Sự ra đời của Internet đã dần thay đổi phương thức giao tiếp, tiếp nhận và xử lý thông tin, kiến thức của chúng ta. Thay vì tra cứu thông tin qua sách tham khảo, báo chí hoặc tham khảo bạn bè như trước, thì giờ chúng ta chỉ cần tra “Google” – một thuật ngữ đã trở nên thông dụng hiện nay. Chỉ với 1 cú nhấp chuột, mọi người có thể dễ dàng tra cứu thông tin và thực hiện giao dịch mua bán thông qua Internet. Những hoạt động này được gọi chung là eCommerce, hay Thương mại điện tử, quá trình mua bán sản phẩm hoặc dịch vụ trực tuyến.

Thương mại điện tử (TMĐT) phát triển nhanh chóng trong những năm gần đây và có những ảnh hưởng không chỉ với hành vi mua sắm của người tiêu dùng, mà còn đối với người bán hàng. Nó cung cấp cho các doanh nghiệp một nền tảng vô cùng mạnh mẽ để mở rộng và giới thiệu doanh nghiệp đến với khách hàng. Trên thực tế, TMĐT đã góp phần khuyến khích và thúc đẩy các doanh nghiệp tạo ra những bước cải tiến và nâng cao chất lượng của dịch vụ, lấy khách hàng làm trọng tâm và đồng thời bắt kịp thời đại công nghệ. Ngành khách sạn cũng không ngoại lệ. Khách du lịch không còn nhờ đến đại lý du lịch để đặt phòng. Việc đặt phòng thường được thực hiện qua các trang web khách sạn, hay kênh OTA. Vậy thương mại điện tử đã đem đến những tác động như thế nào đến ngành Khách sạn để có những bước đột phá như vậy?

Nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng nhờ những dịch vụ “tập trung vào khách hàng”

Mỗi một người đều có những sở thích và yêu cầu riêng khi tìm kiếm một sản phẩm hoặc dịch vụ. Khi công nghệ ngày càng trở nên ưu việt, sự cạnh tranh càng trở nên vô cùng gay gắt và quyết liệt. Các chủ khách sạn cung cấp một loạt các dịch vụ đa dạng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, và đảm bảo rằng họ không chỉ tận hưởng kỳ nghỉ hiện tại, mà sẽ còn quay lại trong những kỳ nghỉ tiếp theo. Điều đó có nghĩa là chủ khách sạn cần lưu lại những thông tin cá nhân của từng khách, theo dõi và tạo cảm giác cá nhân hóa thu hút khách hàng.
TMĐT đã giúp cho chủ khách sạn thiết lập dữ liệu khách hàng ngay sau khi việc đặt phòng trực tuyến của họ hoàn thành. Nghe có vẻ phức tạp, nhưng mọi việc đều có thể dễ dàng làm được với PMS – Hệ thống quản lý vận hành khách sạn. Toàn bộ dữ liệu của khách hàng như thói quen dọn phòng, sở thích về phòng ở, ẩm thực… đều được tự động lưu lại sau khi họ tiến hành đặt phòng thành công.

Khách hàng vui vẻ quay lại khách sạn chính là thể hiện họ trung thành với khách sạn của bạn cho dù mức giá có cao hơn, Trên thực tế, TMĐT đã làm cho ngành khách sạn thay đổi cách thức kinh doanh. Các chủ khách sạn phải điều chỉnh những dịch vụ của họ phù hợp với trải nghiệm của khách hàng, chú trọng việc tập trung vào khách hàng, để mang lại doanh thu cao hơn và bền vững hơn.

Nâng cao nhận thức về Thương hiệu trong nước và quốc tế

Để số lượng đặt phòng trực tuyến tăng nhanh, các chủ khách sạn sẽ cần duy trì danh tiếng và đặc quyền trực tuyến: thông qua các kênh truyền thông xã hội, các trang web đánh giá khách sạn trực tuyến uy tín, các công cụ tìm kiếm cũng như trang web khách sạn của riêng họ.

Càng nhiều người biết đến thương hiệu của bạn, họ sẽ quyết định càng nhanh chóng. Nếu bạn chưa làm bất cứ điều gì để đẩy danh tiếng khách sạn lên, bạn sẽ bị bỏ lại phía sau. Dưới đây là một số tiêu chí cơ bản mà website khách sạn của bạn có thể tham khảo:

1. Website có giao diện thân thiện trên thiết bị di động không? Nếu không, hãy tiến hành điều chỉnh ngay. Mọi người hiện nay gần như sử dụng điện thoại di động cho mọi hoạt động tìm kiếm thông tin, giao dịch trực tuyến.
2. Website có xuất hiện trên công cụ tìm kiếm không? Và với những từ khóa nào? Những từ khóa đó có giúp ích cho việc bán hàng không?
3. Khách sạn có trang trên mạng xã hội không? Nếu không, thì tại sao? Cách dễ dàng và nhanh nhất để tiếp cận khách hàng là thông qua các trang mạng xã hội. Ngoài ra, đây là một nơi tuyệt vời để tương tác với khách hàng của bạn, và thực hiện các chiến dịch để tăng lượng đặt phòng.
4. Nội dung trang web của bạn đã đủ hấp dẫn? Thay đổi từ ngữ, và bố cục để truyền tải thông điệp tốt hơn. Áp dụng thử nghiệm A/B để trang web được tối ưu nhất có thể.
5. Tư duy quốc tế, hành động quốc tế. Nếu khách sạn của bạn được chứng nhận và tuân theo các tiêu chuẩn quốc tế để chào đón khách toàn cầu, hãy chuẩn bị thật tốt trang web của bạn bằng cách hỗ trợ nhiều ngôn ngữ, phương thức giao dịch và các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế.

Thương mại điện tử giúp mở rộng thương hiệu của bạn tới thị trường quốc tế. Hứa hẹn doanh thu cao hơn, đồng thời cam kết trọng trách cao hơn để duy trì danh tiếng thương hiệu.

Dự đoán và thiết lập xu hướng

Mặc dù công nghệ Thực tế ảo (Virtual Reality – VR) đã xuất hiện từ khoảng 2 thập kỷ gần đây, nhưng nó chỉ trở nên phổ biến sau khi chiếc tai nghe thực tế ảo đầu tiên được công bố ra trên thị trường cách đây 7 năm. Ngành công nghiệp trò chơi điện tử đã đầu tư vào công nghệ thực tế ảo VR và đã tạo thêm điều kiện để công nghệ này có thể phát triển và sản xuất hàng loạt. Các khách sạn gần đây đã áp dụng công nghệ thực tế ảo, cho phép khách hàng có cái nhìn sống động và chân thật nhất về môi trường xung quanh khách sạn, khám phá khu vực nhà hàng, cửa hàng, phòng tập, hồ bơi, thậm chí là tham quan phòng khách sạn. Điều này thu hút sự tò mò của khách hàng và đẩy mạnh kinh doanh trực tuyến.

Xu hướng khách sạn gần đây ảnh hưởng bởi tình hình đại dịch và đáng chú ý là hạn chế tiếp xúc trong trải nghiệm tại khách sạn với thanh toàn không tiền mặt (chúng tôi sẽ có một bài blog chi tiết về vấn đề này sắp tới. Đừng quên theo dõi!). Để trở thành người dẫn đầu xu hướng cần có sự can đảm và kiên nhẫn như một người kinh doanh. Điều đó không phải lúc nào cũng thành công, nhưng kinh nghiệm và kiến thức bạn thu thập được trong quá trình là vô giá.

Một năm sau khi đại dịch bùng phát, nền kinh tế thế giới bị ảnh hưởng nặng nề với việc giãn cách xã hội và những thay đổi lớn trong lối sống. Các nhà bán lẻ phải đóng cửa hàng nghìn cửa hàng trực tiếp, các trung tâm thương mại cũng phải đóng cửa. Mặt khác, việc bán lẻ trực tuyến đã đạt đến giai đoạn đỉnh cao, tăng 71,1% tại Singapore và 27,6% trên thế giới, theo báo cáo của eMarketer. Việc này đã mở ra những cơ hội mới cho các doanh nghiệp từ nhiều ngành khác nhau. Mặc dù thiệt hại do đại dịch gây ra là không thể bàn cãi được, nhưng những tác động của TMĐT mang lại cho ngành khách sạn cũng rất đáng kể và không thể nói hết được. TMĐT đã có những tác động như thế nào với doanh nghiệp của bạn trong vài năm trở lại đây? Hãy chia sẻ với chúng tôi trong phần bình luận bên dưới. Chúng tôi rất muốn nghe những chia sẻ của bạn!

Cùng theo dõi buổi Hội thảo trực tuyến của chúng tôi với chủ đề Ứng dụng thương mại điện tử trong ngành Khách sạn dưới đây:

Bạn đang tìm kiếm thêm thông tin? Lùng sục địa điểm lý tưởng mới cho kỳ nghỉ tiếp theo của mình? Thường thì chúng ta sẽ tìm đến “Google”. Điều này đã trở thành một thói quen quá quen thuộc của hầu hết các thế hệ, vô tình được hình thành trong một thập niên trở lại đây. Đó cũng là do sự tiện dụng và mức độ nhanh chóng mà kết quả Google trả về khi nhận được những từ khóa nhập vào từ người dùng. Vô hình trung, Google dần khẳng định mình như một bách khoa toàn thư hoàn toàn miễn phí, dễ sử dụng và cực kỳ dễ tiếp cận trên toàn thế giới.

Gần đây, Google Travel vừa cho ra mắt tính năng Liên kết đặt phòng miễn phí (Free Booking Links) vào ngày 9 tháng 3 năm 2021, giúp khách sạn gia tăng lưu lượng người dùng và số lượng đặt phòng thông qua công cụ tìm kiếm khách sạn của Google. Tính năng này mang lại những cơ hội tiềm năng cực lớn cho các chủ khách sạn trong việc tiếp cận đến thị trường trong và ngoài nước. Hiểu được sự quan trọng và những lợi thế cạnh tranh mà chủ khách sạn có thể nhận được từ tính năng Liên kết đặt phòng miễn phí, phần mềm quản lý khách sạn của CiHMS đã cộng tác cùng Google để đảm bảo khách hàng có thể tối ưu tính năng này mà không phải gặp bất kỳ trở ngại nào. Tính năng Liên kết đăng phòng miễn phí hoạt động như thế nào và những lợi ích mà bạn – những chủ khách sạn có được trong việc cộng tác của CiHMS và Google là gì?

Tính năng Liên kết đặt phòng miễn phí đã được ra mắt bời Google. Tính năng mới này sẽ thay đổi kênh phân phối trực tuyến trong ngành khách sạn toàn cầu

Tính năng Liên kết đặt phòng miễn phí

Có hàng triệu khách du lịch trên toàn thế giới đang tìm kiếm khách sạn và điểm đến lý tưởng trên công cụ Google hằng ngày. Để có thể xuất hiện trên công cụ tìm kiếm Google, chủ khách sạn phải nỗ lực để làm SEO một cách hiệu quả, liên tục thực hành và theo dõi. Một vài doanh nghiệp đã phải chi một khoản lớn trong ngân sách Marketing của họ để chạy quảng cáo Google Ads, để đảm bảo giữ được vị trí và bảng xếp hạng của mình trên trang kết quả tìm kiếm của Google. Đối tượng khách hàng của bạn càng rộng và tùy vào thứ hạng mà bạn muốn, ngân sách có thể dễ dàng giao động trong mức từ 4 đến 6 chữ số.

Google luôn quan sát và đánh giá trải nghiệm người dùng cùng với cách họ tương tác với các sản phẩm du lịch để cải thiện nó một cách tốt nhất. Tính năng Liên kết đặt phòng miễn phí đã được đưa vào chạy thử nghiệm từ tháng 9 năm 2020 để giúp chủ khách sạn có thể gia tăng lưu lượng người dùng và số lượng đặt phòng qua công cụ tìm kiếm Google hoàn toàn miễn phí. Sáu tháng sau, tính năng này đã chính thức ra mắt toàn cầu và đã đóng góp một phần không nhỏ cho sự thay đổi trong thói quen tìm kiếm của khách hàng nhất là trong việc tìm kiếm khách sạn. Bạn cũng có thể đã trải nghiệm qua tính năng này mà không hề hay biết. Liên kết đặt phòng miễn phí xuất hiện giữa các mục quảng cáo (được đánh dấu “Quảng cáo” để dễ phân biệt) khi bạn tìm kiếm khách sạn.

Liên kết đặt phòng miễn phí xuất hiện trong phần tìm kiếm khách sạn tại trang kết quả tìm kiếm khách sạn của Google, ngay dưới phần Quảng cáo. Tạo cơ hội cho các chủ khách sạn dễ dàng tiếp cận trực tiếp với khách hàng

Liên kết đặt phòng miễn phí cho phép chủ khách sạn dễ dàng xuất hiện trên công cụ tìm kiếm với mức giá đặt phòng tốt nhất để khách du lịch có thể chọn lựa. Không có bất kỳ chi phí nào phát sinh dựa vào tần suất truy cập của khách hàng hoặc khi khách hàng truy cập vào các liên kết. Liên kết đặt phòng miễn phí nhìn khá giống một quảng cáo, nhưng không phải. Vị trí xuất hiện được sắp xếp dựa vào nhiều yếu tố, bao gồm nhưng không giới hạn trong: mức giá phòng phù hợp nhất với từ khóa người dùng, danh sách giá cập nhật nhất, điểm chính xác của mức giá, và sự chính xác giữa giá thể hiện trên trang website và danh sách giá của bạn. Không giống như việc đấu giá để giành được vị trí cao trong mục Quảng cáo, vị trí tốt trong Liên kết đặt phòng miễn phí không thể quy thành tiền.

Dưới đây là những thông tin được thể hiện trong Liên kết đặt phòng miễn phí:

1. Thông tin về khách sạn: đó là tên khách sạn, địa chỉ, số điện thoại, website, và chỉ dẫn đường đến khách sạn. Ở đây cũng thể hiện nhận xét, hình ảnh về khách sạn của bạn, trung bình điểm đánh giá của khách hàng, những chi tiết về khách sạn cũng như những thông tin nổi bật cần biết.
2. Nút “Đặt phòng” khi nhấn vào sẽ sổ ra các loại phòng của khách sạn.
3. Phân hệ đặt phòng với những link dẫn tới các đặt phòng xếp hạng cao. Khách hàng có thể dễ dàng điều chỉnh ngày nhận, ngày trả phòng, số lượng khách và giá tốt nhất tại thời điểm.
4. Chức năng lọc theo giá, hoặc tổng số ngày ở.
5. Đây là mục quảng cáo lồng trong Liên kết đặt phòng quảng cáo và được dán nhãn “Quảng cáo”. Những mẩu quảng cáo này là của OTAs, các đại lý du lịch và có thể là của chính khách sạn bạn, những người sử dụng Google Ads cho khách sạn được lựa chọn đang được thể hiện tại tính năng Liên kết đặt phòng miễn phí này.
6. Đây là những liên kết miễn phí thể hiện dưới mục “Các lựa chọn” và được cài đặt bởi chủ khách sạn.

Bạn có thể tiếp cận Liên kết đặt phòng miễn phí qua cộng sự được chứng nhận bởi Google. Chúng tôi – CIHMS tự hào là một cộng sự phối hợp uy tín của Google

Những lợi ích của tính năng Liên kết đặt phòng miễn phí

Những lợi thế mà Liên kết đặt phòng miễn phí mang lại cho chủ khách sạn đáng được đề cập là:

• Lưu lượng truy cập miễn phí: Đúng vậy, xuất hiện trên Liên kết đặt phòng miễn phí đồng nghĩa với việc bạn đang được cả thế giới nhìn thấy. Lưu lượng truy cập này hoàn toàn tự nhiên và là khách hàng tiềm năng miễn phí 100%.
• Tự chủ trong trải nghiệm người dùng và thông tin khách hàng: Google không thu phí cho bất kỳ truy cập nào vào đường link của bạn cũng như tần suất truy cập của người dùng trong tính năng Liên kết đặt phòng miễn phí. Bạn có thể tự chủ trong quản lý trải nghiệm người dùng trong suốt hành trình của khách hàng bắt đầu từ Liên kết đặt phòng miễn phí đến trang web của mình. Google cho phép bạn theo dõi và nhận các bản báo cáo nhằm giúp bạn có thể tối ưu hóa phần Liên kết đặt phòng miễn phí của mình đến mức cao nhất.
• Gia tăng doanh thu với giá phòng và tình trạng phòng cập nhật tại thời điểm: Lợi ích này dành riêng cho các khách hàng của phần mềm quản lý khách sạn CiHMS. Phần mềm sẽ tự động hóa cập nhật giá phòng cùng tình trạng phòng trực tiếp với Google mà bạn không phải làm thêm bất kỳ động tác nào tại thời điểm. Trong khi các khách sạn khác phải thường xuyên cập nhật danh sách giá phòng với Google, phần mềm CiHMS sẽ thay bạn làm những công việc này. Nhanh chóng, dễ dàng và cực kỳ hiệu quả.

Làm cách nào để đăng ký sử dụng tính năng Liên kết đặt phòng miễn phí

Bạn phải có tài khoản Hotel Center đang hoạt động. Nếu không, bạn phải đăng ký sử dụng tính năng. Tuy nhiên quá trình này có thể sẽ mất nhiều thời gian và cũng chưa có bất kỳ xác nhận nào về thời gian xử lý cụ thể cho vấn đề này.

Cách nhanh nhất để tiếp cận với tính năng này là thông qua cộng sự phối hợp được công nhận của Google (Google integration partner). Đó là chúng tôi – phần mềm quản lý khách sạn CiHMS. Chúng tôi vô cùng tự hào và vinh dự được Google liên lạc và cộng tác trở thành Google integration partner uy tín. Hãy nhớ hoàn thành việc cài đặt Google My Business cho khách sạn mà bạn muốn xuất hiện trong Liên kết đặt phòng miễn phí. Các thông tin trên Google My Business phải trùng khớp với thông tin khách sạn mà bạn đã đăng ký với chúng tôi, phòng trường hợp lỗi có thể xảy ra nếu thông tin không khớp.

Nếu bạn là thành viên của gia đình CiHMS và không chắc khách sạn của mình đang được thể hiện trong tính năng Liên Kết đặt phòng miễn phí, hãy liên hệ với chúng tôi để được hướng dẫn. Những thay đổi hoặc chỉnh sửa có thể mất vài tuần để cập nhật trong tính năng Liên kết đặt phòng miễn phí, vui lòng kiên nhẫn chờ đợi.

Tính năng Liên kết đặt phòng miễn phí đã mang lại vô số tiềm năng cho chủ khách sạn mà không mất bất kỳ khoản phí nào. COVID-19 sẽ mau chóng qua đi và thời gian khó khăn này sẽ sớm đi đến hồi kết, viễn cảnh ngành du lịch được khôi phục đem lại nhiều háo hức cho chúng ta. Tận dụng thời gian này để cải thiện hồ sơ năng lực của khách sạn mình, như cơ sở hạ tầng cũng như hình ảnh khách sạn trên mạng Internet. Làm sao để thông tin khách sạn luôn hiện hữu trên các công cụ tìm kiếm, và luôn ứng dụng những công nghệ tốt nhất. Tính năng Liên kết đặt phòng miễn phí không tốn bất kỳ chi phí nào đáng để bạn thử và tính năng này có thể giúp bạn đạt được những điều bạn muốn hướng tới trên đây. Tại sao bạn còn chưa bắt đầu? Bạn đã thử qua tính năng này chưa? Nếu có, đừng ngần ngại chia sẻ suy nghĩ của mình trong phần bình luận ngay dưới bài này nhé.

Chuyển đổi số đã diễn ra trong nhiều thập kỷ nay kể từ mạng internet xuất hiện. Tuy nhiên, trong ngành khách sạn và du lịch, các đại lý du lịch truyền thống vẫn chưa chú trọng đến việc chuyển đổi. Một số người vẫn thích tìm kiếm thông tin được cung cấp từ các đại lý, bằng cách này, khách hàng chỉ nhận được thông tin khi trực tiếp đến liên hệ tại các đại lý. Dịch vụ chậm chạp, tốn thời gian mà không đảm bảo bạn sẽ ra về với tấm vé du lịch trên tay hoặc là phiếu xác nhận đặt phòng khách sạn.

Khi thế giới số phát triển, hành vi khách hàng cũng thay đổi, tạo ra tác động sâu sắc đến ngành khách sạn và du lịch. Khách hàng kỳ vọng sẽ có những trải nghiệm cá nhân hóa, từ việc chọn điểm đến dễ dàng chỉ với vài cú nhấp chuột, thông tin mở rộng về chỗ ở như dịch vụ khách hàng, các hoạt động trải nghiệm, tiện nghi trong phòng và nhiều hơn thế nữa. Liệu khách sạn của bạn có bắt kịp với sự phát triển của chuyển đổi số không? Làm thế nào để đi theo xu hướng số hoá? Trong bài viết này, chúng tôi sẽ “cập nhật” xu hướng chuyển đổi hóa khách sạn hiện nay để bạn có thể tìm được phương hướng riêng để chuyển đổi cho khách sạn của mình.

Chuyển đổi số

Bạn có thể đã nghe qua thuật ngữ này rất nhiều lần trong vài năm trở lại đây, nhưng chính xác thì Chuyển đổi số là gì? Đó là một quá trình thích ứng với công nghệ kỹ thuật số để thay đổi các quy trình kinh doanh hiện tại, thay thế quy trình thủ công bằng quy trình kỹ thuật số. Quá trình này sẽ tác động không nhỏ đến văn hóa doanh nghiệp, nhân viên và cả khách hàng cho dù bạn có muốn hay không.

Nhiều người nhầm lẫn rằng quá trình Chuyển đổi số có thể dễ dàng đạt được bằng cách vận dụng công nghệ tiên tiến nhất vào hoạt động doanh nghiệp của mình. Đây thực chất chỉ là quá trình số hóa, đó là hành động đưa toàn bộ doanh nghiệp của bạn đến với thế giới số. Trong khi Chuyển đổi số rộng hơn rất nhiều. Đó là quá trình vận hành hoạt động doanh nghiệp của bạn theo một cách mới, một cách kỹ thuật hóa. Trong năm 2018, Forbes đã từng đề cập khả năng thất bại cao của các doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số và hầu như không thể đạt được 70% mục đích ban đầu đặt ra. Mỗi cuộc cách mạng mang tính thay đổi cần đến một kế hoạch chiến lược, và quá trình Chuyển đổi số cũng không ngoại lệ.

Vì sao chuyển đổi số mang lại lợi ích cho khách sạn của bạn?

Tích hợp di động

Hầu hết mọi người ngày nay sở hữu ít nhất một thiết bị kỹ thuật số cho mục đích cá nhân. Công nghệ đã ảnh hưởng đến cách mọi người tiếp nhận kiến thức và từ từ thay đổi thói quen mua sắm của bản thân. Việc đặt phòng khách sạn trở nên dễ dàng và nhanh chóng thông qua ứng dụng di động hoặc trang web khách sạn trực tuyến. Nếu khách sạn của bạn tích hợp phần mềm quản lý khách sạn trên thiết bị di động, khách hàng có thể chủ động hơn trong mọi việc, từ nhận phòng đến đặt dịch vụ phòng, từ việc chọn phòng đến mở khoá thông minh và trả phòng tự động mà không cần trực tiếp tiếp xúc với bất kỳ nhân viên nào.

Một số khách sạn nâng tầm trải nghiệm dịch vụ bằng cách cung cấp các công cụ tăng cường trải nghiệm thực tế ảo. Khách hàng có thể khám phá các tiện nghi khách sạn, nhà hàng, bãi biển, bảo tàng, cửa hàng và quán cà phê ở khu vực lân cận. Những phương thức này đã được áp dụng rộng rãi để các khách sạn cạnh tranh với các đối thủ và chứng tỏ sự thích nghi nhanh chóng của họ với công nghệ tiên tiến nhất.

Tối ưu hóa các hoạt động hàng ngày với IoT

IoT là một mạng lưới các thiết bị vi tính, máy móc và kỹ thuật số tương tác với nhau thông qua internet để nâng cao trải nghiệm người dùng. Thông qua công nghệ hiện đại, ngành khách sạn đã đón đầu IoT và áp dụng bằng cách cho phép hệ thống Quản lý khách sạn tương tác với các thiết bị kỹ thuật số cá nhân của khách.

Việc này giúp đẩy nhanh việc vận hành của khách sạn. Không còn các thủ tục giấy tờ thủ công để nhận phòng và việc phân công dọn phòng được đồng bộ với bộ phận lễ tân thông qua phần mềm quản lý khách sạn. Các khách sạn cũng lắp đặt các đèn cảm biến ánh sáng có thể tự động thay đổi mức độ ánh sáng dựa vào điều kiện ánh sáng tại phòng, TV nhận diện giọng nói trong phòng. Nó làm giảm bớt khối lượng lớn công việc quầy lễ tân và cắt giảm chi phí vận hành của khách sạn.

Tối đa hóa trải nghiệm của khách hàng

Với sự trợ giúp của công nghệ hiện đại, khách sạn của bạn có thể nhận được luồng dữ liệu liên tục từ khách hàng như trải nghiệm hoặc đánh giá của họ. Việc cải thiện hoạt động vận hành của khách sạn dựa vào việc phân tích những dữ liệu này. Bạn có thể dùng những dữ liệu này để cá nhân hóa trải nghiệm của khách hàng, cung cấp các gói khuyến mãi phù hợp với các phân khúc khách hàng.
Không thể phủ nhận những lợi ích mà quá trình chuyển đổi số mang lại. Doanh nghiệp của bạn có thể đang nằm tại một trong sáu giai đoạn của quá trình chuyển đổi số dưới đây. Liệu bạn có biết mình đang ở giai đoạn chuyển hoá nào? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu sơ lược qua các giai đoạn này.

6 giai đoạn chuyển đổi số

Giai đoạn 1: Kinh doanh thông thường

Trong giai đoạn này, bạn vẫn giữ nguyên cách bạn đang vận hành hiện tại trong công việc kinh doanh của mình.

Giai đoạn 2: Hiện tại và chủ động

Chuyển sang giai đoạn 2, bạn bắt đầu nhận ra sự cạnh tranh và nhu cầu thử nghiệm những ý tưởng mới, áp dụng công nghệ vào thực tiễn kinh doanh. Đương đầu với thử thách, khó khăn. Hãy tìm cách khắc phục và chậm rãi nhận thấy doanh nghiệp của bạn đang chuyển mình.

Giai đoạn 3: Chính thức hóa

Đừng đứng yên trong vùng an toàn, bạn hãy mạo hiểm bắt đầu triển khai, thử nghiệm áp dụng công nghệ mới. Đây là giai đoạn bắt đầu quá trình chuyển đổi. Các thử nghiệm mang lại kết quả tốt. Hãy đưa doanh nghiệp của bạn tự tin tiến về phía trước. Trong giai đoạn này, bạn sẽ thấy những thay đổi trong văn hóa doanh nghiệp của mình. Sẽ không có được sự chuyển đổi nếu không có những thay đổi này.

Giai đoạn 4: Chiến lược

Trong giai đoạn này, các phòng ban trong doanh nghiệp của bạn nhận ra sức mạnh của công nghệ kỹ thuật số. Tất cả đều để tạo ra một lộ trình chiến lược mới. Các quản lý cấp cao sẽ đưa ra chiến lược thay đổi. Doanh nghiệp của bạn sẽ có những cách tiếp cận và đầu tư linh hoạt hơn, phân định công việc và các vai trò của nhân sự rõ ràng hơn.

Giai đoạn 5: Hội tụ

Khi đã hoàn thành lộ trình chiến lược, đã đến lúc thành lập một nhóm chuyên gia để đạt được các mục tiêu chiến lược, hãy đảm bảo bạn luôn theo dõi sát sao quá trình chuyển đổi số. Văn hóa và cấu trúc tổ chức doanh nghiệp có thể đã thay đổi trong giai đoạn này. Bạn gần như đã sẵn sàng trên đường đến sự thành công.

Giai đoạn 6: Sáng tạo và thích ứng

Các doanh nghiệp đến được giai đoạn này đồng nghĩa với chuyển đổi số đã là một phần của doanh nghiệp của bạn. Đó là khi đội ngũ lãnh đạo cấp cao nhất của doanh nghiệp hiểu và thấy được những lợi ích của chuyển đổi số. Họ chấp nhận việc thay đổi không ngừng là điều cần thiết đối với doanh nghiệp. Doanh nghiệp của bạn chủ động tiếp cận các công nghệ hiện đại và thích ứng nhanh chóng, dễ dàng với thế giới số không ngừng phát triển.

Những nỗ lực thực hiện để hướng tới quá trình chuyển đổi số không chỉ đặt áp lực và khó khăn lên ban lãnh đạo mà còn cả đội ngũ nhân viên. Không rời khỏi vùng an toàn sẽ dần đưa doanh nghiệp của bạn đến sự lỗi thời và tương đồng với thất bại. Trong thời đại công nghệ phát triển như hiện nay, việc chuyển đổi số trở nên thiết yếu, đặc biệt là trong ngành khách sạn.

Nếu bạn đang tìm kiếm lời khuyên và ý kiến của các chuyên gia về chuyển đổi số, cùng theo dõi buổi Hội thảo trực tuyến của chúng tôi với chủ đề Chuyển đổi số trong ngành Khách sạn dưới đây. Đừng quên đón xem bài viết của chúng tôi về cách định hình quá trình chuyển đổi số của bạn, những thách thức bạn có thể gặp phải trong quá trình chuyển đổi số và cách thức vượt qua chúng và tiến tới thành công trong bài blog tuần tới.

Mọi công đoạn được hoàn thành sớm hơn một ngày so với kế hoạch – thời hạn deadline đặt ra để hoàn tất việc chuyển đổi việc vận hành giải pháp quản lý khách sạn mới – CiHMS cho toàn bộ 35 cơ sở khách sạn của khách hàng. Đây có thể là điểm dừng cho Dự án triển khai phần mềm quản lý khách sạn đối với khách hàng nhưng đối với chúng tôi, đây mới chỉ là bước khởi đầu. Việc phát triển hệ thống quản lý khách sạn của chúng tôi vẫn chưa dừng lại tại đây, thay vào đó, nó vẫn không ngừng được cập nhật để thích ứng với thế giới công nghệ đang phát triển nhanh chóng như hiện nay. Những phản hồi tích cực mà chúng tôi nhận được từ khách hàng sau một quý chuyển dữ liệu sang CiHMS đã củng cố niềm tin của chúng tôi để chia sẻ giải pháp quản lý mang tính đổi mới, linh hoạt, đa tính năng và có khả năng mở rộng của mình cho ngành Khách sạn.

Đội ngũ chúng tôi quyết định đem giải pháp quản lý khách sạn CiHMS bước vào thế giới

Chúng tôi muốn giúp những người đang tìm kiếm về giải pháp quản lý khách sạn PMS “phù hợp nhất” với họ, đảm bảo tự động hóa tối đa các hoạt động kinh doanh và hỗ trợ nhân viên làm việc với năng suất cao nhất. Làm thế nào CiHMS có thể giúp bạn và khách sạn của bạn đạt được tất cả những điều trên một cách an toàn và không mắc phải sự cố? Cùng tìm hiểu dưới đây là một số tính năng nổi bật của CiHMS:

Giải pháp quản lý khách sạn toàn diện

Thay vì lo lắng về việc tích hợp nhiều hệ thống quản lý khác nhau cho khách sạn, thì với CiHMS, chúng tôi đem tới một giải pháp quản lý khách sạn toàn diện, hệ thống “tất cả trong một” dành cho bạn. CiHMS giúp tự động hóa mọi hoạt động kinh doanh của bạn, từ lễ tân cho tới hậu sảnh (back office). Giải pháp quản lý khách sạn cung cấp nền tảng đặt phòng tập trung, đảm bảo giá phòng và các chính sách được đồng bộ đồng thời từ các đại lý du lịch tới bộ phận lễ tân của bạn. Giải pháp cũng được cài đặt hệ thống báo cáo tập trung, đảm bảo bạn có thể tạo các báo cáo tại mọi thời điểm cho bất kỳ cơ sở nào thuộc chuỗi khách sạn của mình mà không cần vận dụng bất kỳ một thao tác thủ công nào. Hồ sơ khách hàng của bạn cũng sẽ được tạo ngay sau khi tiến hành đặt phòng và cập nhật liên tục cho tới ngày họ rời khỏi khách sạn. Nếu bộ phận tiền sảnh được hỗ trợ bởi hệ thống đặt phòng phức hợp, bộ phận hậu sảnh có thể nhờ vào tính năng Buồng phòng của chúng tôi, tính năng này sẽ hỗ trợ theo dõi tất cả trạng thái buồng phòng và cho phép khách gửi yêu cầu khi cần. Hệ thống sẽ nhắc nhở nhân viên thường xuyên để đảm bảo không có yêu cầu nào bị bỏ sót hoặc công việc nào chưa được hoàn thành.

Chúng tôi cung cấp cho khách sạn của bạn giải pháp quản lý khách sạn toàn diện CiHMS với nền tảng điện toán đám mây

Ngoài ra, CiHMS là một giải pháp quản lý khách sạn dựa trên nền tảng đám mây. Điều này cho phép bạn có quyền truy cập vào tất cả các tính năng trên một cách thuận tiện bằng thiết bị di động. Hơn nữa, nếu bạn đang sử dụng hệ thống On-premise (tại chỗ), việc chuyển sang sử dụng CiHMS sẽ giúp bạn giảm những gánh nặng về khoản tài chính cho công nghệ thông tin(Để tìm hiểu kĩ hơn, hãy đọc bài blog của chúng tôi “Cloud vs On-premise PMS: Đâu là giải pháp tối ưu cho khách sạn?”)

Bên cạnh giải pháp quản lý khách sạn PMS, CiHMS còn bao gồm 6 phân hệ khác: Quản lý giá và quỹ phòng (RRM), Kiểm soát vá so sánh giá (RSS), Đặt phòng dành cho đại lý (PTA), Quản lý kênh phân phối (DCM), Đặt phòng trung tâm (CRS), Quản lý nhà hàng (POS – F&B). Mỗi sản phẩm đều có tính năng riêng biệt:

• Quản lý kênh phân phối (DCM): là công cụ cốt yếu bạn cần để quản lý phòng và giá từ hàng trăm kênh phân phối toàn cầu. Đồng bộ giá và quỹ phòng theo thời gian thực. Tránh tình trạng overbooking, đồng thời giúp tối đa công suất phòng khách sạn.
• Đặt phòng trung tâm (CRS): cái tên nói lên tất cả, hệ thống tập trung tất cả thông tin đặt phòng từ tất cả các kênh phân phối. CRS cung cấp báo cáo chi tiết và cái nhìn tổng quan nhanh về tình hình kinh doanh của khách sạn
• Quản lý giá và quỹ phòng (RRM): với chức năng chính đã được mô tả đầy đủ trong tên gọi, RRM giúp tối ưu việc thiết lập giá phòng, mã giá và loại phòng. RRM cho phép các khách sạn thiết lập điều kiện thay đổi giá phòng theo nhu cầu của khách sạn, chẳng hạn như theo mùa, những ngày đặc biệt (ngày lễ và cuối tuần), thời gian lưu trú tối thiểu, v.v… Thông tin hiệu suất giá phòng được thể hiện trên báo cáo đa dạng như đồ thị hoặc biểu đồ, giúp đưa ra quyết định chính sách giá nhanh chóng.
• Kiểm soát và so sánh giá (RSS): hỗ trợ thu thập thông tin giá phòng từ đối thủ cạnh tranh cũng như từ các kênh phân phối khác nhau theo khu vực địa lý, với các giá được phân loại theo hạn mức, khuyến mãi và điều kiện. Tất cả dữ liệu đều được cập nhật theo thời gian thực và được xuất báo cáo chi tiết. Hệ thống cung cấp những dữ liệu chi tiết và đa chiều để nhanh chóng xác định tiềm năng thị trường và phát triển các chiến lược giá hợp lý.
• Đặt phòng dành cho Đại lý (PTA): kết nối khách sạn của bạn với các đại lý du lịch. Hệ thống này cho phép các đại lý du lịch đặt và quản lý phòng khách sạn dựa trên các kế hoạch mà khách sạn đã đề ra. Các khách sạn cũng có thể thiết lập phân quyền truy cập và quản lý các đại lý khi cần thiết, đồng thời cho phép họ tìm kiếm, kiểm tra giá và tình trạng phòng trống, điều chỉnh hoặc hủy đặt phòng.
• Quản lý nhà hàng (POS / FnB): Cho phép theo dõi trạng thái bàn theo thời gian thực với sơ đồ nhà hàng được bố trí một cách toàn diện, rõ ràng trên hệ thống. Dễ dàng thiết lập menu, sơ đồ các bàn, giá sản phẩm, thuế, khuyến mãi. Các thiết bị máy POS được hỗ trợ giúp cập nhật dữ liệu trên hệ thống theo thời gian thực, từ đặt món tới thông báo bếp.

Tất cả những phân hệ trên đều được tích hợp sẵn với giải pháp quản lý khách sạn nền tảng đám mây CiHMS. Mọi hoạt động và chi tiết đều được ghi lại theo thời gian thực trên toàn bộ hệ thống và cơ sở khách sạn, giúp bạn kiểm soát và đồng bộ với hoạt động khách sạn của mình. CiHMS thực sự là một giải pháp quản lý khách sạn toàn diện mà khách sạn của bạn luôn tìm kiếm.

Giao diện thân thiện với người dùng

Một phần mềm với giao diện tốt sẽ giúp tăng cường tương tác và trải nghiệm của mọi người với sản phẩm. Hiển nhiên, điều đó cũng giảm thiểu thời gian đào tạo cho người dùng và vô hình chung gia tăng năng suất của họ. Một ví dụ đơn giản về một giao diện thân thiện có thể giúp người dùng lựa chọn sản phẩm nhanh chóng mà không cần hướng dẫn chi tiết, đó chính là mua sắm trực tuyến. Bạn có nhớ những lần lướt web tìm kiếm sản phẩm mà không có bộ lọc? Bố cục website quá phức tạp và bạn không thể quay lại trang chủ? Giờ đây, những website mua sắm trực tuyến đã có những bố cục rõ ràng hơn nhiều. Mọi người có thể dễ dàng tìm kiếm các sản phẩm mong muốn, tìm kiếm chọn lọc theo nhu cầu, “Thêm vào giỏ hàng” bất kỳ lúc nào họ muốn, thanh toán đơn hàng bằng thẻ chỉ bằng vài thao tác đơn giản. Giờ đây, điều khó khăn nhất đối với khách hàng chính là tìm cách thoát khỏi thói quen mua sắm trực tuyến của họ.

Giao diện của hệ thống quản lý khách sạn cũng tương tự như vậy, thiết kế đơn giản và chuẩn xác, khuyến khích người dùng chủ động học hỏi và nắm rõ quy trình. Giao diện được thiết kế dựa trên phương pháp tiếp cận hành vi của khách hàng từ bên ngoài. Khi bạn đã đăng nhập vào hệ thống CiHMS, một bảng điều khiển với các chỉ số tùy chỉnh quan trọng đối với khách sạn sẽ được hiển thị. Thiết kế phẳng và tối giản giúp điều hướng dễ dàng hơn khi truy cập phần mềm, để có thể tập trung hơn vào phân tích những số liệu thống kê cần thiết theo thời gian thực. Xét cho cùng, không phải người lập trình, người thử nghiệm hay người thiết kế, mà trải nghiệm của khách hàng mới là quan trọng nhất.

Giao diện CiHMS được lấy cảm hứng từ thiết kế phẳng và tối giản. Hệ thống quản lý khách sạn cũng được thiết kế dựa trên cách tiếp cận hành vi của khách hàng. Xin lưu ý rằng các tính năng beta có thể không có sẵn cho tất cả khách hàng. Nếu bạn cần hỗ trợ, đừng do dự mà hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ

Đa tích hợp

Mặc dù hệ thống quản lý khách sạn của chúng tôi được trang bị đầy đủ với những phân hệ quản lý vận hành khách sạn. CIHMS vẫn có thể dễ dàng tích hợp với nhiều phần mềm khác của bên thứ 3, tùy theo yêu cầu của khách sạn của bạn, chẳng hạn như SAP (phần mềm hoạch định doanh nghiệp ERP), Salesforce, nhận dạng khuôn mặt, thẻ từ, hóa đơn điện tử, VinID, v.v… Hệ thống có thể được truy cập thông qua ứng dụng di động, cho phép nhân viên quản lý cập nhật thông tin và nhận nhiệm vụ với thiết bị di động của họ. Với hồ sơ khách hàng 360 độ được tích hợp sẵn, CiHMS cho phép bạn tạo, lưu trữ và truy cập vào hồ sơ hoàn chỉnh của khách hàng: từ lịch sử đặt phòng cho đến những yêu cầu đặc biệt, mang đến cho khách hàng trải nghiệm được cá nhân hóa trong mỗi lần lưu trú.

Chúng tôi đã hợp tác với Traveloka, Agoda, Trip.com, Booking.com, TripAdvisor, meituan.com và cũng như hàng trăm kênh phân phối toàn cầu khác. Bạn có thể cập nhật giá và phòng cho tất cả các kênh phân phối từ CiHMS. Thay vì phải đăng nhập vào từng kênh và chỉnh sửa giá một cách thủ công như trước đây, CiHMS cho phép bạn chỉ cần thao tác trên một nền tảng duy nhất. Hệ thống sẽ tự động điều chỉnh những thay đổi giá này trên tất cả các kênh đã được kết nối. Điều này cũng được áp dụng tương tự với tình trạng phòng trống của bạn. Những thông tin về giá và phòng sẽ được đồng bộ hóa trên toàn bộ mạng lưới phân phối của bạn.

Khả năng tích hợp với nhiều kênh phân phối và nhiều phần mềm khác của bên thứ 3 cho phép tự động hóa quy trình kinh doanh mà không mắc lỗi thủ công

Giải pháp quản lý khách sạn mở rộng đáp ứng từ khách sạn đến khu chung cư đô thị

Ngoài giao diện, hệ thống quản lý khách sạn của chúng tôi cũng cực kỳ linh hoạt. Hệ thống áp dụng không chỉ cho các khách sạn, mà các chuỗi, căn hộ dịch vụ và cả các tòa chung cư. Giải pháp quản lý khách sạn đám mây – CiHMS hỗ trợ quản lý nhiều cơ sở cùng một lúc. Bạn sẽ có thể liên kết các cơ sở này một cách dễ dàng và tạo ra dữ liệu tập trung từ bất kỳ thiết bị di động nào. Điều này giúp bạn kiểm soát, duy trì hoạt hoạt động vận hành liền mạch tại các cơ sở.
CiHMS sắp xếp hợp lý khối lượng công việc từ tiền sảnh tới bộ phần Buồng phòng, giúp mọi người luôn nắm rõ tình trạng phòng, đánh giá chất lượng phục vụ của nhân viên và đồng bộ sơ đồ phòng theo thời gian thực.

Giải pháp quản lý khách sạn của chúng tôi cung cấp sự rành mạch trong việc sắp xếp hợp lý khối lượng công việc từ bộ phận Lễ tân đến Buồng phòn

Bảo mật là chìa khóa thành công

Quyền riêng tư về dữ liệu của khách sạn và khách hàng là mối quan tâm hàng đầu trong ngành lưu trú. Những dữ liệu này bao gồm những thông tin riêng tư của khách hàng, như thẻ ngân hàng và thông tin liên lạc cá nhân của họ; doanh thu của khách sạn, chiến lược giá, v.v… Việc để lộ những dữ liệu này ra bên ngoài mang tới hậu quả khó lường, không những ảnh hưởng đến danh tiếng khách sạn mà còn để lại gánh nặng nghiêm trọng về tài chính. Đó là lý do tại sao chúng tôi đã chú trọng hơn đến tiêu chuẩn bảo mật trong quá trình xây dựng CiHMS, đảm bảo rằng khách hàng của chúng tôi không gặp phải vi phạm bảo mật trong bất kỳ trường hợp nào.

Giải pháp quản lý dịch vụ khách sạn CiHMS đã được cấp chứng nhận PCI-DSS (Tiêu chuẩn bảo mật dữ liệu ngành thẻ thanh toán) – tiêu chuẩn để bảo vệ thông tin chủ thẻ khi được xử lý và lưu trữ tại các ngân hàng, doanh nghiệp thanh toán điện tử và HTNG (Công nghệ khách sạn thế hệ tiếp theo) – đảm bảo các sản phẩm công nghệ khách sạn có giao diện đạt tiêu chuẩn ngành. Vào cuối quý này, chúng tôi sẽ nhận chứng chỉ ISO 27001 – chứng nhận hệ thống và dữ liệu khách sạn được bảo vệ bởi các chính sách và quy trình kiểm soát bảo mật hiệu quả; và ISO 27018 – tiêu chuẩn bảo mật thông tin cá nhân trên đám mây. Bằng cách đạt được các tiêu chuẩn bảo mật đã được chứng nhận này, chúng tôi – CiHMS đang nỗ lực minh bạch dữ liệu cho khách hàng của mình, đảm bảo dữ liệu của họ luôn ở chế độ riêng tư và đặc quyền.

Tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật để chắc chắn hệ thống quản lý khách sạn của chúng tôi đủ đảm bảo bảo mật dữ liệu và quyền riêng tư của khách sạn của bạn

Chúng tôi đã phát triển CiHMS không giới hạn trong phạm vi các hoạt động của khách sạn mà để đáp ứng các yếu tố chưa được kiểm chứng của ngành khách sạn. Với công nghệ ngày một phát triển, phần mềm của chúng tôi phải liên tục thích ứng và cập nhật để phù hợp và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của những khách hàng đam mê công nghệ. Chúng tôi tôn trọng mọi khách hàng, từ các doanh nghiệp vừa và nhỏ đến các tập đoàn lớn; và chúng tôi tin tưởng rằng CiHMS có thể điều chỉnh để đáp ứng các yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp của bạn một cách dễ dàng. Đây là bài viết cuối cùng trong chuỗi bài “Cách chúng tôi tạo nên CiHMS – Hệ thống quản lý khách sạn của riêng mình”. Đây là một cột mốc đáng kỉ niệm và nâng cao tinh thần đồng đội, sự lãnh đạo, và những giá trị cốt lõi để chúng tôi có được vị trí như ngày hôm nay. Nếu bạn chưa dùng thử CiHMS, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn riêng về những giải pháp phù hợp với doanh nghiệp và đạt được mục tiêu, nắm bắt cơ hội phát triển và chuyển đổi số ngành kinh doanh khách sạn của bạn.

Bạn đã đọc hết các bài viết khác của chúng tôi trong loạt bài này chưa? Dưới đây là tổng hợp những bài viết trong cùng chủ đề này:

• Lựa chọn hệ thống quản lý khách sạn: tự xây hay mua ngoài
• Cloud vs On-premise PMS: Đâu là giải pháp tối ưu cho khách sạn?
• Hệ thống quản lý khách sạn toàn diện – CiHMS: Hành trình xây dựng sản phẩm
• Quá trình xây dựng CiHMS giải pháp quản lý khách sạn – Thất bại “hiệu quả”
• CiHMS – Phần mềm quản lý khách sạn từ vạch xuất phát trở thành giải pháp siêu tối ưu

15 tháng lập trình, 4 tháng hoàn thành thử nghiệm thí điểm và 1 tháng ròng rã để thử nghiệm hiệu suất hoạt động. Vậy mà, chỉ với 98 ngày, chúng tôi đã thành công triển khai hệ thống quản lý khách sạn mới CiHMS cho toàn bộ 35 cơ sở khách sạn của khách hàng. Những khách sạn đó không chỉ đơn thuần là khách sạn thành phố, mà còn bao gồm các chuỗi khách sạn và khu nghỉ dưỡng cao cấp với hơn 1000 phòng, tích hợp các khu sinh thái và khu phức hợp vui chơi giải trí. Ngay cả những chuyên gia tham gia tư vấn cùng chúng tôi vào thời điểm đó cũng đề xuất rằng chúng tôi sẽ mất tối thiểu 21 tuần để thiết lập và vận hành hệ thống cho mỗi khách sạn. Những gì chúng tôi đạt được là một kỷ lục khó có thể phá vỡ.

Việc triển khai phần mềm quản lý khách sạn tại 35 cơ sở trong vòng 98 ngày tưởng chừng như không thể, nhưng chúng tôi đã làm được!

Kiểm tra thực tế

Mặc dù 5 tháng thử nghiệm thí điểm và hiệu suất còn gặp nhiều khó khăn, nhưng đối với chúng tôi, giai đoạn triển khai thực tế sau này mới thật sự là thử thách, khó khăn nhất. Ý nghĩ ngày quan trọng đang đến gần khiến chúng tôi vừa phấn khích vừa căng thẳng. Trong toàn bộ quá trình, đội của chúng tôi đã không thể rời mắt khỏi màn hình. Tại sao? Đây chính là lý do:

1. Hệ thống lưu trữ tại chỗ (on-premise) mà khách hàng của chúng tôi đang sử dụng tại thời điểm đó được coi là một trong những hệ thống PMS chi tiết và phức tạp nhất thế giới. Hệ thống PMS được cài đặt riêng ở mỗi khách sạn của khách hàng với cơ sở dữ liệu không tập trung, dẫn đến những vấn đề đau đầu và đầy thử thách trong việc truy xuất các báo cáo và hoạt động vận hành trong khách sạn mà chúng tôi đã đề cập trong bài blog đầu tiên của chuỗi chủ đề này (Bạn có thể tìm hiểu thêm tại bài blog “Lựa chọn hệ thống quản lý khách sạn: tự xây hay mua ngoài”). Điều đó cũng có nghĩa là chúng tôi phải di chuyển dữ liệu, xác thực và “tập trung hóa” chúng để sẵn sàng cho khách hàng sử dụng. Nghe thật rắc rối phải không?

2. Tổng số phòng tại thời điểm đó đã vượt quá 14.000 phòng. Chúng tôi có hơn 10 cơ sở khách sạn với hơn 500 phòng. Đồng nghĩa với số lượng lưu trữ dữ liệu cho từng phòng là quá lớn.

3. Khách hàng của chúng tôi có các mô hình khách sạn đa dạng: khách sạn thành phố, căn hộ khách sạn, khách sạn cao cấp, khu nghỉ dưỡng, khu nghỉ dưỡng kết hợp với công viên giải trí và khu sinh thái… Mỗi mô hình đều có cách thiết lập cấu trúc và chức năng khác nhau.

Trước khi đưa vào hoạt động chính thức phần mềm quản lý khách sạn của mình, chúng tôi phải tiến hành kiểm nghiệm thực tế.

4. Các khách hàng đã sử dụng nhiều tính năng khác nhau được tích hợp với hệ thống PMS hiện có: Buồng phòng, Quản lý quỹ và giá phòng, Quản lý vận chuyển, Giặt là, Cơ sở vật chất, Cổng đặt phòng, FnB,… Việc đảm bảo các tính năng được tích hợp hoàn hảo để duy trì hoạt động kinh doanh của khách hàng là ưu tiên hàng đầu của chúng tôi.

5. SOP (Quy trình vận hành tiêu chuẩn) của khách sạn và quy trình triển khai phần mềm tại mỗi cơ sở đều không giống nhau và không có quy chuẩn nhất định. Điều này có nghĩa là phải tiến hành đào tạo thật kỹ lưỡng, nếu không, có khả năng dữ liệu nhập sẽ không được đồng nhất.

6. Thời hạn cam kết với khách hàng để hoàn tất triển khai chuyển đổi giải pháp quản lý khách sạn mới – CiHMS cho các cơ sở là trước ngày 31 tháng 12 năm 2020. Thời gian bắt đầu là từ ngày 31 tháng 7. Điều đó có nghĩa là chúng tôi chỉ có vỏn vẹn 5 tháng. Thời gian có hạn và chúng tôi không được phép để xảy ra bất kỳ sai sót nào. Áp lực thực sự rất lớn!

Kế hoạch chiến tối ưu

Dường như chúng tôi luôn đồng hành với những thử thách. Làm việc với những dự án như thế này cùng với deadline cụ thể không khác gì tham gia một trận chiến đầy cam go. Để có thể hoàn thành đúng thời hạn và đảm bảo rằng chúng tôi không bỏ qua bất kỳ “thách thức” nào, thì một kế hoạch chiến lược ổn định là điều cần thiết. Đầu tiên, chúng tôi phải phát triển một kế hoạch đào tạo cuốn chiếu và triển khai hoàn thiện dựa theo mô hình kinh doanh khách sạn, doanh thu và khu vực. Điều này giúp chúng tôi tối ưu hóa chi phí và nguồn nhân lực tại các cơ sở.
Thứ hai, chúng tôi phải sắp xếp và phân bổ lại nguồn nhân lực của mình một cách phù hợp để đào tạo nhân viên của khách hàng một cách hiệu quả. Song song đó, đội phát triển tại công ty phải phối hợp nhịp nhàng với đội triển khai tại cơ sở để giải quyết những sự cố kỹ thuật bất ngờ thông qua Jira, danh sách kiểm tra trực tuyến,… để đảm bảo quá trình triển khai không bị ngắt quãng.

Đội ngũ tại văn phòng luôn luôn hỗ trợ và phối hợp trong quá trình triển khai giải pháp quản lý khách sạn mới cho 35 cơ sở của khách hàng.

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, những tài liệu đào tạo và thực hành được phân loại tùy thuộc vào các mô-đun riêng của phần mềm và quy trình vận hành của khách sạn. Điều này cho phép nhân viên của khách sạn có thể chủ động tham gia các khóa đào tạo của họ, và có thể lựa chọn khóa học phù hợp với thời gian và phạm vi công việc của bản thân. Từ những tài liệu đào tạo đó, họ có thể dùng để đào tạo lại cho đội ngũ nhân viên mới hoặc tự tổ chức các buổi workshop thực hành. Mọi người đã rất quyết tâm và kiên định. Hoàn thành đúng deadline (thời hạn công việc) là điều duy nhất cả đội nghĩ đến lúc bấy giờ.

Chế độ triển khai: BẬT

Chúng tôi có một số nhóm triển khai on-site (tại chỗ) chịu trách nhiệm cài đặt hệ thống PMS tại cơ sở của khách hàng, đào tạo nhân viên về cách sử dụng phần mềm và báo cáo lại cho nhóm văn phòng nội bộ nếu phát sinh bất kỳ lỗi hay sơ sót nào. Trong giai đoạn triển khai, chúng tôi thấy rằng, thời gian triển khai chung tại mỗi cơ sở sẽ rơi vào khoảng 17 ngày:

• 2 ngày để xác thực, hoàn thành chuyển dữ liệu, đảm bảo sau khi kết thúc không có dữ liệu nào bị bỏ sót, thất lạc hoặc hư hỏng.
• 12 ngày để đào tạo cách sử dụng CiHMS và tiến hành quá trình tích hợp.
• 3-4 ngày để hệ thống hoạt động sau khi thông qua UAT – Kiểm thử chấp nhận của người dùng (do người dùng cuối thực hiện để xác nhận rằng các tính năng đều hoạt động như mong đợi)

Nếu chờ đợi cho đến khi hoàn tất việc triển khai tại 1 địa điểm rồi mới chuyển đến khu vực tiếp theo, chúng tôi có thể sẽ mất gần 2 năm để hoàn thành giai đoạn triển khai. Vậy nên, chúng tôi đã tiến hành đồng thời việc đào tạo trực tiếp cho nhân viên của khách sạn cùng lúc với việc cho dừng phần mềm PMS cục bộ hiện tại và đồng thời đưa vào hoạt động giải pháp quản lý khách sạn toàn diện mới – CiHMS.

Ngày hoàn thành triển khai đã tới, giải pháp quản lý khách sạn CiHMS của chúng tôi đã sẵn sàng hoạt động trên 35 cơ sở của khách hàng.

Đội ngũ on-site (tại chỗ) của chúng tôi đã phải di chuyển rất nhiều, đặc biệt là vào cuối tuần, để tiết kiệm thời gian đi lại giữa các khách sạn. Nhiều đội on-site đã làm việc tại các cơ sở khác nhau tại cùng một thời điểm. Điều này giúp cho việc dừng phần mềm PMS hiện có và chuyển tiếp sang hoạt động trên giải pháp quản lý khách sạn CiHMS mới một cách nhanh chóng và dễ dàng cho nhiều cơ sở khách sạn trong cùng một ngày. Đội phát triển tại công ty luôn túc trực trong tư thế sẵn sàng hỗ trợ 24/7. Thật sự rất cảm kích thảnh quả tuyệt vời mà đội ngũ phát triển của CiHMS đã mang lại. Với khả năng nhanh chóng phát hiện vấn đề, sửa chữa, vá lỗi và chuyển tiếp sang vấn đề khác một cách liên tục không ngừng nghỉ. Chúng tôi bắt gặp sự hào hứng khi họ tìm ra giải pháp, sự vui mừng khi giải quyết được các vấn đề và sự trân trọng lẫn nhau giữa các thành viên trong nhóm khi hoàn thành việc triển khai tại mỗi cơ sở.

Ngày CiHMS được đưa vào hoạt động chính thức tại cơ sở cuối cùng, đó là ngày 30 tháng 12 năm 2020. Tức là đúng 1 ngày trước thời hạn khách hàng đã đặt ra. Cả đội đã vỡ òa trong niềm vui và hạnh phúc! Thành công này không làm chúng tôi dừng bước, thay vào đó, chính nó đã cho chúng tôi sự tự tin để mở ra những cánh cửa mới cho giải pháp quản lý khách sạn của mình, để khám phá và tiếp nhận những thử thách tiếp theo. Dự án của khách hàng có lẽ đã kết thúc ở đây, nhưng đối với chung tôi, đây chỉ mới là bước khởi đầu.

Chúng tôi đã học hỏi được rất nhiều trong suốt quá trình này và chúng tôi tự hào về tất cả những gì chúng tôi đã – đang thực hiện, và cả những gì chúng tôi sẽ đạt được trong tương lai. CiHMS có đủ những tiềm năng mà chúng tôi vẫn chưa có cơ hội để giới thiệu hết với các bạn. Ở bài blog tiếp theo, chúng tôi sẽ tiết lộ tần tần tật về CiHMS – giải pháp quản lý khách sạn toàn diện với những tính năng tối ưu cũng như những kế hoạch tương lai. Và cuối cùng, hãy nhớ like và chia sẻ hành trình xây dựng giải pháp quản lý khách sạn CiHMS của chúng tôi với bạn bè của mình nhé. Hẹn gặp các bạn ở bài blog tuần sau.

Lịch thử nghiệm cho giải pháp quản lý khách sạn của chúng tôi trong suốt 4 tháng liên tục

Phiên bản khả dụng đầu tiên (MVP) của Phần mềm quản lý khách sạn CiHMS được hoàn thành sau 4 tháng lập trình không ngừng nghỉ khởi đầu từ con số 0 tròn trĩnh. Ngay sau đó, phần mềm được đưa ngay vào giai đoạn thử nghiệm thí điểm vào tháng 9 năm 2019. Phiên bản Alpha đầu tiên của CiHMS – Phần mềm quản lý khách sạn – đã được cài đặt và chạy thử nghiệm (Pilot test) tại các khách sạn thành phố trong hệ thống. Trong khoảng thời gian này, các phiên bản Beta, Gamma và Delta cũng lần lượt được ra đời. Toàn bộ quá trình thử nghiệm chính thức kết thúc vào tháng 12 năm 2019.

Chúng tôi nghĩ rằng mình đã hiểu tất cả các tính năng của sản phẩm một cách tường tận nhất, cho đến khi thực sự bước vào giai đoạn thử nghiệm thực tế, trong sự hỗ trợ và tư vấn cặn kẽ của các chuyên gia và cố vấn chuyên nghiệp trong lĩnh vực này. Dần nhận ra mọi thứ không thể chỉ dựa trên lý thuyết, và phần mềm quản lý khách sạn của chúng tôi cũng vậy. Chỉ có những quy trình thực tiễn và các tương tác thật trong cuộc sống mới có thể cho chúng tôi thấy được những thiếu sót trong phần mềm quản lý khách sạn của mình. Nhờ đó, chúng tôi đã có thể tìm hiểu, cải thiện và điều chỉnh các tính năng và cập nhật không ngừng để giúp hệ thống PMS nâng cao hiệu quả.

Trong bài viết hôm nay, chúng tôi muốn chia sẻ với bạn kinh nghiệm cá nhân của chúng tôi đúc kết được trong suốt giai đoạn thử nghiệm thí điểm và cách chúng tôi giải quyết và phát triển từ những thất bại ấy.

Thử nghiệm thí điểm là gì?

Trong phát triển phần mềm, pilot testing chính là công việc kiểm tra phần mềm của bạn hoạt động như thế nào trong điều kiện vận hành thực tiễn. Việc này cho phép chúng tôi xác minh tính khả thi, chi phí, thời gian, rủi ro và hiệu suất của hệ thống PMS trong quy mô nhỏ, thời gian thử nghiệm ngắn hạn, trước khi triển khai hệ thống một cách toàn diện cho khách hàng. Thử nghiệm này cũng giống như các buổi nhạc kịch diễn tập trước khi công diễn chính thức tại sân khấu, nhưng dành cho phần mềm quản lý của bạn. Để các thử nghiệm thí điểm diễn ra suôn sẻ nhất, trước khi thực hiện, chúng tôi phải:

• Xây dựng kế hoạch cho quá trình thử nghiệm
• Lên lịch trình thử nghiệm
• Triển khai và thử nghiệm
• Đánh giá thử nghiệm
• Điều chỉnh & lặp lại

Quá trình thử nghiệm đã được lên kế hoạch cẩn thận để đảm bảo việc triển khai diễn ra suôn sẻ

Trong thời gian thử nghiệm, sẽ có lúc chúng tôi phải đưa ra quyết định quan trọng. Quyết định này được đưa ra sau khi thu thập, đánh giá các dữ liệu thử nghiệm và phải nằm trong một trong các phương án sau:

• Từng bước tiến về phía trước (Stagger Forward): Thêm ứng viên vào nhóm thử nghiệm
• Quay lại (Rollback): Khôi phục nhóm thử nghiệm về trạng thái trước đó
• Đình chỉ (Suspension): Dừng thử nghiệm thí điểm
• Vá lỗi và tiếp tục (Patch and continue): Triển khai các bản vá lỗi để giải quyết lỗi và tiếp tục thử nghiệm thí điểm

Cột mốc thử nghiệm đầu tiên: Khách sạn thành phố

Chúng tôi triển khai theo kế hoạch và thực hiện chúng từng bước một . Thử nghiệm đầu tiên được thực hiện ở các khách sạn phố. Chúng tôi bắt đầu giảm tải tất cả siêu dữ liệu của khách sạn bao gồm chi tiết thông tin khách sạn, số lượng phòng, loại phòng v.v. vào phiên bản alpha của CiHMS. Hệ thống được chạy thử nghiệm trong một tháng, đồng thời giá phòng và quản lý đặt phòng cũng được nhập thành công vào các cổng đặt phòng của các đại lý du lịch để đồng bộ giá phòng của hệ thống khách sạn trong thời gian thực.

Sau đó chúng tôi nhận được những khiếu nại và nảy sinh xung đột với bộ phận lễ tân về các chức năng sản phẩm cũng như những kỳ vọng của họ về phần mềm CiHMS. Họ liên tục so sánh giữa hệ thống cũ và hệ thống mới khiến đội ngũ lập trình thực sự mệt mỏi. Chúng tôi không chỉ phải chú ý nhiều hơn đến trải nghiệm người dùng mà còn phải đáp ứng các yêu cầu phát sinh từ nhóm lễ tân. Quá trình kiểm toán đêm, là quá trình đánh giá và kiểm soát dòng tiền hàng ngày ra vào khách sạn, thật sự rất khác biệt với những gì chúng tôi hiểu về nó.

Phiên bản Beta được phát hành chủ yếu để sửa một số lỗi xảy ra và lập trình lại tính năng kiểm toán đêm dựa trên vận hành thực tiễn cóp nhặt từ bộ phận lễ tân. Khi phiên beta được đưa vào hoạt động, các nhân viên mới bắt đầu nhìn nhận phần mềm. Họ nhận ra rằng họ dành ít thời gian hơn trong việc kiểm toán đêm so với phần mềm quản lý khách sạn trước đây. Mọi thứ giờ đây được tự động hóa chỉ với một cú nhấp chuột.

Cột mốc thử nghiệm thứ hai: Resort, Spa và Chuỗi phức hợp khách sạn

Sau khi đánh giá dữ liệu, chúng tôi chọn phương pháp “Stagger forward”, tức là thêm các ứng viên trong trường hợp này là các khách sạn vào nhóm thử nghiệm thí điểm. Những khách sạn mới có mô hình hoạt động tương đối phức tạp và được liên kết với nhiều hệ thống. Cột mốc này có tính thử thách cao nhưng hoàn thành nó sẽ mang lại cảm giác cực kỳ thỏa mãn cao các thành viên như cả đội vừa giật được giải thưởng vậy.

Quá trình thử nghiệm gặp nhiều rủi ro và thách thức nhưng chúng tôi chưa bao giờ lùi bước

Có rất nhiều lần chúng tôi buộc phải khôi phục hệ thống về trạng thái cũ do xảy ra lỗi tích hợp với các phần mềm hiện có trong khách sạn. Tuy nhiên, những điều này không làm cả đội nản lòng. Chúng tôi học cách đứng lên từ những thất bại, vá lỗi và tiếp tục cho đến khi không còn lỗi nữa thì thôi. Đến cuối tháng 11 năm 2019, phiên bản Gamma của CiHMS đã được phát hành cùng chức năng tích hợp toàn diện với hệ thống SAP – Hệ thống kế toán tài chính của khách hàng và các hệ thống quản lý khác.

Cột mốc thử nghiệm thứ ba: Hoàn thiện hệ thống

Đây là giai đoạn thử nghiệm cuối cùng sau khi thành công vận hành giải pháp phần mềm khách sạn trong hai tháng liền. Chúng tôi có dữ liệu “hoàn hảo” so với hệ thống phần mềm quản lý khách sạn lưu trữ tại chỗ (on-premise). Một tín hiệu đáng mừng cho cả đội. Tất cả các tính năng đều dựa trên các quy trình thực tế và các hoạt động thực tiễn của khách sạn, không còn là những giả định từ lý thuyết. Điều này giúp loại bỏ các tính năng không thực tế và không cần thiết mà các nhà cung cấp khác thường đề xuất là những “tính năng bổ sung” mà khách hàng sẽ không bao giờ dùng đến. Chúng tôi tuân thủ theo quy trình: Thực hiện, Xác thực, Điểu chỉnh/ Thay đổi và lặp lại.

Quá trình thử nghiệm hệ thống quản lý khách sạn được bắt đầu vào tháng 09/2019 và chính thức kết thúc vào tháng 12/2019

Mặc dù CiHMS chỉ mới gia nhập thị thường giải pháp quản lý khách sạn vào khoảng một năm, bốn tháng thử nghiệm đã giúp CiHMS trưởng thành và phát triển nhanh chóng về mặt sản phẩm nói chung cũng như công ty nói riêng.

Thử nghiệm hiệu suất hoạt động của phần mềm tại Nha Trang

Ngoài giai đoạn thử nghiệm thí điểm, chúng tôi cũng đã thực hiện kiểm tra hiệu suất hoạt động tại một khách sạn của khách hàng ở Nha Trang. Cuộc thử nghiệm được tham gia với hơn 200 nhân viên tại khách sạn. Mọi người được yêu cầu đăng nhập vào hệ thống và hoàn thành tất cả các công việc hàng ngày của họ như đặt phòng, nhận phòng, trả phòng, đặt chỗ nhà hàng, v.v. vào cùng một thời điểm.

Thử nghiệm này đã chứng minh được rằng hệ thống của chúng tôi có thể xử lý số lượng khủng người dùng đồng thời, đảm bảo không bị quá tải và hệ thống không bị sập khi đưa phần mềm vào hoạt động với đầy đủ tính năng tại tất cả các khách sạn trong hệ thống của khách hàng. Chúng tôi rất may mắn khi có được sự hỗ trợ từ nguồn nhân lực của khách sạn khách hàng để thực hiện cuộc thử nghiệm này. Nếu không có sự giúp đỡ và hỗ trợ của họ, sẽ rất khó khăn cho chúng tôi để tìm một số lượng nhân sự lớn như vậy, đào tạo họ thực hiện các thủ tục khách sạn như những nhân viên thực thụ và đưa họ vào môi trường thử nghiệm để thực hiện thử nghiệm này.

Phương pháp Agile

Cách tiếp cận tối ưu được dùng trong phát triển phần mềm là phương pháp Agile, là phương pháp kết hợp tương tác giữa các nhóm tự tổ chức và đa chức năng với khách hàng. Với phương pháp này, cả đội có thể đảm bảo việc hoàn thành sản phẩm theo từng giai đoạn, mang lại sự linh hoạt và tính thích ứng trong nhu cầu thay đổi của doanh nghiệp cũng như phản hồi của khách hàng.

Phương tháp Agile đã được áp dụng trong quá trình phát triển phần mềm quản lý khách sạn CiHMS

Tại CiHMS, phương pháp Agile đã được áp dụng từ những ngày đầu và đây cũng là một hướng đi mang tính chiến lược với chúng tôi. Không như phương pháp waterfall, nhân viên phân tích kinh doanh (BA) phải đưa ra thông tin mô tả sản phẩm rõ ràng, dài dòng, và mất rất nhiều thời gian cùng với các yêu cầu kỹ thuật. Việc thay đổi bất kỳ thông tin hoặc yêu cầu nào liên quan đến các mô tả đã đưa ra cũng cực kỳ tốn kém và thậm chí là bất khả thi do những ảnh hưởng liên đới. Người BA này sẽ kiểm soát và vận hành dự án này xuyên suốt thời gian thực hiện dự án.

Với phương pháp Agile, chủ sở hữu sản phẩm và nhà phân tích kinh doanh của chúng tôi không cần phải có kinh nghiệm trong quá trình thực hiện. Họ tiếp cận khách hàng để có những câu chuyện từ người dùng (user stories). Từ đó, cả đội cùng xem xét và sắp xếp sự ưu tiên trong danh sách tính năng sản phẩm, chia các tính năng vào các khoảng thời gian (sprint) phù hợp với dự trù thời gian hoàn thành công việc được đề xuất bởi chính những thành viên sẽ đảm nhận phần việc này của nhóm. Những buổi họp thường nhật, lên kế hoạch cho các sprint, xem xét và đánh giá để thúc đẩy quá trình xây dựng và tiến trình hoàn thành sản phẩm một cách nhanh nhất.

Phương pháp này cũng được áp dụng trong quá trình thử nghiệm thí điểm. Chúng tôi có thể dễ dàng tiếp cận đến những khó khăn mà khách hàng đang gặp phải, tạo ra những câu chuyện dùng mới, cải thiện và phát hành bản nâng cấp kịp thời. Phương pháp Agile đã thay đổi văn hoá làm việc của chúng tôi để trở nên minh bạch hơn, xem trọng con người hơn là quy trình công việc và công cụ, chú trọng vào phần mềm hơn là tài liệu, kết hợp tương tác với khách hàng hơn là các điều khoản và hợp đồng. Và trên hết, là việc thích ứng nhanh chóng với sự thay đổi hơn là cứng nhắc làm việc theo kế hoạch định sẵn.

Quá trình thử nghiệm kết thúc cũng là lúc chúng tôi sẵn sàng cho công cuộc triển khai toàn diện tại tất cả các khách sạn trong hệ thống của khách hàng. Toàn bộ quá trình được triển khai trong thời gian kỷ lục, vượt xa sự mong đợi ban đầu của các chuyên gia tư vấn và của chính cả đội. Để biết những thành tựu chúng tôi đã đạt được, hãy đón xem bài viết tiếp theo của chúng tôi: “Triển khai Hệ thống quản lý khách sạn: Từ tay trắng thành người hùng.”

Đây có thể được coi là một trong những chủ đề được thảo luận nhiều nhất trong lĩnh vực phần mềm khách sạn: nên chăng chuyển đổi sang giải pháp điện toán đám mây (Cloud), hay giữ vững lập trường sử dụng tiếp phần mềm lưu trữ tại chỗ (On-premises). Những người chủ khách sạn am hiểu công nghệ sẽ thiên về phương án sử dụng công nghệ đám mây. Vậy sự khác nhau chính giữa 2 giải pháp này là gì?

Về định nghĩa, On-premise là giải pháp theo công nghệ truyền thống, dữ liệu được lưu trữ trên máy chủ cục bộ. Phần mềm sau đó được cài vào cơ sở hạ tầng của khách sạn.

Ngược lại, On cloud là mô hình điện toán sử dụng công nghệ máy tính và internet, và dữ liệu được lưu trữ trên Cloud và người dùng có thể truy cập từ bất cứ nơi đâu, bấy kỳ thiết bị nào.

Việc chuyển đổi từ On-premise sang Cloud đã và đang diễn ra trên diện rộng. Vậy Cloud có những lợi ích gì để tạo nên làn sóng chuyển đổi này? Dưới đây chúng tôi sẽ phân tích vài điểm khác biệt nổi bật giữa 2 giải pháp.

Khác biệt kỹ thuật

Hệ thống on-premises PMS đòi hỏi một số lượng thiết bị phần cứng, máy chủ nhất định so với một hệ thống sử dụng Cloud. Lợi ích là chủ khách sạn toàn quyền quyết định trong: lưu trữ dữ liệu, cài đặt hệ thống, chức năng, nâng cấp thay đổi hệ thống tuỳ chỉnh. Đương nhiên việc này cũng đồng nghĩa rằng chủ khách sạn phải quản lý một hệ thống máy chủ cố định, cần đến những hệ thống đi kèm, và một đội ngũ kỹ thuật luôn túc trực để đảm bảo vận hành không gặp sự cố.  

Việc sao lưu hay di chuyển dữ liệu trong trường hợp này sẽ là một bài toán khó. Và về lâu dài sẽ ngốn rất nhiều tài nguyên và nhân lực, trong khi hiệu quả đem lại không cao.

Với hệ thống sử dụng Cloud, những công việc và trách nhiệm kể trên sẽ được bên nhà cung cấp dịch vụ quán xuyến. Lợi ích đem lại là: hệ thống luôn được cập nhật, công nghệ luôn được cải tiến, server ổn định, lịch trình bảo trì thường xuyên. Và trên hết, việc nâng cấp sao lưu dữ liệu cũng sẽ được thực hiện thường xuyên bởi nhà cung cấp.

Chi phí 

Đối với hệ thống on-premise thì chi phí bỏ ra ban đầu là khá lớn. Ngoài phí giấy phép sử dụng hệ thống thì còn phải kể đến các khoản kinh phí ngầm như: cơ sở hạ tầng, thiết bị phần cứng, máy chủ máy trạm, nhân sự IT, phí bảo trì hệ thống… Tuỳ thuộc vào quy mô khách sạn, tổng các chi phí này có thể tăng dần. Nếu làm một phép toán nho nhỏ chúng ta sẽ dàng thấy rằng chi phí đầu tư này là quá tầm đối với quy mô khách sạn vừa và nhỏ.

Hệ thống Cloud có chi phí đầu vào thấp hơn nhiều so với On-premise. Đây là một sự khẳng định! Nhà cung cấp sẽ thu phí giấy phép và dịch vụ cộng một khoản chi phí cho thiết lập cấu hình ban đầu. Không thu phí server, bảo trì, hay nhân lực. Đây thực sự là một giải pháp tối ưu cho khách sạn vừa và nhỏ.

Khả năng linh hoạt & mở rộng  

Nếu bạn đề cao giá trị việc truy cập hệ thống bấy kể nơi đâu, bất kỳ thời gian nào và bất cứ thiết bị thì câu trả lời duy nhất là sử dụng hệ thống Cloud. Hệ thống PMS của bạn được lưu trữ trên internet, thiết kế thân thiện cho thiết bị di động giúp việc truy cập trở nên dễ dàng.

Đối với hệ thống On-premise, cho dù bạn thiết lập được một hệ thống cho phép truy cập từ máy ngoài thì không thể đảm bảo việc truy cập từ xa không gặp sự cố. Hơn nữa theo dõi dữ liệu theo thời gian thực là điều không thể đối với on-premise. Đây là nhược điểm lớn so với Cloud.

Giải pháp điện toán đám mây (cloud) có khả năng cho phép mở rộng tuyệt đối trong trường hợp bạn tăng hay giảm quy mô khách sạn.

Tích hợp 

Hệ thống on-premise đã có mặt trên thị trường từ rất lâu, và đã phát triển một hệ sinh thái khác phong phú từ phần mềm kế toán, máy bán hàng, hệ thống nhà hàng đến hệ thống quản lý phòng và nhiều hơn thế. Tuy nhiên quá trình triển khai tích hợp những hệ thống như thế thường phức tạp và mất khá nhiều thời gian.

Tuy ra đời sau nhưng hệ sinh thái Cloud đang phát triển rất nhanh và mạnh mẽ, các công ty tham gia vào cuộc đua này liên tục cập nhật và phát triển để theo kịp công nghệ điện toán đám mây. Cách thức tích hợp của Cloud rất đơn giản và nhanh gọn nhờ vào phương thức giao tiếp mở (open API). Không phủ nhận rằng hệ thống Cloud vẫn đang đi sau On-premise về số lượng tính năng, khả năng tích hợp.

Tính bảo mật 

Tâm lý số đông của chủ khách sạn là họ sẽ mất quyền kiểm soát nếu dữ liệu không được lưu trữ trên máy chủ nội bộ. Đây là cách nghĩ truyền thống và hiện còn phổ biến trong ngành khách sạn tại Việt Nam.

Trên thực tế, mọi người thường quên đi những tiêu chuẩn an ninh bảo mật áp dụng cho việc lưu trữ dữ liệu cục bộ. Ví dụ như: hạn chế quyền ra vào phòng máy chủ, thường xuyên sao lưu dữ liệu và giám sát 24/7. Vậy nên việc bị tấn công an ninh, ăn cắp dữ liệu là điều có thể xảy ra.

Tất cả hệ thống sử dụng điện toán đám mây hiện nay đều tuân thủ theo những nguyên tắc, tiêu chuẩn an ninh bảo mật khắt khe nhất như PCI DSS hay ISO 27001 an ninh thông tin. Tùy theo nhu cầu sử dụng, khách sạn có thể lựa chọn giữa điện toán đám mây bao gồm Private Cloud (đám mây riêng), Public Cloud (đám mây công cộng) hoặc lai giữa hai loại trên (Hybrid Cloud). Với Cloud, bạn không còn phải lo lắng về vấn đề bảo mật, sao lưu dữ liệu, kết nối hệ thống hay nguy cơ bị tấn công hệ thống.

Giải pháp nào tối ưu hơn?

Sau khi phân tích các ưu thế nhược điểm giữa 2 giải pháp thì không thể phủ nhận rằng giải pháp Cloud đem lại nhiều lợi ích và tối ưu hơn so với On-premises:

• Không tốn kém chi phí hạ tầng, máy chủ, nhân lực IT
• Chi phí trả cho nhà cung cấp là cố định
• Truy cập dữ liệu theo thời gian thực
• Tích hợp nhanh chóng, dễ dàng
• Tính bảo mật cao và hoạt động ổn định

Với những lợi ích kể trên thì không ngạc nhiên khi thấy xu hướng chuyển đổi từ on-premise sang cloud đang thịnh hành. Với hệ thống cloud, điều mà khách sạn cần đó là một đường truyền internet mạnh và ổn định. Thực tế, việc chuyển đổi từ on-premise sang cloud là hoàn toàn khả thi và bạn nên cân nhắc việc thay đổi này.

Theo dõi các bài viết tiếp theo trong cùng chủ đề về hành trình xây dựng hệ thống quản lý khách sạn.

Phần mềm quản lý khách sạn (Property Management System) viết tắt là PMS, đã trở thành một phần quan trọng thiết yếu, là trung tâm của hệ sinh thái kinh doanh du lịch lưu trú. Cho dù một khách sạn nhỏ hay tập đoàn, chuỗi khách sạn đa quốc gia, đều đã từng trải qua giai đoạn khởi điểm với câu hỏi: “Liệu nên mua hay tự xây dựng một Hệ thống PMS riêng?”. Mặc dù đó chỉ đơn giản là một câu hỏi Có hoặc Không nhưng để có thể đưa ra câu trả lời đúng, bạn sẽ cần trải qua vô số các cuộc tranh luận, họp bàn, thảo luận, thuyết phục và nhiều đêm thao thức. Dù lựa chọn cuối cùng của bạn là gì thì quyết định đó cũng sẽ ảnh hưởng đến giai đoạn phát triển của doanh nghiệp.

Xây riêng hay mua gói có sẵn – câu hỏi muôn thuở với các chủ khách sạn

Bài viết này sẽ giúp bạn có một cái nhìn tổng quan về việc xây dựng một hệ thống PMS để có thể đưa ra quyết định đúng đắn cho doanh nghiệp mình. Và biết đâu đây chính là bước khởi đầu cho cuộc cách mạng Chuyển đổi số cho doanh nghiệp.

Mua hệ thống có sẵn: nhanh và tiện lợi

Hai loại phần mềm quản lý khách sạn đang được sử dụng phổ biến là: Phần mềm PMS lưu trữ dữ liệu tại chỗ (On-Premise) – từ bước triển khai cho đến vận hành giải pháp, từ bảo trì cho đến cập nhật và xây dựng hệ thống các máy chủ (server), tất cả đều được thực hiện cục bộ ngay tại khách sạn. Và thứ hai là hệ thống PMS điện toán đám mây (cloud-based) – nhà cung cấp hệ thống sẽ thực hiện công việc bảo trì máy chủ, hệ thống và phần mềm cho bạn, bạn có thể truy cập tất cả các thông tin bất kỳ lúc nào, bất kể nơi đâu thông qua các trình duyệt web.

Một số tên tuổi lớn lớn trong lĩnh vực này kể đến là Opera PMS của Oracle, Protel Air của Protel, Hotelogix PMS của Hotelogix, MSI CloudPM của MSI…

Tùy thuộc vào mô hình kinh doanh và nhu cầu quản lý của mình, bạn có thể quyết định lựa chọn sử dụng hệ thống On-Premise hoặc Cloud. Sắp tới, chúng tôi sẽ có một bài viết so sánh chi tiết hai loại Hệ thống quản lý khách sạn On-Premise và Cloud-based, bài viết này sẽ chắc chắn sẽ giúp bạn hiểu hơn để có thể đưa ra lựa chọn.

Sự tiện lợi khi mua hệ thống có sẵn với đầy đủ các tính năng

Việc mua một phần mềm PMS có sẵn sẽ rất thuận tiện. Liệt kê tất cả các yêu cầu của bạn ra, sau đó so sánh với các tính năng mà phần mềm PMS đó đang cung cấp. Và voila! Phần mềm sẽ được lắp đặt xong chỉ sau vài ngày. Điều này chắc chắn sẽ có lợi nếu mô hình khách sạn của bạn có quy mô nhỏ hoặc vừa. Những lợi ích mà hệ thống PMS này mang lại có thể thấy được trong một thời gian ngắn ngay sau khi cài đặt. Điều này đồng nghĩa với việc bạn có thể đạt được mức ROI (tỷ suất hoàn vốn) cao hơn một cách nhanh chóng. Một điểm cộng nữa khi mua một hệ thống PMS đóng gói sẵn là chi phí triển khai sẽ chỉ bằng một phần rất nhỏ so với việc tự xây dựng nên cả một hệ thống.

Một số hạn chế của hệ thống PMS có sẵn hiện nay

Mặc dù nhiều thương hiệu lớn đã gia nhập cuộc chơi, đa phần các hệ thống PMS trên thị trường vẫn còn rất nhiều hạn chế. Dưới đây là một vài điểm cần kể đến.

1. Giao diện thiếu trực quan:

Giao diện phần mềm đóng vai trò rất quan trọng trong việc người dùng ra quyết định mua hệ thống. Một phần mềm quản lý khách sạn có giao diện càng dễ hiểu và dễ sử dụng thì người dùng càng học và thích ứng nhanh. Và dĩ nhiên, việc này sẽ giúp giảm thiểu thời gian đào tạo.

2. Tùy biến tính năng Đặt chỗ, Phí và Thuế

Việc đặt chỗ nhìn qua có vẻ là một việc đơn giản và khó có thể xảy ra sai sót. Tuy nhiên, khi bạn có nhiều kênh bán hàng tích hợp trong phần mềm quản lý, việc overbooking, sai sót thông tin sẽ diễn ra thường xuyên hơn bạn nghĩ. Rất khó để có thể điều chỉnh tính năng đặt chỗ cho phù hợp với yêu cầu đặc thù của khách sạn, bạn sẽ cần sự giúp đỡ rất lớn từ đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật. Đặc biệt hơn, trong trường hợp chính sách phí và thuế của khách sạn bạn đòi hỏi phức tạp, việc điều chỉnh có thể mất hàng tháng (nếu bạn gặp may) hoặc lâu hơn (nếu không nói là không thể) khi mà sẽ cần một hệ thống thiết kế lại theo yêu cầu riêng.

3. Hệ Thống Báo Cáo

Đa số hệ thống báo cáo được cung cấp sẵn theo một khuôn mẫu chung nhất định. Đôi khi, báo cáo mà bạn yêu cầu sẽ không nằm trong hệ thống báo cáo của phần mềm. Người dùng sẽ khá ái ngại khi phải gọi điện nhờ hỗ trợ do có thể họ sẽ chỉ nhận được những câu trả lời như “ngoài khả năng” hoặc “chúng tôi sẽ xem xét bổ sung tại bản cập nhật sau” và sau đó nhận ra rằng yêu cầu này của mình sẽ không bao giờ được đáp ứng. Sẽ rất khó để yêu cầu của bạn được phía nhà cung cấp PMS đánh giá là phù hợp để bổ sung vào phần mềm.

Không phải hệ thống PMS có sẵn nào cũng đem lại các chức năng bạn mong muốn

4. Khả năng tiếp cận và Tích hợp

Bạn không thể truy cập hệ thống PMS từ điện thoại? Mất quá nhiều thời gian hay thậm chí không thể đồng bộ dữ liệu trong thời gian thực? Gặp khó khăn khi tích hợp với các hệ thống Quản lý điểm bán hàng, OTAs, hệ thống Quản lý kênh phân khối hiện tại? Không phải hệ thống PMS nào cũng sẵn sàng hỗ trợ đa tích hợp tới các hệ thống khác. Việc phải lựa chọn hy sinh giữa các hệ thống là chuyện có thể xảy ra.

5. Hỗ trợ đa ngôn ngữ và tiền tệ

Kiểm tra kỹ xem liệu hệ thống PMS có hỗ trợ ngôn ngữ và đơn vị tiền tệ địa phương không. Nếu không, sớm muộn nó cũng sẽ ảnh hưởng đến việc vận hành hệ thống và gây ra xung đột với các phần mềm còn lại mà bạn đang sử dụng. Tốt nhất là hệ thống PMS của bạn hỗ trợ tất cả các loại ngôn ngữ và đơn vị tiền tệ, nếu không hãy chuẩn bị tinh thần để đối mặt với nỗi thất vọng hay tệ hơn là bắt đầu lại từ đầu với một hệ thống PMS hoàn toàn mới.

6. Dịch vụ Hỗ trợ khách hàng và nâng cấp kịp thời

Việc nhận được sự hỗ trợ kịp thời đôi khi là một thử thách. Phần mềm sẽ đôi lúc không chạy trơn tru như đã hứa, và sẽ rất khó khăn nếu thiếu đi dịch vụ hỗ trợ khách hàng và nâng cấp kịp thời. Không ai muốn chờ 3 ngày làm việc để được hỗ trợ xử lý khi hệ thống của mình gặp lỗi ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động vận hành. Đặc biệt với các hệ thống vận hành cho chuỗi hay tập đoàn thì việc phải phụ thuộc toàn toàn vào đội Hỗ trợ bên ngoài chắc chắn sẽ rất đáng sợ.

Xây dựng một Hệ thống quản lý Khách sạn riêng có dành cho tất cả mọi người?

Việc xây dựng một phần mềm mới hoàn toàn từ con số 0 chắc chắn không dành cho bất kỳ ai. Nhất là với các doanh nghiệp lưu trú vừa và nhỏ, đây chắc chắn là một con đường bất khả thi và nằm ngoài khả năng.

Việc tự xây dựng một phần mềm PMS thực sự khó khăn, đặc biệt nếu khách sạn của bạn có quy mô nhỏ

Chi phí cơ hội

Bài toán chi phí cơ hội cho việc tiêu tốn ngân sách để xây dựng phần mềm thay vì tập trung nguồn lực vào các dự án khác mang đến doanh thu lớn hơn cho khách sạn trong giai đoạn ngắn hạn đặt dấu chấm hết cho khả năng đầu tư vào một dự án xây dựng phần mềm.

Tiến độ và nguồn lực nhân lực

Dù cho bạn vẫn quyết tâm xây dựng phần mềm của mình, thì việc thuê được một đội ngũ chuyên gia công nghệ đủ sức xây dựng một phần mềm quản lý khách sạn theo đúng tiến độ dự kiến là một việc không hề dễ dàng. Và ngay khi đã có một đội ngũ kỹ sư thì việc này cũng mất ít một-đến-hai năm để hoàn thành.

How many other projects and assets you have to give up in order to build your own hotel management system? Is it worth the trade-off?

Ngân sách

Điều cuối cùng nhưng vô cùng quan trọng: ngân sách? Liệu bạn sẽ có đủ nguồn lực ngân sách cho tới khi sản phẩm hoàn thiện? Con số này có thể khiến người khác thấy choáng và tự thỏa hiệp bằng cách hạ chất lượng. Nhưng dù đã có kế hoạch dự kiến về tiến độ và nguồn tài chính đi chăng nữa, trong quá trình xây dựng, mọi thứ đều có thể đi chệch hướng. Vậy bạn liệu đã chuẩn bị tinh thần cho thất bại này? Thành thật mà nói, hẳn sẽ không có mấy ai có thể gánh chịu được tổn thất tài chính khổng lồ nếu thất bại trong việc xây một hệ thống quản lý khách sạn.

Bạn đã có đủ tự tin xây dựng hệ thống cho riêng mình?

Các Công ty đa quốc gia và các Tập đoàn chuỗi khách sạn lớn sẵn sàng đầu tư xây dựng riêng hệ thống quản lý khách sạn. Với các công ty có tầm nhìn dài hạn trong việc mở rộng, việc phụ thuộc vào một đối tác bên ngoài không phải là một ý hay, và trên cả việc trả tiền phí bản quyền lâu dài không bền vững cho bối cảnh thị trường thay đổi thường xuyên.

Bên cạnh đó, việc trông chờ vào nhà cung cấp PMS giải quyết các vấn đề đặc thù của khách sạn cũng bất hợp lý. Nhất là nếu như đây là vấn đề chỉ xảy ra một lần duy nhất, nó sẽ bị đưa vào các việc sẽ giải quyết sau do không khiến họ thấy có đủ quan tâm hay lợi ích gì để xử lý ngay.

Một phần mềm quản lý khách sạn tự xây dựng đảm bảo rằng phiên bản đó hoàn toàn có khả năng tùy biến, cũng như đi sâu vào xử lý tất cả các vấn đề, lỗi kỹ thuật hay kỳ vọng mà một khách sạn thường phải đối mặt. Người chủ hoàn toàn nắm quyền kiểm soát hệ thống từ việc thu thập dữ liệu đến các rủi ro bảo mật, từ khả năng tương thích với hoạt động vận hành cho đến thân thiện với thiết bị di động, và còn hơn thế nữa.

Building your own hotel management software brings greater value and rewarding if you can go through with it

Tóm lại, nếu bạn có kiến thức sâu rộng về ngành dịch vụ khách sạn, thông suốt, am hiểu rõ ràng từ quy trình cho tới hoạt động vận hành thực tế từ tiền sảnh đến hậu sảnh. Đồng thời, bạn còn sở hữu một nhóm kỹ sư trình độ cao, tin tưởng và cam kết về kết quả có thể đạt được; vậy thì chẳng có lý do gì lại không tự xây dựng một hệ thống quản lý khách sạn của riêng mình. Tất cả các yếu điểm sẽ điều được giải quyết nến bạn đáp ứng đủ hai tiêu chí này; Về mặt lợi ích, nó sẽ góp phần vẽ nên sứ mệnh, tầm nhìn, phương hướng và tái khẳng định khoản đầu tư của bạn là hoàn toàn xứng đáng. Hãy nhớ rằng sự kiên nhẫn, bền bỉ chính là người bạn của bạn.

Đây có lẽ là một bài viết khá dài, và chúng tôi hi vọng rằng bạn đã tìm ra câu trả lời cho câu hỏi mà mình đang kiếm tìm. Vậy bạn sẽ chọn làm gì: Tự xây dựng hay Mua sẵn? Trả lời bên dưới cho chúng tôi biết nhé. Chúng tôi rất mong chờ lắng nghe câu chuyện của bạn.