉ cần thao tác trên một nền tảng duy nhất. Hệ thống sẽ tự động điều chỉnh những thay đổi giá này trên tất cả các kênh đã được kết nối. Điều này cũng được áp dụng tương tự với tình trạng phòng trống của bạn. Những thông tin về giá và phòng sẽ được đồng bộ hóa trên toàn bộ mạng lưới phân phối của bạn.

Khả năng tích hợp với nhiều kênh phân phối và nhiều phần mềm khác của bên thứ 3 cho phép tự động hóa quy trình kinh doanh mà không mắc lỗi thủ công

Giải pháp quản lý khách sạn mở rộng đáp ứng từ khách sạn đến khu chung cư đô thị

Ngoài giao diện, hệ thống quản lý khách sạn của chúng tôi cũng cực kỳ linh hoạt. Hệ thống áp dụng không chỉ cho các khách sạn, mà các chuỗi, căn hộ dịch vụ và cả các tòa chung cư. Giải pháp quản lý khách sạn đám mây – CiHMS hỗ trợ quản lý nhiều cơ sở cùng một lúc. Bạn sẽ có thể liên kết các cơ sở này một cách dễ dàng và tạo ra dữ liệu tập trung từ bất kỳ thiết bị di động nào. Điều này giúp bạn kiểm soát, duy trì hoạt hoạt động vận hành liền mạch tại các cơ sở.
CiHMS sắp xếp hợp lý khối lượng công việc từ tiền sảnh tới bộ phần Buồng phòng, giúp mọi người luôn nắm rõ tình trạng phòng, đánh giá chất lượng phục vụ của nhân viên và đồng bộ sơ đồ phòng theo thời gian thực.

Giải pháp quản lý khách sạn của chúng tôi cung cấp sự rành mạch trong việc sắp xếp hợp lý khối lượng công việc từ bộ phận Lễ tân đến Buồng phòn

Bảo mật là chìa khóa thành công

Quyền riêng tư về dữ liệu của khách sạn và khách hàng là mối quan tâm hàng đầu trong ngành lưu trú. Những dữ liệu này bao gồm những thông tin riêng tư của khách hàng, như thẻ ngân hàng và thông tin liên lạc cá nhân của họ; doanh thu của khách sạn, chiến lược giá, v.v… Việc để lộ những dữ liệu này ra bên ngoài mang tới hậu quả khó lường, không những ảnh hưởng đến danh tiếng khách sạn mà còn để lại gánh nặng nghiêm trọng về tài chính. Đó là lý do tại sao chúng tôi đã chú trọng hơn đến tiêu chuẩn bảo mật trong quá trình xây dựng CiHMS, đảm bảo rằng khách hàng của chúng tôi không gặp phải vi phạm bảo mật trong bất kỳ trường hợp nào.

Giải pháp quản lý dịch vụ khách sạn CiHMS đã được cấp chứng nhận PCI-DSS (Tiêu chuẩn bảo mật dữ liệu ngành thẻ thanh toán) – tiêu chuẩn để bảo vệ thông tin chủ thẻ khi được xử lý và lưu trữ tại các ngân hàng, doanh nghiệp thanh toán điện tử và HTNG (Công nghệ khách sạn thế hệ tiếp theo) – đảm bảo các sản phẩm công nghệ khách sạn có giao diện đạt tiêu chuẩn ngành. Vào cuối quý này, chúng tôi sẽ nhận chứng chỉ ISO 27001 – chứng nhận hệ thống và dữ liệu khách sạn được bảo vệ bởi các chính sách và quy trình kiểm soát bảo mật hiệu quả; và ISO 27018 – tiêu chuẩn bảo mật thông tin cá nhân trên đám mây. Bằng cách đạt được các tiêu chuẩn bảo mật đã được chứng nhận này, chúng tôi – CiHMS đang nỗ lực minh bạch dữ liệu cho khách hàng của mình, đảm bảo dữ liệu của họ luôn ở chế độ riêng tư và đặc quyền.

Tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật để chắc chắn hệ thống quản lý khách sạn của chúng tôi đủ đảm bảo bảo mật dữ liệu và quyền riêng tư của khách sạn của bạn

Chúng tôi đã phát triển CiHMS không giới hạn trong phạm vi các hoạt động của khách sạn mà để đáp ứng các yếu tố chưa được kiểm chứng của ngành khách sạn. Với công nghệ ngày một phát triển, phần mềm của chúng tôi phải liên tục thích ứng và cập nhật để phù hợp và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của những khách hàng đam mê công nghệ. Chúng tôi tôn trọng mọi khách hàng, từ các doanh nghiệp vừa và nhỏ đến các tập đoàn lớn; và chúng tôi tin tưởng rằng CiHMS có thể điều chỉnh để đáp ứng các yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp của bạn một cách dễ dàng. Đây là bài viết cuối cùng trong chuỗi bài “Cách chúng tôi tạo nên CiHMS – Hệ thống quản lý khách sạn của riêng mình”. Đây là một cột mốc đáng kỉ niệm và nâng cao tinh thần đồng đội, sự lãnh đạo, và những giá trị cốt lõi để chúng tôi có được vị trí như ngày hôm nay. Nếu bạn chưa dùng thử CiHMS, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn riêng về những giải pháp phù hợp với doanh nghiệp và đạt được mục tiêu, nắm bắt cơ hội phát triển và chuyển đổi số ngành kinh doanh khách sạn của bạn.

Bạn đã đọc hết các bài viết khác của chúng tôi trong loạt bài này chưa? Dưới đây là tổng hợp những bài viết trong cùng chủ đề này:

• Lựa chọn hệ thống quản lý khách sạn: tự xây hay mua ngoài
• Cloud vs On-premise PMS: Đâu là giải pháp tối ưu cho khách sạn?
• Hệ thống quản lý khách sạn toàn diện – CiHMS: Hành trình xây dựng sản phẩm
• Quá trình xây dựng CiHMS giải pháp quản lý khách sạn – Thất bại “hiệu quả”
• CiHMS – Phần mềm quản lý khách sạn từ vạch xuất phát trở thành giải pháp siêu tối ưu

15 tháng lập trình, 4 tháng hoàn thành thử nghiệm thí điểm và 1 tháng ròng rã để thử nghiệm hiệu suất hoạt động. Vậy mà, chỉ với 98 ngày, chúng tôi đã thành công triển khai hệ thống quản lý khách sạn mới CiHMS cho toàn bộ 35 cơ sở khách sạn của khách hàng. Những khách sạn đó không chỉ đơn thuần là khách sạn thành phố, mà còn bao gồm các chuỗi khách sạn và khu nghỉ dưỡng cao cấp với hơn 1000 phòng, tích hợp các khu sinh thái và khu phức hợp vui chơi giải trí. Ngay cả những chuyên gia tham gia tư vấn cùng chúng tôi vào thời điểm đó cũng đề xuất rằng chúng tôi sẽ mất tối thiểu 21 tuần để thiết lập và vận hành hệ thống cho mỗi khách sạn. Những gì chúng tôi đạt được là một kỷ lục khó có thể phá vỡ.

Việc triển khai phần mềm quản lý khách sạn tại 35 cơ sở trong vòng 98 ngày tưởng chừng như không thể, nhưng chúng tôi đã làm được!

Kiểm tra thực tế

Mặc dù 5 tháng thử nghiệm thí điểm và hiệu suất còn gặp nhiều khó khăn, nhưng đối với chúng tôi, giai đoạn triển khai thực tế sau này mới thật sự là thử thách, khó khăn nhất. Ý nghĩ ngày quan trọng đang đến gần khiến chúng tôi vừa phấn khích vừa căng thẳng. Trong toàn bộ quá trình, đội của chúng tôi đã không thể rời mắt khỏi màn hình. Tại sao? Đây chính là lý do:

1. Hệ thống lưu trữ tại chỗ (on-premise) mà khách hàng của chúng tôi đang sử dụng tại thời điểm đó được coi là một trong những hệ thống PMS chi tiết và phức tạp nhất thế giới. Hệ thống PMS được cài đặt riêng ở mỗi khách sạn của khách hàng với cơ sở dữ liệu không tập trung, dẫn đến những vấn đề đau đầu và đầy thử thách trong việc truy xuất các báo cáo và hoạt động vận hành trong khách sạn mà chúng tôi đã đề cập trong bài blog đầu tiên của chuỗi chủ đề này (Bạn có thể tìm hiểu thêm tại bài blog “Lựa chọn hệ thống quản lý khách sạn: tự xây hay mua ngoài”). Điều đó cũng có nghĩa là chúng tôi phải di chuyển dữ liệu, xác thực và “tập trung hóa” chúng để sẵn sàng cho khách hàng sử dụng. Nghe thật rắc rối phải không?

2. Tổng số phòng tại thời điểm đó đã vượt quá 14.000 phòng. Chúng tôi có hơn 10 cơ sở khách sạn với hơn 500 phòng. Đồng nghĩa với số lượng lưu trữ dữ liệu cho từng phòng là quá lớn.

3. Khách hàng của chúng tôi có các mô hình khách sạn đa dạng: khách sạn thành phố, căn hộ khách sạn, khách sạn cao cấp, khu nghỉ dưỡng, khu nghỉ dưỡng kết hợp với công viên giải trí và khu sinh thái… Mỗi mô hình đều có cách thiết lập cấu trúc và chức năng khác nhau.

Trước khi đưa vào hoạt động chính thức phần mềm quản lý khách sạn của mình, chúng tôi phải tiến hành kiểm nghiệm thực tế.

4. Các khách hàng đã sử dụng nhiều tính năng khác nhau được tích hợp với hệ thống PMS hiện có: Buồng phòng, Quản lý quỹ và giá phòng, Quản lý vận chuyển, Giặt là, Cơ sở vật chất, Cổng đặt phòng, FnB,… Việc đảm bảo các tính năng được tích hợp hoàn hảo để duy trì hoạt động kinh doanh của khách hàng là ưu tiên hàng đầu của chúng tôi.

5. SOP (Quy trình vận hành tiêu chuẩn) của khách sạn và quy trình triển khai phần mềm tại mỗi cơ sở đều không giống nhau và không có quy chuẩn nhất định. Điều này có nghĩa là phải tiến hành đào tạo thật kỹ lưỡng, nếu không, có khả năng dữ liệu nhập sẽ không được đồng nhất.

6. Thời hạn cam kết với khách hàng để hoàn tất triển khai chuyển đổi giải pháp quản lý khách sạn mới – CiHMS cho các cơ sở là trước ngày 31 tháng 12 năm 2020. Thời gian bắt đầu là từ ngày 31 tháng 7. Điều đó có nghĩa là chúng tôi chỉ có vỏn vẹn 5 tháng. Thời gian có hạn và chúng tôi không được phép để xảy ra bất kỳ sai sót nào. Áp lực thực sự rất lớn!

Kế hoạch chiến tối ưu

Dường như chúng tôi luôn đồng hành với những thử thách. Làm việc với những dự án như thế này cùng với deadline cụ thể không khác gì tham gia một trận chiến đầy cam go. Để có thể hoàn thành đúng thời hạn và đảm bảo rằng chúng tôi không bỏ qua bất kỳ “thách thức” nào, thì một kế hoạch chiến lược ổn định là điều cần thiết. Đầu tiên, chúng tôi phải phát triển một kế hoạch đào tạo cuốn chiếu và triển khai hoàn thiện dựa theo mô hình kinh doanh khách sạn, doanh thu và khu vực. Điều này giúp chúng tôi tối ưu hóa chi phí và nguồn nhân lực tại các cơ sở.
Thứ hai, chúng tôi phải sắp xếp và phân bổ lại nguồn nhân lực của mình một cách phù hợp để đào tạo nhân viên của khách hàng một cách hiệu quả. Song song đó, đội phát triển tại công ty phải phối hợp nhịp nhàng với đội triển khai tại cơ sở để giải quyết những sự cố kỹ thuật bất ngờ thông qua Jira, danh sách kiểm tra trực tuyến,… để đảm bảo quá trình triển khai không bị ngắt quãng.

Đội ngũ tại văn phòng luôn luôn hỗ trợ và phối hợp trong quá trình triển khai giải pháp quản lý khách sạn mới cho 35 cơ sở của khách hàng.

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, những tài liệu đào tạo và thực hành được phân loại tùy thuộc vào các mô-đun riêng của phần mềm và quy trình vận hành của khách sạn. Điều này cho phép nhân viên của khách sạn có thể chủ động tham gia các khóa đào tạo của họ, và có thể lựa chọn khóa học phù hợp với thời gian và phạm vi công việc của bản thân. Từ những tài liệu đào tạo đó, họ có thể dùng để đào tạo lại cho đội ngũ nhân viên mới hoặc tự tổ chức các buổi workshop thực hành. Mọi người đã rất quyết tâm và kiên định. Hoàn thành đúng deadline (thời hạn công việc) là điều duy nhất cả đội nghĩ đến lúc bấy giờ.

Chế độ triển khai: BẬT

Chúng tôi có một số nhóm triển khai on-site (tại chỗ) chịu trách nhiệm cài đặt hệ thống PMS tại cơ sở của khách hàng, đào tạo nhân viên về cách sử dụng phần mềm và báo cáo lại cho nhóm văn phòng nội bộ nếu phát sinh bất kỳ lỗi hay sơ sót nào. Trong giai đoạn triển khai, chúng tôi thấy rằng, thời gian triển khai chung tại mỗi cơ sở sẽ rơi vào khoảng 17 ngày:

• 2 ngày để xác thực, hoàn thành chuyển dữ liệu, đảm bảo sau khi kết thúc không có dữ liệu nào bị bỏ sót, thất lạc hoặc hư hỏng.
• 12 ngày để đào tạo cách sử dụng CiHMS và tiến hành quá trình tích hợp.
• 3-4 ngày để hệ thống hoạt động sau khi thông qua UAT – Kiểm thử chấp nhận của người dùng (do người dùng cuối thực hiện để xác nhận rằng các tính năng đều hoạt động như mong đợi)

Nếu chờ đợi cho đến khi hoàn tất việc triển khai tại 1 địa điểm rồi mới chuyển đến khu vực tiếp theo, chúng tôi có thể sẽ mất gần 2 năm để hoàn thành giai đoạn triển khai. Vậy nên, chúng tôi đã tiến hành đồng thời việc đào tạo trực tiếp cho nhân viên của khách sạn cùng lúc với việc cho dừng phần mềm PMS cục bộ hiện tại và đồng thời đưa vào hoạt động giải pháp quản lý khách sạn toàn diện mới – CiHMS.

Ngày hoàn thành triển khai đã tới, giải pháp quản lý khách sạn CiHMS của chúng tôi đã sẵn sàng hoạt động trên 35 cơ sở của khách hàng.

Đội ngũ on-site (tại chỗ) của chúng tôi đã phải di chuyển rất nhiều, đặc biệt là vào cuối tuần, để tiết kiệm thời gian đi lại giữa các khách sạn. Nhiều đội on-site đã làm việc tại các cơ sở khác nhau tại cùng một thời điểm. Điều này giúp cho việc dừng phần mềm PMS hiện có và chuyển tiếp sang hoạt động trên giải pháp quản lý khách sạn CiHMS mới một cách nhanh chóng và dễ dàng cho nhiều cơ sở khách sạn trong cùng một ngày. Đội phát triển tại công ty luôn túc trực trong tư thế sẵn sàng hỗ trợ 24/7. Thật sự rất cảm kích thảnh quả tuyệt vời mà đội ngũ phát triển của CiHMS đã mang lại. Với khả năng nhanh chóng phát hiện vấn đề, sửa chữa, vá lỗi và chuyển tiếp sang vấn đề khác một cách liên tục không ngừng nghỉ. Chúng tôi bắt gặp sự hào hứng khi họ tìm ra giải pháp, sự vui mừng khi giải quyết được các vấn đề và sự trân trọng lẫn nhau giữa các thành viên trong nhóm khi hoàn thành việc triển khai tại mỗi cơ sở.

Ngày CiHMS được đưa vào hoạt động chính thức tại cơ sở cuối cùng, đó là ngày 30 tháng 12 năm 2020. Tức là đúng 1 ngày trước thời hạn khách hàng đã đặt ra. Cả đội đã vỡ òa trong niềm vui và hạnh phúc! Thành công này không làm chúng tôi dừng bước, thay vào đó, chính nó đã cho chúng tôi sự tự tin để mở ra những cánh cửa mới cho giải pháp quản lý khách sạn của mình, để khám phá và tiếp nhận những thử thách tiếp theo. Dự án của khách hàng có lẽ đã kết thúc ở đây, nhưng đối với chung tôi, đây chỉ mới là bước khởi đầu.

Chúng tôi đã học hỏi được rất nhiều trong suốt quá trình này và chúng tôi tự hào về tất cả những gì chúng tôi đã – đang thực hiện, và cả những gì chúng tôi sẽ đạt được trong tương lai. CiHMS có đủ những tiềm năng mà chúng tôi vẫn chưa có cơ hội để giới thiệu hết với các bạn. Ở bài blog tiếp theo, chúng tôi sẽ tiết lộ tần tần tật về CiHMS – giải pháp quản lý khách sạn toàn diện với những tính năng tối ưu cũng như những kế hoạch tương lai. Và cuối cùng, hãy nhớ like và chia sẻ hành trình xây dựng giải pháp quản lý khách sạn CiHMS của chúng tôi với bạn bè của mình nhé. Hẹn gặp các bạn ở bài blog tuần sau.

Vào ngày 9/4/2021, buổi lễ ra mắt chính thức của CiHMS – giải pháp quản lý khách sạn tối ưu được tổ chức tại Gem Center, thành phố Hồ Chí Minh. Chân thành cảm ơn tất cả các khách mời đã dành thời gian đến tham gia cột mốc trọng đại này cùng với CiHMS. Chúng tôi vô cùng cảm kích và vinh dự được chào mừng quý khách hàng, các nhà đầu tư, cùng các chuyên gia trong ngành khách sạn cũng như công nghệ thông tin tại buổi lễ. Mặc dù phần mềm đã và đang được sử dụng rộng rãi tại các khách sạn từ đầu năm nay, chúng tôi nhận thấy CiHMS xứng đáng có một buổi lễ ra mắt đúng nghĩa cho riêng mình. Đây cũng là ngày kỷ niệm để ghi nhận những đóng góp không ngừng nghỉ từ toàn thể đội ngũ CiHMS trong suốt hai năm qua.

Buổi lễ ra mắt cho CiHMS – giải pháp quản lý khách sạn hàng đầu diễn ra vào ngày 9/4/2021 vừa qua

CiHMS là một giải pháp quản lý khách sạn tối ưu giúp biến đổi và hoàn thiện quá trình vận hành khách sạn một cách toàn diện. CiHMS cho phép bạn tự động hóa các hoạt động vận hành thường ngày từ quần lễ tân đến bộ phận hậu sảnh. Giá phòng, định phần phòng, và tình trạng phòng dễ dàng được cập nhật chỉ từ một nền tảng duy nhất. Đồng thời được đồng bộ hóa tại mọi thời điểm với hàng trăm kênh OTA trong và ngoài nước áp dụng cho tất cả các khách sạn nằm trong mạng lưới của bạn. Ngoài ra, CiHMS còn cung cấp một hệ thống đặt phòng tập trung để bạn có thể nhanh chóng nắm bắt tình hình kinh doanh của doanh nghiệp qua các báo cáo chi tiết chỉ trong một cú click chuột.

CiHMS cung cấp một hệ thống đặt phòng tập trung giúp nắm quản lý tình hình kinh doanh qua các báo cáo chi tiết chỉ trong một cú click chuột

Trên hết, giải pháp quản lý khách sạn của chúng tôi được xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây, nghĩa là bạn có thể truy cập vào hệ thống từ bất kỳ đâu tại bất kỳ thời điểm nào từ các thiết bị cầm tay hoặc máy tính có kết nối internet. Công nghệ điện toán đám mây giải thoát các doanh nghiệp khỏi những gánh nặng về kinh tế. Không có bất kỳ chi phí phát sinh trong việc đầu tư xây dựng hạ tầng IT hoặc tuyển dụng nhân viên IT chuyên quan sát theo dõi và bảo trì hệ thống. Tạm gác các lo âu về nâng cấp phần mềm, hệ thống cũng như bảo trì cho doanh nghiệp. Hãy giao hết những công việc ấy cho CiHMS.

Hệ thống quản lý khách sạn CiHMS được xây dựng trên nền tảng đám mây, hỗ trợ truy cập vào hệ thống từ bất kỳ đâu tại bất kỳ thời điểm nào từ các thiết bị cầm tay hoặc máy tính có kết nối internet

Tương thích với hầu hết các phần mềm của bên thứ 3, dễ dàng mở rộng theo tốc độ tăng trưởng của doanh nghiệp, CiHMS là một giải pháp quản lý khách sạn cực kỳ linh hoạt nhưng vẫn đảm bảo tính an toàn. Chúng tôi tôn trọng tính bảo mật thông tin của quý khách hàng và luôn có những ưu tiên hàng đầu trong vấn đề này. Đó là lý do mà hệ thống CiHMS đạt được các chứng nhận quốc tế như PCI-DSS, HTNG và đang trong quá trình chờ cấp chứng chỉ ISO 27001, ISO 27018 để luôn minh bạch thông tin đối với khách hàng, cùng lúc bảo vệ họ khỏi những mối lo về ăn cắp dữ liệu từ bên ngoài. (Để hiểu hơn về các tính năng sản phẩm của CiHMS, bạn có thể đọc thêm tại tại đây)

Tại buổi lễ ra mắt, ông Nguyễn Văn Hoàng – Tổng Giám Đốc công ty đã có những chia sẻ về hành trình xây dựng giải pháp quản lý khách sạn CiHMS từ những ngày đầu

Thay vì phải chi một khoản tiền lớn để mua phần mềm quản lý khách sạn tại chỗ (on-premises), CiHMS cho phép khách hàng thanh toán theo hình thức gói dịch vụ một cách kinh tế hơn: gói Essential phù hợp với các khách sạn nhỏ, Plus nhắm đến các khách sạn 3 và 4 sao, Boutique & Premium dành riêng cho phân khúc khách sạn 5 sao, resort nghỉ dưỡng hoặc mô hình khách sạn tập đoàn. Trong buổi lễ ra mắt, Ông Nguyễn Văn Hoàng – Tổng Giám Đốc Công ty Cổ phần sản xuất và kinh doanh phần mềm VinHMS đã có những chia sẻ: “CiHMS được xây dựng dựa trên các công nghệ tiên tiến nhất, giúp cho các khách sạn vận hành hiệu quả hơn, cắt giảm chi phí đến mức tối thiểu, và cung cấp cho khách hàng những trải nghiệm tuyệt vời nhất. Với khả năng liên kết đến hàng trăm kênh OTAs trong và ngoài nước, CiHMS mở cho các doanh nghiệp nhiều cơ hội tiếp cận đến các thị trường lớn toàn cầu với giá trị doanh thu thu về cao hơn gấp nhiều lần”. Buổi lễ ra mắt đã khép lại với nhiều ấn tượng đẹp. Đây là cả một hành trình dài của CiHMS. Xin cám ơn tất cả đã có mặt tham dự buổi ra mắt của CiHMS. Đây là một kỉ niệm mà chúng tôi sẽ mãi ghi nhớ.

Cùng xem lại một số hình ảnh tại sự kiện:

Ông Huỳnh Phúc Vinh – Giám đốc khối Sản phẩm giới thiệu về nền tảng kỹ thuật của giải pháp quản lý khách sạn CiHMS

Ông Nguyễn Minh Nhựt – Quản lý kinh doanh chia sẻ về những tính năng nổi bật và lợi ích khi sử dụng CiHMS

CiHMS được xây dựng dựa trên các công nghệ tiên tiến nhất và cung cấp cho khách hàng những trải nghiệm tuyệt vời nhất

Tại buổi lễ, quý khách hàng đã có được trải nghiệm thực tế về hệ thống giải pháp của CiHMS

Đón nhận nhiều sự quan tâm về sản phẩm của quý khách hàng, các nhà đầu tư, cùng các chuyên gia trong ngành khách sạn

Bạn có biết về hành trình của CiHMS không? Hãy đọc qua serie bài: “Lựa chọn hệ thống quản lý khách sạn: tự xây hay mua ngoài?” để tìm hiểu thêm nhé!

Câu chuyện của chúng tôi, CiHMS, bắt đầu từ một tình huống thử thách từ khách hàng: xây dựng một hệ thống quản lý toàn diện, bao quát hết các nhu cầu kinh doanh vận hành. Trước khi đến với chúng tôi, họ đang sử dụng một trong những phần mềm on-premise nổi tiếng trên thế giới, sau quá trình lựa chọn sàng lọc kỹ càng. Tuy nhiên hệ thống này vẫn chưa đáp ứng được hoàn toàn các yêu cầu kinh doanh cũng như giải quyết các vấn đề vận hành họ đang gặp phải.

Và đây chính là cơ hội của chúng tôi.

Khởi điểm

Trước khi bắt tay vào xây dựng hệ thống, chúng tôi đề ra rõ mục tiêu và định hướng mà hệ thống cần đạt được:

1. Tối ưu hoá doanh thu là ưu tiên hàng đầu
2. Tối ưu hoạt động vận hành, cắt giảm thời gian quy trình làm việc
3. Nâng cao trải nghiệm người dùng

Ba mục tiêu trên là nền móng cho mọi kế hoạch chiến lược xây dựng hệ thống sản phẩm CiHMS, để thỏa mãn được mong muốn của khách hàng.

Một hệ thống quản lý khách sạn bao gồm đầy đủ các phân hệ từ lễ tân, buồng phòng, quản lý kênh phân phối, giá & quỹ phòng, cho đến cổng thanh toán. Tất cả đều có quan hệ mật thiết và không thể tách rời, để giúp cho một khách sạn vận hành trơn tru. Câu hỏi dành cho chúng tôi: nên bắt đầu từ đâu?

Đó chỉ mới là về khía cạnh mặt vận hành, còn về mặt kỹ thuật, có rất nhiều thứ cần phải cân nhắc và đem lên bàn thảo luận. Nên sử dụng ngôn ngữ lập trình nào cho tối ưu? Java? Node.js? Ruby? Python? PHP? .NET? Có nên kết hợp ngôn ngữ lại? Sử dụng lưu trữ nào thích hợp? Cơ sở hạ tầng xây dựng nên thế nào?..

Sau một thời gian thảo luận nghiên cứu, chúng tôi quyết định xây dựng hệ thống quản lý đặt phòng trung tâm (CRS – central reservation system) trước tiên. Chúng tôi thiết kế một hệ thống quản lý trung tâm bao quát được tất cả thông tin đặt phòng đến từ tất cả các nguồn phân phối. Một hệ thống như CRS sẽ rất có ích cho khách sạn, đặc biệt trong mùa cao điểm.

Nói về khách hàng của chúng tôi, đây là chuỗi khách sạn bao gồm cả khu nghỉ dưỡng, vui chơi và sân gôn. Hệ thống khách sạn bao phủ rất nhiều tỉnh thành, và có thể tiếp lên đến 3000 khách trong thời gian cao điểm. Với hệ thống quản lý on-premise cũ, được thiết lập riêng biệt cho từng cơ sở, dữ liệu lưu trữ rời rạc không được cập nhật liên tục, việc này dẫn đến khó khăn trong khâu quản lý đặt phòng chéo giữa các cơ sở, việc overbook là không thể tránh khỏi.

Ngoài ra, khách hàng của chúng tôi còn có hệ thống đại lý du lịch khá lớn và đôi khi việc đặt phòng, cập nhật thông tin giữa nhân viên khách sạn và đại lý trở nên cồng kềnh và gặp nhiều trở ngại vì hệ thống hiện tại không có khả năng.

Hệ thống đặt phòng trung tâm khi đưa vào vận hành sẽ giải quyết hết được các vấn đề bên trên. Sau 6 tháng nghiên cứu và xây dựng, hệ thống CRS của chúng tôi đã tích hợp thành công vào hệ thống on-premise PMS lúc đấy. Cắt giảm đáng kể khối lượng thời gian quản lý đặt phòng cho khách sạn.

Tiếp đó, chúng tôi tập trung vào xây dựng hoàn thiện hệ thống quản lý khách sạn PMS và tập trung cải thiện vận hành khách sạn. Việc này mất 9 tháng tiếp theo. Và không chỉ dừng lại đó, chúng tôi vẫn và đang hoàn thiện hệ thống mỗi ngày để nâng cao trải nghiệm người dùng cuối.

Những thách thức

Nguồn lực

Tìm được người bạn đồng hành phù hợp là quá trình đòi hỏi kiên nhẫn. Với quỹ thời gian eo hẹp, việc tuyển dụng lúc đó khá căng thẳng và quyết liệt. Chúng tôi sử dụng vừa nguồn lực bản thân và cả công ty thuê ngoài. Có thời điểm chúng tôi làm việc với hàng trăm lập trình viên đến từ hơn 30 công ty thuê ngoài khác nhau. Ngoài đối tác về kỹ thuật, chúng tôi rất cảm kích sự hỗ trợ, tư vấn từ các đối tác chiến lược.

Thời gian

Chúng tôi đặt ra kế hoạch thời gian nghiêm ngặt: 24 tháng để hoàn thành. Một cột mốc không hề đơn giản. Điều này nghe có vẻ rất bất khả thi nhưng với chúng tôi, không gì là không thể. Chúng tôi hoàn thành toàn bộ các tính năng trong vòng 18 tháng, trong đó hệ thống quản lý đặt phòng là quan trọng và mất 6 tháng để hoàn thiện. Mọi nỗ lực đòi hỏi sự tâm huyết, tính kỷ luật, sự phối hợp giữa các nhóm để đạt được mục đích cuối cùng.

The Digital Transformation Journey Hành trình chuyển đổi số

Thuật ngữ “chuyển đổi số” chắc hẳn không còn quá xa lạ. Đó là sự tích hợp công nghệ kỹ thuật số vào tất cả các lĩnh vực kinh doanh, thay đổi hoạt động, văn hóa doanh nghiệp và mang lại giá trị cho khách hàng. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp của bạn phải liên tục đổi mới. Nó trở nên cấp thiết đối với bất kỳ doanh nghiệp nào muốn duy trì tính cạnh tranh trong thời đại công nghệ không ngừng phát triển này.

Hệ thống quản lý khách sạn CiHMS là một phần trong công cuộc chuyển đổi số trong ngành khách sạn. Hệ thống PMS mới tạo chỗ cho sự sáng tạo trong việc cải thiện quy trình, hệ thống hiện đại. Nó mang đến một cách tiếp cận mới cho ngành khách sạn để khám phá những cơ hội mới đang chờ đợi phía trước sau khi hoàn thiện các giao thức hoạt động, quy trình làm việc trôi chảy, đảm bảo đáp ứng sự hài lòng của khách hàng và tối đa hóa doanh thu.

Hệ thống quản lý khách sạn CiHMS mang đến cho chúng tôi cơ hội để đào tạo nhân viên khách sạn trở thành chuyên gia trong công việc họ đang làm, đưa ra quyết định, cải thiện các thủ tục, sản phẩm và dịch vụ của khách sạn dựa trên dữ liệu thực tế và phân tích báo cáo xuất ra từ hệ thống. CiHMS hướng tới việc giúp khách sạn bắt tay vào con đường riêng của họ trong hành trình chuyển đổi số.

“Tập hợp cùng nhau là điểm bắt đầu. Gắn bó cùng nhau là tiến triển. Làm việc cùng nhau là thành công.”

-Henry Ford-

Đọc thêm về “Chuyển đổi số trong ngành khách sạn” trong mục Bài viết hoặc tham khảo hội thảo trực tuyến của chúng tôi về chủ đề này tại đây.

Sau khi hoàn thành phát triển sản phẩm, đó chính là lúc bước vào giai đoạn thử nghiệm và hoàn thiện. Tất cả sẽ được chia sẽ vào bài viết tiếp theo của chúng tôi, “Hoàn thiện hệ thống CiHMS: bài học qua những thất bại”.

Đây có thể được coi là một trong những chủ đề được thảo luận nhiều nhất trong lĩnh vực phần mềm khách sạn: nên chăng chuyển đổi sang giải pháp điện toán đám mây (Cloud), hay giữ vững lập trường sử dụng tiếp phần mềm lưu trữ tại chỗ (On-premises). Những người chủ khách sạn am hiểu công nghệ sẽ thiên về phương án sử dụng công nghệ đám mây. Vậy sự khác nhau chính giữa 2 giải pháp này là gì?

Về định nghĩa, On-premise là giải pháp theo công nghệ truyền thống, dữ liệu được lưu trữ trên máy chủ cục bộ. Phần mềm sau đó được cài vào cơ sở hạ tầng của khách sạn.

Ngược lại, On cloud là mô hình điện toán sử dụng công nghệ máy tính và internet, và dữ liệu được lưu trữ trên Cloud và người dùng có thể truy cập từ bất cứ nơi đâu, bấy kỳ thiết bị nào.

Việc chuyển đổi từ On-premise sang Cloud đã và đang diễn ra trên diện rộng. Vậy Cloud có những lợi ích gì để tạo nên làn sóng chuyển đổi này? Dưới đây chúng tôi sẽ phân tích vài điểm khác biệt nổi bật giữa 2 giải pháp.

Khác biệt kỹ thuật

Hệ thống on-premises PMS đòi hỏi một số lượng thiết bị phần cứng, máy chủ nhất định so với một hệ thống sử dụng Cloud. Lợi ích là chủ khách sạn toàn quyền quyết định trong: lưu trữ dữ liệu, cài đặt hệ thống, chức năng, nâng cấp thay đổi hệ thống tuỳ chỉnh. Đương nhiên việc này cũng đồng nghĩa rằng chủ khách sạn phải quản lý một hệ thống máy chủ cố định, cần đến những hệ thống đi kèm, và một đội ngũ kỹ thuật luôn túc trực để đảm bảo vận hành không gặp sự cố.  

Việc sao lưu hay di chuyển dữ liệu trong trường hợp này sẽ là một bài toán khó. Và về lâu dài sẽ ngốn rất nhiều tài nguyên và nhân lực, trong khi hiệu quả đem lại không cao.

Với hệ thống sử dụng Cloud, những công việc và trách nhiệm kể trên sẽ được bên nhà cung cấp dịch vụ quán xuyến. Lợi ích đem lại là: hệ thống luôn được cập nhật, công nghệ luôn được cải tiến, server ổn định, lịch trình bảo trì thường xuyên. Và trên hết, việc nâng cấp sao lưu dữ liệu cũng sẽ được thực hiện thường xuyên bởi nhà cung cấp.

Chi phí 

Đối với hệ thống on-premise thì chi phí bỏ ra ban đầu là khá lớn. Ngoài phí giấy phép sử dụng hệ thống thì còn phải kể đến các khoản kinh phí ngầm như: cơ sở hạ tầng, thiết bị phần cứng, máy chủ máy trạm, nhân sự IT, phí bảo trì hệ thống… Tuỳ thuộc vào quy mô khách sạn, tổng các chi phí này có thể tăng dần. Nếu làm một phép toán nho nhỏ chúng ta sẽ dàng thấy rằng chi phí đầu tư này là quá tầm đối với quy mô khách sạn vừa và nhỏ.

Hệ thống Cloud có chi phí đầu vào thấp hơn nhiều so với On-premise. Đây là một sự khẳng định! Nhà cung cấp sẽ thu phí giấy phép và dịch vụ cộng một khoản chi phí cho thiết lập cấu hình ban đầu. Không thu phí server, bảo trì, hay nhân lực. Đây thực sự là một giải pháp tối ưu cho khách sạn vừa và nhỏ.

Khả năng linh hoạt & mở rộng  

Nếu bạn đề cao giá trị việc truy cập hệ thống bấy kể nơi đâu, bất kỳ thời gian nào và bất cứ thiết bị thì câu trả lời duy nhất là sử dụng hệ thống Cloud. Hệ thống PMS của bạn được lưu trữ trên internet, thiết kế thân thiện cho thiết bị di động giúp việc truy cập trở nên dễ dàng.

Đối với hệ thống On-premise, cho dù bạn thiết lập được một hệ thống cho phép truy cập từ máy ngoài thì không thể đảm bảo việc truy cập từ xa không gặp sự cố. Hơn nữa theo dõi dữ liệu theo thời gian thực là điều không thể đối với on-premise. Đây là nhược điểm lớn so với Cloud.

Giải pháp điện toán đám mây (cloud) có khả năng cho phép mở rộng tuyệt đối trong trường hợp bạn tăng hay giảm quy mô khách sạn.

Tích hợp 

Hệ thống on-premise đã có mặt trên thị trường từ rất lâu, và đã phát triển một hệ sinh thái khác phong phú từ phần mềm kế toán, máy bán hàng, hệ thống nhà hàng đến hệ thống quản lý phòng và nhiều hơn thế. Tuy nhiên quá trình triển khai tích hợp những hệ thống như thế thường phức tạp và mất khá nhiều thời gian.

Tuy ra đời sau nhưng hệ sinh thái Cloud đang phát triển rất nhanh và mạnh mẽ, các công ty tham gia vào cuộc đua này liên tục cập nhật và phát triển để theo kịp công nghệ điện toán đám mây. Cách thức tích hợp của Cloud rất đơn giản và nhanh gọn nhờ vào phương thức giao tiếp mở (open API). Không phủ nhận rằng hệ thống Cloud vẫn đang đi sau On-premise về số lượng tính năng, khả năng tích hợp.

Tính bảo mật 

Tâm lý số đông của chủ khách sạn là họ sẽ mất quyền kiểm soát nếu dữ liệu không được lưu trữ trên máy chủ nội bộ. Đây là cách nghĩ truyền thống và hiện còn phổ biến trong ngành khách sạn tại Việt Nam.

Trên thực tế, mọi người thường quên đi những tiêu chuẩn an ninh bảo mật áp dụng cho việc lưu trữ dữ liệu cục bộ. Ví dụ như: hạn chế quyền ra vào phòng máy chủ, thường xuyên sao lưu dữ liệu và giám sát 24/7. Vậy nên việc bị tấn công an ninh, ăn cắp dữ liệu là điều có thể xảy ra.

Tất cả hệ thống sử dụng điện toán đám mây hiện nay đều tuân thủ theo những nguyên tắc, tiêu chuẩn an ninh bảo mật khắt khe nhất như PCI DSS hay ISO 27001 an ninh thông tin. Tùy theo nhu cầu sử dụng, khách sạn có thể lựa chọn giữa điện toán đám mây bao gồm Private Cloud (đám mây riêng), Public Cloud (đám mây công cộng) hoặc lai giữa hai loại trên (Hybrid Cloud). Với Cloud, bạn không còn phải lo lắng về vấn đề bảo mật, sao lưu dữ liệu, kết nối hệ thống hay nguy cơ bị tấn công hệ thống.

Giải pháp nào tối ưu hơn?

Sau khi phân tích các ưu thế nhược điểm giữa 2 giải pháp thì không thể phủ nhận rằng giải pháp Cloud đem lại nhiều lợi ích và tối ưu hơn so với On-premises:

• Không tốn kém chi phí hạ tầng, máy chủ, nhân lực IT
• Chi phí trả cho nhà cung cấp là cố định
• Truy cập dữ liệu theo thời gian thực
• Tích hợp nhanh chóng, dễ dàng
• Tính bảo mật cao và hoạt động ổn định

Với những lợi ích kể trên thì không ngạc nhiên khi thấy xu hướng chuyển đổi từ on-premise sang cloud đang thịnh hành. Với hệ thống cloud, điều mà khách sạn cần đó là một đường truyền internet mạnh và ổn định. Thực tế, việc chuyển đổi từ on-premise sang cloud là hoàn toàn khả thi và bạn nên cân nhắc việc thay đổi này.

Theo dõi các bài viết tiếp theo trong cùng chủ đề về hành trình xây dựng hệ thống quản lý khách sạn.