Check-in trực tuyến: Giải pháp tiện ích cho khách sạn

Cuộc cách mạng công nghệ đã đổi mới hoàn toàn ngành khách sạn, từ mô hình vận hành truyền thống, nay đã trở nên chú trọng hơn trong việc mang lại những trải nghiệm mang tính cá nhân hóa đến khách hàng. Đại dịch vừa qua là bàn đạp nhằm đẩy nhanh quá trình biến đổi này, giúp khách hàng cởi mở hơn trong việc đón nhận những công nghệ mới, mở ra khởi đầu của kỷ nguyên phi tiếp xúc trong ngành khách sạn. Nhận phòng trực tuyến (check-in trực tuyến) đã trở thành một bình thường mới, đây là động thái chính yếu giúp ngành khách sạn có thể tuân thủ theo những quy định nghiệm ngặt về khoảng cách và vệ sinh theo hướng dẫn của chính phủ trong phòng chống dịch COVID-19 trên thềm tái khởi động ngành, song song, cho phép khách sạn có cơ hội hiểu rõ hơn về khách hàng của minh ngay trước khi họ đến lưu trú.

Nhận phòng trực tuyến cho phép khách sạn tuân thủ những quy định và chính sách phòng chống COVID-19 hà khắc mà vẫn đảm bảo tốt trải nghiệm của khách hàng.

Vậy, check-in trực tuyến hoạt động như thế nào? Tại sao quy trình này không được các khách sạn xúc tiến nhiều? Bạn có đang lên kế hoạch để đưa nhận phòng trực tuyến vào cơ sở kinh doanh của mình? Hãy cùng CiHMS tìm lời giải đáp về công nghệ mới này ở bài viết ngày hôm nay nhé.

Những điều bạn cần biết về tính năng nhận phòng trực tuyến (Pre-check-in) cho khách sạn

Tính năng nhận phòng trực tuyến là gì?

Tính năng này cho phép khách hàng có thể tiến hành thủ tục nhận phòng ngay trên thiết bị di động của họ trước khi đặt chân đến cơ sở lưu trú. Khách sạn thường sẽ kích hoạt tính năng này trên các ứng dụng di động 24 tiếng trước giờ nhận phòng.

Chức năng check-in trực tuyến được kích hoạt 24 tiếng trước giờ nhận phòng.

Tính năng check-in trực tuyến (Pre-check-in) là tính năng mới nhất được CiHMS phát triển trong Ứng dụng Khách hàng (CiHMS Guest App), trực thuộc giải pháp quản lý khách sạn CiHMS. Chúng tôi đặc biệt xây dựng tính năng này để tối giản quá quá trình nhận phòng cho các nhân viên lễ tân mà vẫn đảm bảo sự linh hoạt, tiện lợi cho khách hàng.

Khách hàng chỉ cần cung cấp thông tin cá nhân, đặt phòng và giấy tờ tùy thân phù hợp để tiến hành nhận phòng. Trong đó, một hình tự chụp toàn mặt là bắt buộc, hệ thống sẽ tự đồng bộ dữ liệu này với thông tin chi tiết của khách hàng trên toàn bộ dữ liệu của khách sạn, cho phép tính năng nhận dạng khuôn mặt được kích hoạt khi khách hàng hoàn tất quá trình xác nhận với lễ tân tại tiền sảnh.

Tùy thuộc vào chính sách của khách sạn, khách hàng còn có thể lựa chọn phòng tại thời điểm làm thủ tục nhận phòng trực tuyến, chọn nhận phòng sớm, hay trả phòng trễ, đăng ký lưu trữ hành lý, hoặc các dịch vụ cộng thêm như các buổi trị liệu tại spa, các gói ăn, tour du lịch, v.v. Khách hàng còn có thể khai báo y tế trong quá trình tiến hành thủ tục trực tuyến bằng cách đính kèm ảnh chụp của hộ chiếu vắc xin hoặc thẻ xanh được công nhận bởi chính phủ (chứng nhận được cấp phát bởi phần mềm PC Covid).

Với tính năng mới Pre-check-in, ngay tại ứng dụng dành cho khách hàng, các thông tin cá nhân và khai báo y tế dễ dàng đính kèm trong quá trình làm thủ tục.

Khi đã hoàn thành thủ tục nhận phòng, khách hàng có thể nhận được thông tin phòng lưu trú cùng với chìa khóa điện tử ngay tại màn hình xác nhận, hoặc chọn nhận thẻ thừ tại quầy lễ tân. Tuy nhiên, nhiều khách sạn chọn lựa không cung cấp số phòng cụ thể cho khách hàng cho đến khi họ đặt chân đến khách sạn để đảm bảo sự linh hoạt tối đa cho quỹ phòng.

Lợi ích của thủ tục check-in trực tuyến là gì?

Sự hài lòng của khách hàng

Theo báo cáo Sự phục hồi của ngành khách sạn theo dữ liệu năm 2020 cho thấy 71% khách hàng chọn các cơ sở lưu trú có cung cấp công nghệ tự phục vụ. Hãy thử tượng tượng sau một thời gian dài di chuyển từ nơi ở đến khách sạn, điều duy nhất mà bất kỳ người khách nào cũng mơ ước là được nghỉ ngơi thay vì xếp hàng chờ đến lượt mình làm thủ tục giấy tờ. Tạm biệt những hàng dài chờ đợi tại quầy lễ tân, nhận phòng ngay lập tức khi đến nơi. Vô cùng tiện lợi và nhanh chóng.

Nhận phòng trực tuyến cho khách sự tự do và thoải mái tiến hành thủ tục tại gia hay bất kỳ nơi đâu một cách dễ dàng.

Giảm gánh nặng cho quầy lễ tân

Thủ tục nhận phòng trực tuyến giảm tải khối lượng công việc hành chính đáng kể cho quầy lễ tân, nhận phòng theo nhóm lớn cũng nhanh hơn và dễ dàng hơn. Tính năng này được tích hợp trong giải pháp quản lý khách sạn, như giải pháp CiHMS, mang lại quy trình chuẩn hóa, tự động và đồng bộ xuyên suốt, giảm bớt vấn đề thiếu hụt nhân sự hiện hữu tại khách sạn, nâng cao trải nghiệm thú vị cho khách hàng.
Khách hàng được đề nghị cung cấp thời gian đến dự kiến, điều này cho phép khách sạn có kế hoạch chuẩn bị chu đáo hơn để phân bổ nhân viên chào đón khách hàng tốt hơn khi họ đến nơi.

Cải thiện quan hệ khách hàng

Với tính năng check-in trực tuyến, hầu hết các công việc như thu thập thông tin cá nhân của khách hàng, giấy tờ tùy thân và thông tin đặt phòng đã được cung cấp từ trước, nhân viên của bạn có thể tập trung kết nối với khách hàng nhiều hơn để hiểu rõ và nhận biết nhu cầu và mong đợi của khách hàng trong suốt hành trình của họ, đem lại một trải nghiệm cá nhân hóa đích thực.

Một hình thức tuyệt vời để “bán thêm” và “bán kèm”

Khách hàng thường khá khó tính và cân nhắc kỹ lưỡng trong quá trình đặt phòng, họ thường so sánh giá, tính năng, và dịch vụ mà các khách sạn cung cấp trước khi quyết định chọn nơi lưu trú. Tuy nhiên, càng gần ngày khởi hành, họ thường có xu hướng muốn nâng cấp hạng phòng, các gói trị liệu tại spa, những chuyến tham quan thành phó, dịch vụ đưa đón, đặt gói ăn, v.v Quá trình đưa ra những quyết định này diễn ra nhanh hơn nhiều tại nhà hơn là tại một quầy lễ tân bận rộn.

Tuân thủ chính sách khoảng cách an toàn giúp khách tự tin hơn

Tính năng check-in trực tuyến là giải pháp hoàn hảo trong việc duy trì các quy định về khoảng cách an toàn tại khách sạn, giúp giới hạn tiếp xúc trực tiếp giữa người và người ở mức tối thiểu, cho phép khách cảm thấy an toàn và an tâm. Khách sạn cũng có thể nâng tầm công nghệ phi tiếp xúc tại cơ sở của mình bằng cách tích hợp thêm tính năng thanh toán phi tiếp xúc hoặc thanh toán bằng công nghệ nhân diện khuôn mặt. Với giải pháp quản lý khách sạn xây dựng trên công nghệ điện toán đám mây như CiHMS, những tính năng này đều trở nên đơn giản trong triển khai.

Với Pre-check-in, khách dễ dàng tiến hành thanh toán phi tiếp xúc ngay tại ứng dụng của khách sạn.

Có những bất lợi nào cần xem xét?

Tiếp xúc và tương tác giữa người với người bị hạn chế

Đây được coi là một lợi ích lớn mà tính năng nhận phòng trực tuyến đem lại, nó cho phép khách hàng cảm thấy hoàn toàn yên tâm khi có thể tránh tối đa tiếp xúc trực tiếp với nhân viên khách sạn, bên cạnh đó, nó cũng mang lại cho khách hàng cảm giác trống trải trong suốt kỳ lưu trú. Đối với những đối tượng khách hàng đi công tác, việc này sẽ trở nên khó khăn hơn vì họ đã quá quen với việc giao tiếp và trò chuyện cùng nhân viên khách sạn như trước đây. Nhiều khách hàng vẫn thích “được” làm thủ tục nhận phòng trực tiếp theo quy trình truyền thống, vì họ thật sự trân trọng quá trình này.

Kết nối Internet kém ổn định

Tương tự với các công nghệ phi tiếp xúc khác trong ngành khách sạn, điều tiên quyết trong việc triển khai các công nghệ này là chất lượng mạng Internet, và độ phủ sóng cao trên toàn cơ sở của bạn. Nếu không, hệ thống sẽ không thể đồng bộ dữ liệu kịp thời, ảnh hưởng đến quá trình vận hành của khách sạn là điều khó tránh khỏi. Vì vậy, cần đảm bảo đường truyền Internet và hệ thống điện ổn định là điều thiết yếu để triển khai công nghệ nhận phòng trực tuyến.

Đầu tư vào phần mềm mới và khó khăn trong đào tạo đội ngũ lễ tân

Với giải pháp quản lý khách sạn hiện tại, tính năng nhận phòng trực tuyến có thể chưa được phát triển bởi nhà cung cấp, đơn giản là vì họ chưa bắt đầu nghiên cứu hoặc chưa nhận được nhiều yêu cầu để bắt đầu triển khai tính năng trên. Điều đó đồng nghĩa với việc bạn phải tự tìm kiếm một phần mềm bên thứ 3 có thể đáp ứng yêu cầu trên. Tuy nhiên, tích hợp phần mềm mới sẽ đem lại sự gián đoạn trong vận hành, bạn cũng có thể gặp nhiều khó khăn trong việc tích hợp sao cho đúng, và chi phí thì không hề rẻ. Chung quy, đầu tư tích hợp một phần mềm bên ngoài khó mang lại hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh cho khách sạn bạn vào thời điểm như hiện nay. Việc cân nhắc xem quá trình nâng cấp này có nên hay không là rất quan trọng.

Nên hay Không nên?

Trong hành trình khách hàng, phân đoạn trước khi đặt chân đến khách sạn là giai đoạn quan trọng không kém những phân đoạn còn lại. Nó còn là ấn tượng đầu tiên mà khách hàng bạn có được về khách sạn của bạn trước khi họ lưu trú. Cung cấp dịch vụ nhận phòng trực tuyến cho các khách lưu trú thể hiện nỗ lực và sự kiên định của bạn nhằm chủ động mang lại những trải nghiệm mang tính cá nhân hóa cao đến với khách hàng của mình.
Ngành khách sạn vốn dĩ là ngành có tính cạnh tranh vô cùng khốc liệt. Nếu bạn không thể theo kịp tốc độ cập nhật công nghệ mới so với các đối thủ cạnh tranh ngang tầm trong vùng, bạn sẽ bỏ lỡ rất nhiều khách hàng, đối tượng luôn hướng tới những đổi mới trong cuộc sống. Là một ngành lấy khách hàng là trung tâm, việc ứng dụng công nghệ tiên tiến sẽ mang lại cho khách hàng sự hài lòng tuyệt đối. Trong bối cảnh của đại dịch COVID-19, công nghệ nhận phòng trực tuyến còn cho phép ngành khách sạn tuân thủ các biện pháp an toàn nhất để bảo vệ khách hàng của họ khỏi những mối nguy hiểm khôn lường, thoải mái tận hưởng kỳ nghỉ của họ xuyên suốt thời gian lưu trú.

Bạn có thể sẽ bất ngờ khi biết việc ứng dụng tính năng này không hề phức tạp. Hiện nay, có rất nhiều giải pháp khách sạn đang cung cấp tính này như một tính năng bổ trợ trong giải pháp của họ. Để tìm hiểu cách tích hợp tính năng này ngay hôm nay, liên hệ với đội ngũ CiHMS để được chúng tôi giới thiệu về tính năng này một cách chi tiết hơn nhé.