Trong thời đại số hóa ngành khách sạn và du lịch hiện nay, việc ứng dụng công nghệ vào quản lý đã trở thành yếu tố then chốt quyết định sự thành công của mỗi cơ sở lưu trú. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ về hệ thống PMS, vai trò và lợi ích của nó trong việc tối ưu hóa hoạt động kinh doanh khách sạn.

Hệ thống quản lý khách sạn PMS là gì?

PMS hay Property Management System là phần mềm quản lý thông tin, hỗ trợ các bộ phận khác nhau của khách sạn nhằm tối ưu hóa vận hành và hoạt động kinh doanh. Nói cách khác, hệ thống PMS như một “bộ não” kết nối thông tin, quản lý vận hành khách sạn từ tổng thể đến chi tiết như điều phối đơn đặt phòng, nhận và trả phòng, quản lý thông tin khách lưu trú, quản lý hóa đơn, thanh toán và nhiều hoạt động khác nữa. Hơn nữa, hệ thống PMS có thể tuỳ chỉnh để tương thích với quy mô hoạt động, nhu cầu quản lý của từng khách sạn.

Phần mềm Quản lý tài sản (PMS) là một giải pháp phần mềm tích hợp cho phép các chủ khách sạn quản lý mọi khía cạnh của hoạt động kinh doanh, từ đặt phòng, thông tin khách hàng đến dịch vụ và báo cáo tài chính. Hệ thống này hoạt động như một trung tâm điều hành, kết nối và đồng bộ hóa mọi hoạt động, giúp cơ sở lưu trú vận hành trơn tru và hiệu quả.

Phân loại hệ thống quản lý khách sạn PMS

PMS hiện nay có 2 loại hệ thống phổ biến: On-premise PMS và Cloud-based PMS:

• On-premise PMS hay PMS cục bộ: Giải pháp quản lý on-premise hay server-based PMS lưu trữ dữ liệu giới hạn trong cục bộ khách sạn. Để sử dụng được hệ thống này, bạn cần một đội ngũ IT để vận hành, bảo trì và nâng cấp chức năng. Ngoài ra, hệ thống còn cần một không gian nhất định để thiết lập máy trạm, trung tâm dữ liệu và thiết bị lưu trữ dự phòng.
• Cloud-based PMS hay PMS ứng dụng công nghệ điện toán đám mây: Hệ thống quản lý ứng dụng công nghệ điện toán đám mây được cài đặt tự động, linh hoạt và có thể truy cập vào hệ thống bằng bất cứ thiết bị nào có kết nối internet. Các tính năng ưu việt của giải pháp Cloud-based PMS sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí đội ngũ IT vận hành và có thể giúp bạn quản lý khách sạn từ xa một cách linh hoạt. Hơn nữa, với ứng dụng công nghệ điện toán đám mây, bạn có thể dễ dàng mở rộng quy mô khách sạn ớ mức chi phí thấp so với hệ thống cục bộ.

Xem thêm: Cloud vs On-premise PMS: Đâu là giải pháp tối ưu cho khách sạn?

Ngoài ra, còn có thêm một loại hình là Hybrid cloud hotel PMS – PMS “lai” công nghệ đám mây, cho phép người dùng truy cập thông qua trình duyệt web trên nhiều thiết bị khác nhau. Dữ liệu có thể được lưu trữ cục bộ hoặc truy cập từ xa, tuy nhiên một số tính năng nhất định chỉ có trên nền tảng chính của phần mềm.

Các chức năng cốt lõi của một PMS

Một hệ thống PMS cần đáp ứng được những chức năng sau đây:

• Quản lý đặt phòng
• Kiểm toán đêm
• Quản lý buồng phòng
• Quản lý kênh phân phối đặt phòng
• Quản lý giá và quỹ phòng
• Quản lý hồ sơ khách hàng
• Báo cáo và phân tích hoạt động kinh doanh
• Quản lý công việc
• Quản lý bảo trì, dịch vụ đưa đón
• Điểm dịch vụ bán hàng
• Quản lý nhà hàng – POS
• ,… và còn nhiều hơn thế nữa

Quản lý đặt phòng

Hệ thống PMS giúp quản lý toàn diện quy trình đặt phòng. Bạn có thể dễ dàng theo dõi đặt phòng theo thời gian thực trên nhiều kênh khác nhau như OTAs, đặt phòng trực tiếp và đặt phòng qua điện thoại. Tính năng này giúp tránh tình trạng đặt phòng trùng lặp và tối ưu hóa công suất phòng của khách sạn. Ngoài ra với các hệ thống CRS Quản lý đặt phòng trung tâm cũng sẽ giúp quản lý phòng trống, thông tin đặt phòng, doanh thu dễ dàng hơn

Quản lý quầy tiếp tân

PMS cung cấp giải pháp toàn diện cho quầy tiếp tân, giúp quản lý quy trình nhận/trả phòng, phân phòng, theo dõi tình trạng phòng và cung cấp dịch vụ khách hàng. Hệ thống cũng cho phép tạo thẻ khóa phòng nhanh chóng và dễ dàng, giúp tiết kiệm thời gian cho cả nhân viên và khách hàng.

Quản lý buồng phòng và dịch vụ vệ sinh

Phần mềm PMS giúp quản lý hiệu quả công việc của đội ngũ buồng phòng. Với hệ thống này, bạn có thể phân công nhiệm vụ, theo dõi lịch vệ sinh phòng và kiểm soát vật tư như ga giường, khăn tắm và các vật dụng khác. Việc cập nhật tình trạng phòng (đã dọn, chưa dọn, đang dọn) được thực hiện theo thời gian thực, giúp quầy lễ tân dễ dàng nắm bắt thông tin và sắp xếp phòng cho khách một cách hiệu quả.

Quản lý tài chính và báo cáo

PMS cung cấp công cụ quản lý tài chính đa dạng, cho phép xử lý thanh toán qua nhiều phương thức, theo dõi chi tiết các khoản thu chi, tạo hóa đơn tự động và chính xác. Hệ thống cũng tổng hợp doanh thu theo nhiều tiêu chí khác nhau, tạo báo cáo thống kê và phân tích kinh doanh, giúp ban quản lý đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế.

Lợi ích của hệ thống quản lý khách sạn PMS

Chính sự mở rộng không ngừng về quy mô khách sạn cùng các hình thức lưu trú khác nhau, sự phát triển về số lượng lẫn chất lượng dịch vụ đòi hỏi các khách sạn cần giải pháp quản lý hiệu quả để tăng tính cạnh tranh và nâng tầm trải nghiệm cho khách ở. Sử dụng hệ thống quản lý khách sạn PMS thay cho các phương pháp quản lý thủ công là bước đi đầu tiên trong việc cải tiến này.

• Thông tin được bảo mật và cập nhật theo thời gian thực đến cho tất cả các bộ phận liên quan
• Giúp giảm thiểu chi phí và thời gian vận hành. Bạn sẽ có nhiều thời gian hơn dành cho khách hàng
• Giảm thiểu rủi ro sai sót thất thoát do yếu tố con người
• Quản lý và điều phối công việc cho các bộ phận như buồng phòng, giặt ủi, bảo trì diễn ra nhanh chóng chỉ thông qua vài thao tác đơn giản
• Theo dõi giá, quỹ phòng từ các kênh đặt phòng dễ dàng và nhanh chóng hơn
• Cập nhật, lưu trữ thông tin khách hàng giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng
• Báo cáo trực quan kết quả hoạt động kinh doanh của khách sạn

Tối ưu hóa nguồn lực

PMS giúp tự động hóa nhiều quy trình, từ đó giảm áp lực công việc cho nhân viên, tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành. Thay vì phải ghi chép và cập nhật thông tin theo cách thủ công, nhân viên có thể tập trung vào việc phục vụ khách hàng tốt hơn, nâng cao chất lượng dịch vụ.

Tăng tính chính xác

Các lỗi nhập liệu thủ công có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu suất vận hành khách sạn. Với PMS, các quy trình được chuẩn hóa giúp giảm thiểu sai sót và đảm bảo tính nhất quán trong dịch vụ. Điều này đặc biệt quan trọng trong việc quản lý đặt phòng và thanh toán, nơi mà sai sót có thể dẫn đến những hậu quả đáng kể.

Nâng cao trải nghiệm khách hàng

Khi sử dụng PMS, khách sạn có thể cung cấp dịch vụ nhanh chóng và chính xác hơn. Từ khâu check-in nhanh chóng, phục vụ đúng nhu cầu đến việc quản lý yêu cầu khách hàng hiệu quả – tất cả đều được xử lý trơn tru. Thông tin khách hàng được lưu trữ giúp nhân viên dễ dàng nhận biết và đáp ứng nhu cầu cá nhân của từng khách, tạo cảm giác được chăm sóc đặc biệt.

Dữ liệu tập trung và bảo mật

Một trong những lợi ích lớn nhất của PMS là khả năng tập trung mọi dữ liệu vào một hệ thống duy nhất. Quản lý tất cả thông tin trong một hệ thống giúp dễ dàng kiểm tra, phân tích, đồng thời đảm bảo an toàn thông tin khách lưu trú. Việc này không chỉ giúp tránh tình trạng dữ liệu bị phân tán, mà còn giúp khách sạn có cái nhìn toàn diện về hoạt động kinh doanh.

Những lưu ý khi chọn hệ thống PMS cho khách sạn

Việc lựa chọn một hệ thống PMS tuỳ thuộc vào quy mô và nhu cầu thực tế của khách sạn vì các hệ thống khác nhau có các bộ tính năng cốt lõi riêng. Sau đây là một số câu hỏi bạn cần cân nhắc khi lựa chọn hệ thống quản lý khách sạn:

• Tính năng của hệ thống có phù hợp và giải quyết được các vấn đề đang có của khách sạn không?
• Giá cả và chi phí vận hành có hợp lý chưa?
• Giao diện có thân thiện và dễ thao tác không?
• Khả năng tích hợp với các bên khác và tính bảo mật của hệ thống như thế nào?
• Nhà cung cấp có đủ tin cậy và cung cấp hỗ trợ khách hàng không?

Đánh giá nhu cầu của khách sạn

Bước đầu tiên trong việc lựa chọn PMS phù hợp là đánh giá kỹ lưỡng nhu cầu thực tế của cơ sở lưu trú. Cần xem xét quy mô khách sạn (số lượng phòng), loại hình kinh doanh (khách sạn, resort, homestay), các dịch vụ bổ sung (nhà hàng, spa) và ngân sách đầu tư. Mỗi khách sạn có những đặc thù riêng, vì vậy giải pháp PMS cần được lựa chọn phù hợp với nhu cầu cụ thể.

Chi phí

Khi lựa chọn PMS, cần đánh giá tổng chi phí sở hữu chứ không chỉ là giá ban đầu. Cần cân nhắc chi phí triển khai, phí đăng ký/bản quyền, chi phí đào tạo nhân viên, phí nâng cấp và bảo trì. Đừng vì “ham rẻ” hay nghĩ “cái đắt nhất là cái tốt nhất” mà lựa chọn phần mềm không thích hợp với nhu cầu sử dụng.

Giao diện và tính năng

Giao diện dễ sử dụng và trực quan là yếu tố quan trọng để đảm bảo nhân viên có thể nhanh chóng làm quen và sử dụng hiệu quả phần mềm. PMS cần có nhiều tính năng khác nhau, phục vụ cho việc quản lý của tất cả bộ phận hiện có trong khách sạn. Phần mềm quản lý khách sạn lựa chọn phải tương thích về giao diện, tương thích với trình duyệt – được thiết kế trên cùng nền tảng hoặc là nền tảng ứng dụng độc lập.

Khả năng tích hợp

Một hệ thống PMS tốt cần có khả năng tích hợp với các phần mềm và công cụ khác mà khách sạn đang sử dụng, như hệ thống kênh phân phối, công cụ đặt phòng trực tuyến, hệ thống thanh toán, phần mềm quản lý nhà hàng và các OTA phổ biến. Khả năng tích hợp này giúp đồng bộ hóa dữ liệu và tối ưu hóa quy trình làm việc.

Nhà cung cấp

Nên lựa chọn nhà cung cấp PMS uy tín trên thị trường, được nhiều khách sạn sử dụng. Nhà cung cấp đáng tin cậy sẽ cung cấp hỗ trợ kỹ thuật tốt, đào tạo nhân viên đầy đủ và cập nhật phần mềm thường xuyên để đáp ứng nhu cầu ngày càng phát triển của ngành khách sạn. Hãy chọn những tên tuổi lớn, có uy tín và có tiềm lực như CiHMS để đảm bảo trách nhiệm và tính ổn định trong trải nghiệm.

CiHMS – Giải pháp PMS toàn diện cho khách sạn Việt Nam

CiHMS là giải pháp PMS chuyên nghiệp được thiết kế phù hợp với đặc thù thị trường Việt Nam. Với giao diện thân thiện, dễ sử dụng và khả năng tích hợp mạnh mẽ, CiHMS đáp ứng toàn diện nhu cầu quản lý của các cơ sở lưu trú từ quy mô nhỏ đến lớn.

Các tính năng nổi bật của CiHMS:

• Quản lý đặt phòng đa kênh: Tích hợp với hơn 300 OTA và kênh đặt phòng
• Quản lý lễ tân và buồng phòng toàn diện
• Hệ thống báo cáo và phân tích dữ liệu chi tiết
• Giải pháp đám mây tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu
• Giao diện người dùng trực quan, dễ sử dụng
• Hỗ trợ đa ngôn ngữ và đa tiền tệ
• Tuân thủ các quy định về thuế và hóa đơn điện tử tại Việt Nam
• Đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật 24/7 bằng tiếng Việt

Giải pháp tích hợp của CiHMS:

CiHMS không chỉ là phần mềm quản lý khách sạn mà còn cung cấp hệ sinh thái giải pháp toàn diện, bao gồm:

• Channel Manager kết nối với các OTA
• Booking Engine cho website khách sạn
• Ứng dụng di động cho quản lý và khách hàng
• Hệ thống quản lý nhà hàng, spa và dịch vụ
• Công cụ phân tích dữ liệu và báo cáo thông minh

Xu hướng phát triển của phần mềm PMS

Công nghệ không ngừng phát triển, và các giải pháp PMS cũng liên tục cải tiến để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của ngành khách sạn:

Ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI)

AI đang được tích hợp vào các hệ thống PMS để nâng cao hiệu quả quản lý. Các ứng dụng bao gồm chatbot hỗ trợ khách hàng 24/7, thuật toán dự đoán nhu cầu và hành vi của khách, hệ thống định giá động dựa trên phân tích dữ liệu thị trường. AI giúp tự động hóa các quy trình lặp lại và phân tích ý kiến khách hàng để cải thiện dịch vụ.

Xem thêm: Công nghệ AI trong ngành khách sạn

Mobile PMS và Self-service

Xu hướng di động hóa đang phổ biến trong ngành khách sạn với ứng dụng PMS trên thiết bị di động cho phép nhân viên làm việc linh hoạt. Hệ thống check-in/check-out tự động qua kiosk hoặc ứng dụng di động giúp khách có thể tự phục vụ các nhu cầu cơ bản, tiết kiệm thời gian chờ đợi và nâng cao trải nghiệm. Hiện tại, CiHMS hỗ trợ quản lý thông qua cả Staff App và self service thông qua QR Service Center.

Bảo mật dữ liệu nâng cao

Với lượng thông tin khách hàng lớn, các hệ thống PMS đang tăng cường bảo mật để bảo vệ dữ liệu cá nhân và thông tin thanh toán. Các biện pháp bảo mật bao gồm mã hóa dữ liệu, xác thực đa yếu tố, kiểm soát quyền truy cập và tuân thủ các quy định bảo vệ dữ liệu hiện hành.

Kết luận

PMS sẽ là nền tảng hệ thống được bạn sử dụng hàng ngày trong việc vận hành khách sạn. Và tuỳ thuộc vào quy mô, nhu cầu và ngân sách của bạn, việc lựa chọn sử dụng hệ thống nào là rất quan trọng và ảnh hưởng đến việc kinh doanh của khách sạn. Nếu bạn đang cân nhắc tìm kiếm một giải pháp PMS cho doanh nghiệp của mình, hãy để chuyên gia của chúng tôi giúp bạn. Liên hệ trực tiếp ngay hôm nay để được tư vấn và demo miễn phí!

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt của ngành khách sạn, việc đầu tư vào một hệ thống PMS chất lượng không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình vận hành mà còn mang lại lợi thế cạnh tranh đáng kể. Với những lợi ích to lớn về mặt hiệu quả, chi phí và trải nghiệm khách hàng, PMS đã trở thành công cụ không thể thiếu đối với mọi cơ sở lưu trú hiện đại. CiHMS, với giải pháp toàn diện được thiết kế phù hợp với thị trường Việt Nam, sẽ là người đồng hành đáng tin cậy giúp doanh nghiệp của bạn vươn tới thành công.