Hệ thống quản lý khách sạn – PMS đã tồn tại hơn bốn thập kỷ và là một hệ thống đã quá quen thuộc với khách sạn. Một số người có thể gọi đây là hệ thống thần kinh trung tâm của hoạt động khách sạn; thực tế, điều này chính xác là như vậy. Hệ thống đã liên tục phát triển để đáp ứng nhu cầu không ngừng tăng lên theo thời gian của các chủ khách sạn. Nếu trước đây, hệ thống tại chỗ (on-premises) là lựa chọn gần như duy nhất cho quản lý khách sạn thì giờ đây, phần mềm nền tảng điện toán đám mây (cloud computing) đã chiếm lĩnh vị trí số một và điều này đã khiến tất cả những chuyên gia trong ngành khách sạn tự hỏi, điều gì sẽ xảy ra tiếp theo.
Chúng tôi đã theo dõi hệ thống quản lý khách sạn phát triển theo thời gian. Công nghệ điện toán đám mây đã tiếp quản mạnh mẽ PMS và chào đón ngành khách sạn bước vào kỷ nguyên mới
Toàn cảnh hệ thống quản lý khách sạn hiện tại
Khi nhìn về toàn cảnh hệ thống CNTT của khách sạn, không có khách sạn nào chỉ sử dụng duy nhất hệ thống từ một nhà cung cấp mà họ thường kết nối với một số hệ thống, phần mềm khác nhau, phụ thuộc vào mức độ phức tạp của quy trình vận hành khách sạn của họ. Tên một số hệ thống kể đến như hệ thống quản lý khách sạn (PMS), hệ thống đặt phòng trung tâm (CRS), hệ thống quản lý doanh thu (RMS), quản lý quan hệ khách hàng (CRM), hệ thống quản lý nhà hàng F&B, POS và các phần mềm khác. Hãy tưởng tượng việc cài đặt và tích hợp tất cả hệ thống trên, nghe có vẻ dễ dàng cho đến khi thực hiện. Mỗi nhà cung cấp phần mềm có thể cần thực hiện một số tùy chỉnh để tích hợp thành công và phù hợp với mô hình kinh doanh riêng của khách sạn. Rõ ràng điều này không phải là miễn phí và từ đó, sẽ phát sinh một khoản chi phí tài chính cho quá trình này.
Theo thời gian, mỗi phần mềm dần trở nên nặng hơn, phức tạp hơn và cần cập nhật liên tục, gây rắc rối khi phải tùy chỉnh thêm các tính năng. Tại một thời điểm nhất định, các nhà cung cấp phần mềm sẽ ngừng hỗ trợ các tính năng yêu cầu và bỏ qua các lỗi quá riêng lẻ cho một khách sạn mà sẽ tập trung cho số đông. Kịch bản này không còn quá xa lạ. Nhiều người đã nghĩ rằng một hệ thống “tất cả trong một” sẽ giải quyết được vấn đề này, tuy nhiên, không phải tất cả đều như vậy.
Tương lai của Hệ thống Quản lý Khách sạn
Điều này hướng ngành khách sạn tới khái niệm một giải pháp quản lý PMS mở dựa trên nền tảng đám mây. Các phần mềm / hệ thống khác có thể tích hợp dễ dàng thông qua kết nối API mở hai chiều (Giao diện lập trình ứng dụng), cho phép chúng giao tiếp với nhau mà không quá phức tạp nhưng đồng thời vẫn đạt được độ ổn định cao. Lúc này, PMS đóng vai trò là một trung tâm, truyền nối dữ liệu giữa các phần mềm, hệ thống với nhau sau khi tích hợp.
PMS nền tảng đám mây với API mở được tích hợp sẵn là nền tảng để phần mềm khách sạn của bên thứ 3 được kết nối đơn giản, sẵn sàng hoạt động mà không cần bất kỳ trợ giúp chuyên nghiệp nào
Thách thức cho mô hình PMS tương lai
Mô hình giải pháp PMS tương lai dựa trên hệ thống đám mây với API mở (giao thức kết nối ứng dụng). Góc nhìn về phần mềm PMS đã thay đổi đáng kể với việc áp dụng công nghệ điện toán đám mây trong ngành khách sạn là rất ấn tượng. Tuy nhiên, mới chỉ có các công ty lớn đi theo con đường này. Tại sao lại như vậy? Để đi theo con đường này, nhà cung cấp PMS phải “lập kế hoạch” từ xa với định hướng và mục tiêu rõ ràng cùng với chiến lược phát triển hệ thống tối ưu.
Giải pháp API mở sẽ giúp các hệ thống khác nhau tích hợp và liên kết dễ dàng. Tuy nhiên khó khăn của API đó chính là tính chuẩn hóa. Những khó khăn và nhược điểm của giải pháp này sẽ được chúng tôi giải thích chi tiết hơn ở các bài viết kế tiếp.
Tại CiHMS, chúng tôi đã và đang làm đi theo hướng giải pháp mở, đón đầu xu hướng công nghệ tương lại. Xây dựng giải pháp quản lý khách sạn mở dựa trên nền tảng đám mây luôn là trọng tâm và tầm nhìn định hướng sản phẩm của CiHMS. Câu chuyện về hành trình của chúng tôi đã được chia sẻ trong bài blog trước đó: Lựa chọn hệ thống quản lý khách sạn: tự xây hay mua ngoài.
Mỗi khách sạn có cách vận hành hoạt động khác nhau. Tương lai một hệ thống quản lý mở cho phép các khách sạn tùy chọn các tính năng phù hợp nhất với mình để tạo ra hành trình khách hàng cho mang dấu ấn riêng. Chúng tôi tin rằng PMS dựa trên đám mây sẽ vẫn là trung tâm điều khiển hoạt động khách sạn. API mở tạo điều kiện kết nối với vô số ứng dụng của các bên cung cấp hệ thống, giải pháp khác trên thị trường. Ngành khách sạn sẽ rất khác trong 5 năm tới, nếu anh/chị vẫn đang sử dụng hệ thống PMS cục bộ thì đã đến lúc cần cân nhắc đến việc chuyển đổi. Xem thêm bài đăng trên blog của chúng tôi tại đây để có thông tin chi tiết hơn về ưu và nhược điểm của hệ thống quản lý khách sạn cục bộ so với hệ thống nền tảng đám mây.
Chuyển đổi sang một hệ thống khách sạn mới là một khó khăn, đặc biệt nếu bạn không hiểu biết về công nghệ. Cuối cùng, mọi thứ đến từ xung quanh, vì vậy hãy khôn ngoan và hành động nhanh chóng, nếu không bạn sẽ ở lại phía sau cuộc cách mạng
Khách sạn là một ngành lấy khách hàng làm trọng tâm. Khi công nghệ phát triển, hành vi và kỳ vọng của khách cũng thay đổi. Việc quyết định có chuyển đổi sang nền tảng mới, áp dụng xu hướng công nghệ mới hay không là quyết định khá khó khăn. Nhưng nếu khách sạn chú trọng vào nguyên tắc của mình, phải linh hoạt và cập nhật thì khách sạn sẽ sớm lựa chọn được hướng đi công nghệ cho mình, mà qua đó thể hiện được giá trị và hình ảnh doanh nghiệp.
