Làm thế nào để có thể tối ưu hoá việc quản lý đặt phòng và doanh thu đến từ hàng trăm kênh đặt phòng khác nhau từ đại lý đến OTA đến website? Hệ thống đặt phòng trung tâm CRS sẽ là câu trả lời bạn đang tìm kiếm.

CRS là gì?

CRS (Central Reservation System) hay còn gọi hệ thống đặt phòng trung tâm, được hiểu là một hệ thống giúp quản lý toàn bộ thông tin đặt phòng của khách sạn từ tất cả các kênh phân phối. CRS kết nối và tích hợp đa chiều đến các hệ thống liên quan như PMS – hệ thống quản lý khách sạn, RRM – hệ thống quản lý giá & quỹ phòng để đồng bộ dữ liệu phòng từ đó cung cấp cho các kênh phân phối khác nhau.
Hệ thống đặt phòng trung tâm CRS cho bạn cái nhìn tổng quan tình hình kinh doanh của khách sạn, từ báo cáo doanh thu của từng khách sạn trong một chuỗi, doanh thu từ các kênh bán hàng đến thông tin chi tiết từng đơn đặt phòng.

Một số tính năng chính của hệ thống CRS

Những tính năng chính sau giúp hệ thống CRS quản lý chặt chẽ đặt phòng của khách sạn trên các kênh phân phối:

• Bảng điều khiển trực quan thể hiện báo cáo doanh thu đến từ các kênh phân phối của tất cả cơ sở khách sạn cùng chuỗi
• Cho phép lọc hiển thị theo kênh phân phối, khách sạn, loại hình lưu trú, ngày đặt…
• Kiểm soát chính xác số lượng và thông tin đặt phòng
• Số liệu được cập nhật theo thời gian thực
• Kết nối và tích hợp đa chiều với nhiều hệ thống quản lý khách sạn khác nhau cùng nhiều cổng thanh toán và thẻ thanh toán quốc tế

Vì sao cần hệ thống CRS?

Quản lý một khách sạn nhỏ hay mô hình AirBnB với trên dưới 10 phòng, có thể bạn sẽ nghĩ một hệ thống như CRS là không cần thiết. Nhưng CRS có thể đem lại rất nhiều giá trị và giải quyết các vấn đề mà bạn đang phải đối mặt:

1. Tăng cơ hội bán hàng: Hệ thống CRS có khả năng liên kết khách sạn của bạn với hàng trăm kênh đặt phòng. Kết hợp CRS với Channel Manager – hệ thống quản lý kênh phân phối, bạn có thể dễ dàng mở rộng cơ hội bán hàng đến hàng triệu khách hàng ở tất cả các kênh OTA toàn cầu mà không cần băn khoăn về việc quản lý vận hành.
2. Tăng doanh thu qua đặt phòng trực tiếp: Việc tăng số lượng đặt phòng trực tiếp luôn là điều các khách sạn mong muốn vì giúp giảm được chi phí hoa hồng cho kênh phân phối. Tích hợp hệ thống CRS cho phép bạn vận hành kênh bán hàng trực tiếp hiệu quả hơn với trải nghiệm đặt phòng không thua kém các kênh OTA.
3. Hạn chế lỗi đặt phòng: Việc đồng bộ toàn bộ thông tin đặt phòng từ các kênh và hệ thống khác nhau thông qua CRS giúp bạn giảm thiểu được những lỗi hay xảy ra như đặt trùng, nhầm phòng, sai thông tin khách, hay overbooking.
4. Tiết kiệm thời gian, chi phí vận hành: Với cách làm thủ công, bộ phận đặt phòng phải lấy thông tin đặt phòng từ các kênh phân phối và nhập tay vào hệ thống quản lý của khách sạn. Nay với CRS, hệ thống tự động nhận, gửi và đồng bộ thông tin đặt phòng từ các hệ thống kênh phân phối sang các hệ thống quản lý khách sạn. Việc này giúp giảm được thời gian vận hành cho bộ phận đặt phòng cũng như chi phí quản lý cho khách sạn.
5. Quản lý doanh thu hiệu quả: Toàn bộ dữ liệu, báo cáo doanh thu, tình trạng đặt phòng, quỹ phòng trên hệ thống CRS đều được cập nhật theo thời gian thực. Do đó, bạn có thể nhanh chóng theo dõi tình hình doanh thu hay xuất báo cáo bất kỳ lúc nào. Đặc biệt đối với chuỗi khách sạn thì tính năng này còn giúp bạn quản lý được doanh thu của tất cả các cơ sở bất kể vị trí địa lý.

Có cần CRS khi đã có PMS?

Là một người quản lý hoặc chủ khách sạn, chắc hẳn bạn cũng đang đặt ra câu hỏi tương tự.
PMS (property management system) là hệ thống giúp quản lý mọi vận hành của khách sạn từ lễ tân đến buồng phòng. Sự khác biệt chính giữa hệ thống CRS và PMS nằm ở cách phân bổ, lưu trữ dữ liệu. PMS quản lý các hoạt động nhận và trả phòng, lưu trữ hồ sơ khách hàng, quản lý thông tin khách sạn, phòng ốc và quản lý công việc của nhân viên. Hệ thống CRS cung cấp kết nối thông tin đặt phòng từ các kênh phân phối đến hệ thống PMS và đưa ra báo cáo chi tiết về tình hình doanh thu. Nhưng trên hết, hai hệ thống này hỗ trợ cho nhau để tạo nên sự tối ưu hoàn toàn vận hành cho khách sạn từ lúc nhận đặt phòng đến lúc khách trả phòng. Sử dụng kết hợp hệ thống PMS cùng CRS sẽ là công cụ phục vụ đắc lực cho việc mở rộng quy mô kinh doanh khách sạn và giúp công việc quản lý trở nên đơn giản và hiệu quả hơn.

Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn kỹ hơn về những giải pháp đáp ứng cho nhu cầu của bạn.

Hệ thống quản lý khách sạn PMS là gì?

PMS hay Property Management System là phần mềm quản lý thông tin, hỗ trợ các bộ phận khác nhau của khách sạn nhằm tối ưu hóa vận hành và hoạt động kinh doanh. Nói cách khác, hệ thống PMS như một “trung tâm thần kinh” kết nối thông tin, quản lý vận hành khách sạn từ tổng thể đến chi tiết như điều phối đơn đặt phòng, nhận và trả phòng, quản lý thông tin khách lưu trú, quản lý hóa đơn, thanh toán và nhiều hoạt động khác nữa. Hơn nữa, hệ thống PMS có thể tuỳ chỉnh để tương thích với quy mô hoạt động, nhu cầu quản lý của từng khách sạn.

Phân loại hệ thống quản lý khách sạn PMS

PMS hiện nay có 2 loại hệ thống phổ biến: On-premise PMS và Cloud-based PMS:

• On-premise PMS hay PMS cục bộ: Giải pháp quản lý on-premise hay server-based PMS lưu trữ dữ liệu giới hạn trong cục bộ khách sạn. Để sử dụng được hệ thống này, bạn cần một đội ngũ IT để vận hành, bảo trì và nâng cấp chức năng. Ngoài ra, hệ thống còn cần một không gian nhất định để thiết lập máy trạm, trung tâm dữ liệu và thiết bị lưu trữ dự phòng.
• Cloud-based PMS hay PMS ứng dụng công nghệ điện toán đám mây: Hệ thống quản lý ứng dụng công nghệ điện toán đám mây được cài đặt tự động, linh hoạt và có thể truy cập vào hệ thống bằng bất cứ thiết bị nào có kết nối internet. Các tính năng ưu việt của giải pháp Cloud-based PMS sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí đội ngũ IT vận hành và có thể giúp bạn quản lý khách sạn từ xa một cách linh hoạt. Hơn nữa, với ứng dụng công nghệ điện toán đám mây, bạn có thể dễ dàng mở rộng quy mô khách sạn ớ mức chi phí thấp so với hệ thống cục bộ.

Các chức năng cơ bản của một PMS

Một hệ thống PMS cần đáp ứng được những chức năng sau đây:

• Quản lý đặt phòng Kiểm toán đêm
• Quản lý buồng phòng
• Quản lý kênh đặt phòng
• Quản lý doanh thu
• Quản lý hồ sơ khách hàng
• Báo cáo và phân tích hoạt động kinh doanh
• Quản lý công việc
• Quản lý bảo trì, dịch vụ đưa đón
• Điểm dịch vụ bán hàng

Lợi ích của hệ thống quản lý khách sạn PMS?

Chính sự mở rộng không ngừng về quy mô khách sạn cùng các hình thức lưu trú khác nhau, sự phát triển về số lượng lẫn chất lượng dịch vụ đòi hỏi các khách sạn cần giải pháp quản lý hiệu quả để tăng tính cạnh tranh và nâng tầm trải nghiệm cho khách ở. Sử dụng hệ thống quản lý khách sạn PMS thay cho các phương pháp quản lý thủ công là bước đi đầu tiên trong việc cải tiến này.

• Thông tin được bảo mật và cập nhật theo thời gian thực đến cho tất cả các bộ phận liên quan
• Giúp giảm thiểu chi phí và thời gian vận hành. Bạn sẽ có nhiều thời gian hơn dành cho khách hàng Giảm thiểu rủi ro sai sót thất thoát do yếu tố con người
• Quản lý và điều phối công việc cho các bộ phận như buồng phòng, giặt ủi, bảo trì diễn ra nhanh chóng chỉ thông qua vài thao tác đơn giản
• Theo dõi giá, quỹ phòng từ các kênh đặt phòng dễ dàng và nhanh chóng hơn
• Cập nhật, lưu trữ thông tin khách hàng giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng
• Báo cáo trực quan kết quả hoạt động kinh doanh của khách sạn

Những lưu ý khi chọn hệ thống PMS cho khách sạn

Việc lựa chọn một hệ thống PMS tuỳ thuộc vào quy mô và nhu cầu thực tế của khách sạn vì các hệ thống khác nhau có các bộ tính năng cốt lõi riêng. Sau đây là một số câu hỏi bạn cần cân nhắc khi lựa chọn hệ thống quản lý khách sạn:

• Tính năng của hệ thống có phù hợp và giải quyết được các vấn đề đang có của khách sạn không?
• Giá cả và chi phí vận hành có hợp lý chưa?
• Giao diện có thân thiện và dễ thao tác không?
• Khả năng tích hợp với các bên khác và tính bảo mật của hệ thống như thế nào?
• Nhà cung cấp có đủ tin cậy và cung cấp hỗ trợ khách hàng không?

PMS sẽ là nền tảng hệ thống được bạn sử dụng hàng ngày trong việc vận hành khách sạn. Và tuỳ thuộc vào quy mô, nhu cầu và ngân sách của bạn, việc lựa chọn sử dụng hệ thống nào là rất quan trọng và ảnh hưởng đến việc kinh doanh của khách sạn. Nếu bạn đang cân nhắc tìm kiếm một giải pháp PMS cho doanh nghiệp của mình, hãy để chuyên gia của chúng tôi giúp bạn. Liên hệ trực tiếp ngay hôm nay để được tư vấn và demo miễn phí!